Magazzino omnicanale con 70.000 referenze

Grandi marche a prezzi competitivi

Ogni stagione, migliaia di clienti rinnovano il loro guardaroba con gli ultimi modelli di scarpe, pantaloni, maglioni, giacche e T-shirt offerti da Espace des Marques. Questa azienda commercializza articoli di moda delle principali marche sul mercato a un prezzo competitivo dal suo sito web (espace-des-marques.com), dal marketplace o da uno qualsiasi dei suoi negozi fisici.

Fondata nel 2007, Espace des Marques non ha mai smesso di crescere. Ha iniziato con un solo negozio di appena 30 m² a Jard-sur-Mer e attualmente possiede otto negozi in tutta la Francia. Basandosi su una strategia omnicanale, le sue prospettive future sono promettenti: nei prossimi anni continuerà ad aprire boutique e potenzierà il negozio online con lo scopo di diversificare i propri canali di vendita, servendo un numero crescente di clienti nel più breve tempo possibile.

Rinnovare il guardaroba e la logistica

Johan Legrand, fondatore e CEO di Espace des Marques, spiega che "negli ultimi anni abbiamo aumentato il fatturato e, di conseguenza, il numero di referenze e di ordini, a seguito della strategia di apertura di nuovi negozi e di espansione del nostro sito web. Tuttavia, non solo ci mancava spazio, ma dovevamo anche ottimizzare lo stoccaggio e il picking, avere una maggiore velocità durante i cicli operativi e una maggiore produttività. Abbiamo dovuto cambiare”.

In precedenza, tutte le operazioni venivano svolte manualmente – con carta e penna -, dalla distribuzione della merce alla preparazione degli ordini. L'organizzazione della merce è uno dei cicli operativi principali di qualsiasi magazzino. La sua ottimizzazione era anche uno degli obiettivi di Espace des Marques, poiché una buona organizzazione dinamizza anche gli altri cicli operativi.

Johan Legrand ricorda com'era la vecchia organizzazione del magazzino: "Avevamo una numerazione alfabetica dei corridoi e organizzavamo i prodotti in base al brand: il corridoio A era destinato a una marca specifica, il corridoio B all'altra, e così via. Questo ci ha causato diversi problemi perché avevamo così tanti prodotti di alcuni brands che non ci stavano in un unico corridoio e dovevamo sempre spostarli. Inoltre, dovevamo fare affidamento sulla memoria degli operatori e, quando uno di loro era assente, era molto difficile localizzare i prodotti. Per questo motivo e perché ordinavamo i prodotti in base alle loro dimensioni e al colore – e non tramite codice a barre - commettevamo troppi errori”.

Per quanto riguarda la preparazione degli ordini, anche questo ciclo operativo doveva migliorare. Vincent Beaufreton, responsabile dello sviluppo, commenta che "avevamo un elenco stampato su carta che gli operatori usavano per prelevare le referenze di cui avevano bisogno per completare ogni ordine. Tuttavia, si impiegava molto tempo a localizzare un articolo. Era un'attività molto noiosa”.

Disposta a cambiare e migliorare, nel 2019, Espace des Marques ha inaugurato due nuovi magazzini di 2.700 m² ciascuno a La Boissiére-des-Landes dove vengono depositate 70.000 referenze e, contemporaneamente, vengono preparati ed emessi tutti gli ordini, sia per i negozi fisici (offline) che per il sito web (online).

"All'inizio, uno dei magazzini era specificamente destinato agli ordini online mentre l'altro serviva per rifornire i negozi. La nostra logistica si sta evolvendo rapidamente e l'organizzazione dei magazzini è stata rinnovata. Ora abbiamo impianti più specializzati", afferma il Responsabile dello Sviluppo. Ora, un magazzino è destinato alle scarpe mentre l’altro ai capi d’abbigliamento. "Se un ordine contiene vestiti e scarpe, vengono preparati in entrambi i magazzini separatamente e poi consolidati in uno dei due", aggiunge.

