Caffè d’Autore: tutta la logistica comincia con un buon caffè

La perfetta tazzina di caffè

Caffè d’Autore viene definita un’azienda tecnologicamente avanzata, con una vera e propria adorazione per il caffè. L’attività principale dell’impresa consiste nel fornire servizi ai suoi partner e distribuire la Spaziale, una macchina da caffè italiana di riferimento per il settore Horeca.

“Sebbene la vendita di macchine da caffè e macinadosatori sia il nostro business principale nell’ambito dei servizi offerti, svolgiamo anche un’attività tecnica molto importante per la quale abbiamo bisogno di parti di ricambio. Quest’ultima rappresenta una percentuale in aumento nel fatturato complessivo e la consideriamo un’attività strategica per la nostra impresa. Di conseguenza, è nostro obiettivo potenziarla”, spiega Roger Vilaplana, direttore dell’ufficio tecnico di Caffè d’Autore. Nonostante gli uffici e il magazzino di Caffè d’Autore siano ubicati a Barcellona, la società è molto vicina ai suoi clienti in tutta la Spagna, grazie a 150 tecnici sparsi strategicamente su tutto il territorio del Paese. Con questo metodo di lavoro, la società offre un servizio di assistenza post-vendita alle aziende che utilizzano La Spaziale, fornendo parti di ricambio o svolgendo attività di manutenzione.

La tecnologia e l’innovazione sono due caratteristiche basilari dell’azienda. “I nostri tecnici utilizzano tablet da molti anni, motivo per il quale abbiamo eliminato il cartaceo da tutta la nostra gestione, considerato un elemento cruciale nella digitalizzazione dei nostri processi”, spiega Roger Vilaplana. Ora Caffè d’Autore è impegnato in un ambizioso progetto che vedrà la luce nei prossimi mesi: l’inaugurazione di un negozio online dove i clienti potranno acquistare parti di ricambio. “Per poter compiere questo passo, tutta la nostra logistica deve essere ben strutturata” sottolinea il direttore dell’ufficio tecnico.

Funzionamento del magazzino

Il magazzino di 240 m² di Caffè d’Autore è attrezzato con scaffalature per picking di Mecalux. Misurano 2 metri di altezza e contengono oltre 2.800 referenze di minuteria con rotazioni diverse, in particolare componenti e accessori per le macchine da caffè.

“Gestiamo il nostro stock in base a massimi e minimi ed effettuiamo il riassortimento programmato dando priorità ai prodotti essenziali per essere in grado di erogare il servizio”, afferma il direttore dell’ufficio tecnico. “Trattandosi di articoli di piccole dimensioni, le attività di movimentazione sono complesse e comportano un elevato rischio di errore”, ammette.

Ogni settimana Caffè d’Autore riceve vari pallet dai fornitori (non soltanto La Spaziale ma anche altri produttori di soluzioni per il caffè). Tutti questi pallet includono circa 350 articoli che devono essere contati, classificati e stoccati nella rispettiva ubicazione. Secondo Roger Vilaplana: “Trattandosi di una quantità così elevata, in precedenza impiegavamo una giornata intera a verificare la merce ricevuta.”

Caffè d’Autore desiderava perfezionare i processi di stoccaggio e di preparazione degli ordini; era quindi necessario riorganizzare la distribuzione della merce. “Sicuramente in passato abbiamo svolto un ottimo lavoro, ma avevamo l’esigenza di migliorare i nostri processi, soprattutto in termini di efficienza. A tale scopo, sono state coinvolte tutte le aree dell’azienda in questo progetto”, asserisce il direttore dell’ufficio tecnico.

In precedenza, i prodotti erano raggruppati in famiglie e ogni ubicazione era destinata alla stessa referenza. Se però un’ubicazione si svuotava, non veniva più occupata fino all’arrivo di altri prodotti appartenenti alla stessa referenza, sprecando così lo spazio in magazzino.

In più, l’azienda aveva difficoltà nel controllare l’inventario. “Abbiamo pochi dipendenti e l’atmosfera familiare permetteva a qualsiasi lavoratore di entrare in qualsiasi momento nel magazzino e prelevare le scorte”, osserva Roger Vilaplana. L’assenza di controllo delle procedure causava rotture di stock.