Per attrezzare questi magazzini, l'azienda è stata supportata da Mecalux in quanto, secondo le parole di Johan Legrand, "ci hanno fatto una proposta globale che includeva sistemi di stoccaggio, trasporto e gestione. Eravamo interessati al fatto che un unico fornitore possedesse tutte le soluzioni per entrambi i magazzini. Infine, vorrei sottolineare la fiducia che il team tecnico di Mecalux ci ha ispirato. Quando si realizza un progetto di tale portata come il nostro, ci si deve circondare dei migliori professionisti e di persone di fiducia e competenti”.

I due magazzini sono dotati di scaffalature per picking con passerelle che compongono i tre piani. "Con questi nuovi magazzini abbiamo la soluzione alla nostra mancanza di spazio, perché era il modo ideale per triplicare la superficie di stoccaggio. Ma poi, è sorto un altro problema: come spostare la merce tra i diversi impianti? Per risolvere questo problema, Mecalux ha installato un circuito di trasportatori per contenitori e un elevatore che mette in comunicazione i diversi livelli del magazzino, accelerando gli spostamenti della merce", afferma Vincent Beaufreton.

“La sfida successiva era la gestione delle scorte”, afferma Beaufreton. La società aveva bisogno di uno strumento specializzato nella gestione della propria logistica. Con il software di gestione magazzini (WMS) si guadagna un maggiore controllo delle scorte e si riduce la possibilità di errori. Per questo motivo, l’azienda ha installato Easy WMS di Mecalux nella sua modalità on-premise e il modulo Multi Carrier Shipping Software, che mira a semplificare i processi di imballaggio, etichettatura e spedizione degli ordini.

Scaffalature con passerelle: ideali per l'e-commerce

I due magazzini di Espace des Marques sono dotati di scaffalature per picking su cui poggiano le passerelle sopraelevate. Questa soluzione offre diversi vantaggi:

• Sfruttamento dell'altezza: l'area utile di stoccaggio è stata triplicata per ospitare un maggior numero di articoli.
• Accesso diretto: la merce può essere manipolata con facilità, il che si traduce in una maggiore velocità nelle attività di stoccaggio e preparazione degli ordini
• Versatilità: le ubicazioni si adattano all'ampia varietà di prodotti disponibili, dalle scatole per scarpe fino a diversi modelli e taglie di un'ampia varietà di capi di abbigliamento.
• Meno spostamenti: un circuito di trasporto mette in comunicazione i diversi impianti del magazzino e termina nell'area di consolidamento. Pertanto, gli operatori non devono percorrere l'intero magazzino per preparare gli ordini e possono lavorare unicamente nell'area loro assegnata.

Gestione avanzata con il WMS

Espace des Marques ha implementato Easy WMS di Mecalux nei suoi due magazzini con un obiettivo molto chiaro: organizzare, controllare e ottimizzare prodotti e cicli operativi, nonché guadagnare tempo ed eliminare gli errori.

L'avviamento di questo WMS è stato effettuato in due fasi e a distanza di un anno: prima un magazzino e poi l'altro. Nel secondo magazzino, inoltre, l'implementazione di Easy WMS è stata effettuata da remoto a causa della crisi sanitaria provocata dal COVID-19. Durante il confinamento e per garantire la massima sicurezza dei team di Espace des Marques e di Mecalux, sono stati effettuati preparativi, formazioni, test e regolazioni in modalità telematica.

"L’avviamento è stato un passo importante perché era tutto completamente nuovo per noi e avevamo molte incognite su come si sarebbe svolto. Tuttavia, avendo in ogni momento il supporto del team tecnico di Mecalux, è stato tutto molto veloce. Inoltre, abbiamo appreso facilmente come utilizzare il WMS e tutte le sue funzioni", afferma Vincent Beaufreton.

Easy WMS è stato integrato con l'ERP XL Soft e con la piattaforma e-commerce PrestaShop di Espace des Marques in modo tale che entrambi i sistemi si possano trasferire dati su come garantire uno sviluppo ottimale dei diversi cicli operativi dei due magazzini. Il coordinamento tra l’ERP e il WMS è essenziale per avere sempre la merce necessaria per fornire il servizio ed evitare rotture di stock.

"Abbiamo imparato a utilizzare Easy WMS a furia di lavorarci giorno dopo giorno. La nostra valutazione è molto positiva; è certamente uno strumento che soddisfa le nostre esigenze", afferma il Responsabile dello Sviluppo di Espace des Marques.

Easy WMS interviene in tutti i cicli operativi che si svolgono in entrambi i magazzini, dal ricevimento della merce inviata dai fornitori fino all'emissione degli ordini che devono essere consegnati ai clienti:

Ricevimento merci
"Con Easy WMS abbiamo un controllo più preciso delle scorte e non commettiamo tanti errori come prima. Questo strumento ci permette di gestire lo stock in modo più sicuro", garantisce Vincent Beaufreton.

"I ricevimenti sono una delle aree di lavoro dove abbiamo notato un miglioramento maggiore: siamo due volte più veloci di prima", celebra Vincent Beaufreton. Ogni operatore riceve ogni giorno in media 1.000 articoli da identificare e verificare (in estate questa cifra può arrivare a 2.000). "Prima di avere Easy WMS, un operatore poteva elaborare al massimo 500 articoli", aggiunge.

L'identificazione e la verifica della merce sono fondamentali per un efficiente sviluppo del resto dei cicli operativi del magazzino. "Prima, per esempio, potevamo comprare 100 magliette e riceverne solo 80. Senza confrontare ciò che avevamo ordinato con ciò che i fornitori ci inviavano veramente, ci sarebbero volute settimane e anche mesi per notare le differenze, non potevamo più rintracciare l'errore per scoprirne l'origine", spiega Vincent Beaufreton.

Una volta identificati i prodotti, il WMS li classifica a seconda che si tratti di calzature o di abbigliamento e assegna loro un'ubicazione tenendo conto di diversi criteri: referenza, modello, taglia, rotazione, ecc. Easy WMS organizza la merce nei due magazzini in modo logico ottimizzando gli spostamenti degli operatori e, allo stesso tempo, facilitando le attività di stoccaggio e preparazione degli ordini.

Preparazione degli ordini
"Da quando abbiamo inaugurato questi due magazzini, abbiamo aperto altri quattro negozi e abbiamo raddoppiato la nostra attività sul web", afferma Vincent Beaufreton.

Grazie alla corretta distribuzione della merce, all'organizzazione degli operatori e alle indicazioni di Easy WMS, possono essere spediti circa 8.000 ordini a settimana, sia per i negozi fisici che per i clienti che hanno acquistato su espace-des-marques.com o su un marketplace.

Nel momento in cui si preparano gli ordini, ad ogni operatore viene assegnato un determinato piano dove raccogliere i prodotti che formano gli ordini per poi collocarli nel trasportatore. Questo trasportatore li sposta fino all’elevatore per farli scendere al piano inferiore e dirigerli verso l'area di consolidamento.

Quando sono ordini online, gli operatori seguono il metodo di raggruppamento degli ordini, che consiste nel confezionare più ordini contemporaneamente durante lo stesso percorso. Seguono le istruzioni precise di Easy WMS, che gli mostra dove andare, l’articolo da localizzare e quale quantità estrarre.

Quando gli ordini sono per negozi fisici, invece, ad ogni operatore viene assegnato un ordine (un negozio). Essendo ordini più grandi che includono un gran numero di linee, ogni operatore prepara la parte dell'ordine che corrisponde alla sua zona. In questo modo, 5 o 6 operatori possono lavorare contemporaneamente su un unico ordine.