Per questi motivi, la società ha deciso di digitalizzare la logistica e cercare un fornitore di software per la gestione magazzino (WMS) leader nel mercato. Necessitava di un WMS che ottimizzasse i cicli operativi e le risorse disponibili, aumentasse il rendimento e garantisse un sistema di lavoro efficiente e privo di errori.

Dopo avere attentamente analizzato le esigenze di Caffè d’Autore, gli specialisti di Mecalux hanno proposto l’implementazione di Easy WMS in collaborazione con Code Biting, azienda partner di Mecalux. L’impresa si è occupata di installare e configurare il software per adattarlo totalmente ai cicli operativi specifici del cliente, nonché offrire formazione specifica al personale del magazzino.

Easy WMS è stato integrato con il sistema ERP Sage 200c affinché i cicli operativi del magazzino fossero allineati ai requisiti dell’azienda. Pere Deulofeu, direttore TIC di Caffè d’Autore, spiega che il processo di integrazione è stato “estremamente rapido e comodo”. Si è provveduto a creare un database Microsoft SQL intermedio tra l’applicativo ERP e il WMS affinché i due sistemi si scambiassero informazioni sulle modalità di svolgimento dei cicli operativi del magazzino.

Oggi, il magazzino risulta decisamente più produttivo. Il team ha notato un miglioramento sostanziale nelle attività di inventario. Grazie a questo software si è ridotto del 50% il tempo necessario per l’inventario, che ora può essere effettuato senza interferire con l’attività giornaliera.

Roger Vilaplana - Direttore dell’ufficio tecnico di Caffè d’Autore
“Con Easy WMS abbiamo ottimizzato i cicli operativi e gli spazi del nostro magazzino. Abbiamo anche eliminato gli errori e migliorato il servizio. In sostanza, siamo più rapidi ed efficienti nell’assistenza ai clienti.”

Un’ubicazione caotica molto ordinata

La strategia di ubicazione caotica ha portato a Caffè d’Autore i seguenti vantaggi:

• Ottimizzazione dello spazio. L’azienda sfrutta al meglio tutti i vani liberi.
• Dinamicità nelle attività di stoccaggio. Il WMS assegna automaticamente un’ubicazione a ogni prodotto. Gli operatori non devono memorizzare la distribuzione del centro né decidere dove depositare ogni prodotto.
• Definizione dei percorsi all’interno del magazzino. Il WMS ottimizza gli spostamenti degli operatori affinché percorrano distanze minime durante lo svolgimento delle attività di stoccaggio e di preparazione degli ordini.
• Maggiore precisione. Grazie al monitoraggio di Easy WMS si evitano errori durante la preparazione degli ordini e nel riassortimento delle scaffalature.

Nuova organizzazione, nuova logistica

Caffè d’Autore ha implementato Easy WMS, il software di Mecalux che controlla il ricevimento della merce, la distribuzione degli articoli nel magazzino, il lavoro degli operatori, nonché la preparazione e la spedizione degli ordini.

Ricevimento merci

“Abbiamo notato un sensibile miglioramento in quest’area”, evidenzia Roger Vilaplana. Il ricevimento della merce è decisamente più rapido, si è passati dal dedicare una giornata intera alla verifica della merce ricevuta al farlo in poche ore, senza l’interruzione degli altri processi del magazzino. Gli operatori, utilizzando terminali a radiofrequenza, possono seguire in ogni momento le istruzioni di Easy WMS, che indica le modalità di gestione di ogni prodotto. Inoltre, con questo sistema il margine d’errore è minimo.

La società ha migliorato anche la gestione degli ordini in attesa (quelli che è impossibile completare fino all’arrivo dell’articolo necessario). “Il WMS stabilisce una priorità per questo tipo di ordini e trasmette agli operatori l’indicazione di completarli con i prodotti appena arrivati per consentirne la tempestiva distribuzione”, precisa Roger Vilaplana.

Con l’installazione di Easy WMS, Caffè d’Autore ha introdotto nel magazzino il sistema di codici a barre. “Abbiamo avuto l’opportunità di modificare le nostre modalità di lavoro. Ora i fornitori ci inviano i prodotti già provvisti di etichettatura con codice a barre. Lo sforzo ha dato i suoi buoni frutti e, di conseguenza, abbiamo velocizzato notevolmente il ricevimento della merce”, dichiara il direttore dell’ufficio tecnico.

Stoccaggio della merce

Dopo avere identificato i singoli articoli, il WMS assegna ad ognuno un’ubicazione, in base alle caratteristiche e alla rotazione. Ad esempio, gli articoli a maggiore rotazione vengono depositati nelle zone più accessibili per agevolarne l’entrata e l’uscita.

Attualmente, la strategia di ubicazione dei prodotti è caotica. Per quanto la denominazione sembri paradossale, il magazzino segue un ordine molto rigoroso. Easy WMS assegna un’ubicazione a ciascun prodotto tenendo conto della rotazione e dei vani disponibili nel magazzino.

Il WMS conosce sempre lo stato dello stock e la sua localizzazione in tempo reale. “Abbiamo acquisito affidabilità e ridotto al minimo i disallineamenti nell’inventario, dal quale dipendono tutti i processi”, sostiene Vilaplana.

Preparazione e spedizione degli ordini

Dal magazzino, Caffè d’Autore spedisce le parti di ricambio ai clienti e al suo team di tecnici. Quest’ultimi hanno a disposizione dei furgoncini concepiti come magazzini che richiedono un riassortimento settimanale e una gestione di un massimo e un minimo di articoli.

Easy WMS fornisce le indicazioni per stampare le etichette e la bolla di consegna prima che gli operatori inizino a preparare gli ordini, che comprendono una media di 15 linee ciascuno. A questo scopo, percorrono il magazzino seguendo le direttive di Easy WMS, che indica loro dove dirigersi nonché quali e quanti articoli prelevare.

Gli operatori confezionano i singoli articoli e li etichettano, dopodiché, quando li hanno raccolti tutti, li imballano insieme alla bolla di consegna. In seguito, organizzano gli ordini in base ai destinatari: clienti o furgoncini. Un coordinamento ottimale di questo processo riduce al minimo gli errori e rende più dinamica la distribuzione della merce.

Tecnologia all’aroma di caffè

Caffè d’Autore è una piccola impresa con un grande progetto: assicurarsi che migliaia di persone comincino la giornata con una tazza di delizioso caffè. In quest’ottica, la società si è sempre affidata alla tecnologia, mediante la quale può svolgere un monitoraggio avanzato sulla totalità dei processi, delle attività e delle risorse.

La supply chain dell’azienda è complessa: conta 2.800 referenze di varie dimensioni e rotazioni. Tuttavia, Easy WMS di Mecalux ne ha semplificato la gestione con un impatto positivo sulla produttività e sulla qualità del servizio.

Easy WMS non si limita a organizzare tutta la merce del magazzino, ma anche l’attività di stoccaggio e la preparazione degli ordini. Per Caffè d’Autore, la disponibilità della merce costituisce una priorità. Gli oltre 150 tecnici collocati su tutto il territorio spagnolo, devono avere sempre disponibili le parti di ricambio necessarie per fornire assistenza ai clienti al momento opportuno.

Vantaggi per Caffè D’Autore

• Stock sempre disponibile: Easy WMS controlla l’inventario di Caffè d’Autore e conosce l’esatta ubicazione di ognuna delle 2.800 referenze in stock. L’obiettivo è la pianificazione del lavoro e la garanzia della tempestiva distribuzione delle parti di ricambio.
• Una soluzione completa: le scaffalature per picking e Easy WMS hanno completamente trasformato la logistica di Caffè d’Autore. L’accesso diretto ai prodotti garantito dalle scaffalature e il monitoraggio del software consentono di completare tutti gli ordini.
• Ricevimento della merce dinamico: la società ha semplificato il ricevimento della merce, una delle aree con maggior volume di lavoro nel magazzino. In precedenza la verifica degli articoli richiedeva un’intera giornata, mentre con Easy WMS il processo si svolge in poche ore.