"Non abbiamo ancora statistiche sulla percentuale di riduzione degli errori nella preparazione degli ordini. Quello che sappiamo è che il tasso dei resi dei nostri clienti online è diminuito. Questi non sono necessariamente dovuti ad un errore, ma piuttosto a cambiamenti di dimensioni, colori, modelli, ecc.", sottolinea Vincent Beaufreton.

Consolidamento e spedizioni
Una volta che i prodotti arrivano nell’area delle spedizioni, Easy WMS li organizza e li classifica in base all'ordine a cui corrispondono e tenendo presente se sono per negozi fisici o per clienti online.

In seguito, il modulo Multi Carrier Shipping Software dirige il processo di confezionamento e guida gli operatori indicando quali articoli imballare e se possono essere raggruppati in un unico pacchetto o in diversi. "Abbiamo migliorato così tanto questo processo che abbiamo eliminato gli errori nelle spedizioni", dice il Responsabile dello Sviluppo.

Il modulo sa in anticipo quale agenzia distribuirà ogni ordine e stampa un'etichetta personalizzata per ciascuna di esse, che include la destinazione e il codice di localizzazione (il tracking number utilizzato dai clienti per localizzare i loro ordini). "Così abbiamo risparmiato molto tempo nella preparazione e spedizione degli ordini", aggiunge Vincent Beaufreton.

Multi Carrier Shipping Software, inoltre, è integrato con le agenzie di trasporto che distribuiscono gli ordini dell’azienda (Chronopost, Colissimo e un proprio camion per le consegne) con l'obiettivo di accelerare le spedizioni ed evitare errori. Quando il trasportatore arriva al magazzino, conosce già il numero di scatole che compongono la spedizione, quindi deve solo raccogliere gli articoli e portarli via. "Grazie alla nostra nuova strategia logistica, alla robotizzazione e alla digitalizzazione offerta da Easy WMS, possiamo inviare il triplo degli ordini rispetto a prima impiegando lo stesso numero di operatori", dichiara Beaufreton.

L'intera organizzazione delle spedizioni è progettata per assicurare l'invio degli ordini nel più breve tempo possibile. Vincent Beaufreton ci dà alcuni dettagli: "Colissimo raccoglie gli ordini due volte al giorno: alle 7:30 del mattino e alle 15:30 del pomeriggio. Gli ordini acquistati di sera e di notte sono i primi a partire nelle consegne mattutine. Abbiamo anche dato priorità agli ordini che ci arrivano da Amazon e ai clienti Premium del nostro sito web Chronopost con consegne in 24 ore".

Ultima moda nella gestione digitalizzata

Espace des Marques possiede due magazzini a La Boissière-des-Landes, con un funzionamento rapido ed efficiente per soddisfare il maggior numero possibile di clienti. Con la soluzione integrale di Mecalux, costituita da scaffalature con passerelle, trasportatori per contenitori, il sistema di gestione magazzini Easy WMS e il modulo Multi Carrier Shipping Software, ora può emettere il triplo degli ordini rispetto a prima impiegando le stesse risorse.

Espace des Marques ha aumentato la produttività della sua catena logistica con l'obiettivo di rafforzare le sue prospettive di crescita. Secondo Johan Legrand, "abbiamo un piano generale per il 2024 con cui intendiamo aprire una ventina di negozi in Francia e superare i 10 milioni di fatturato nelle vendite online. Il prossimo passo sarà l'espansione internazionale, quindi dobbiamo studiare come inviare gli ordini in paesi come la Germania. Inoltre, ci aspettiamo di distribuire fino a 4.000 articoli/giorno in agosto, il nostro mese di maggiore attività".

A tale scopo, è necessario disporre di una logistica scalabile e di processi ottimizzati. I due magazzini a La Boissière-des-Landes spiccano per il controllo e l'efficienza. Il WMS conosce l'esatta ubicazione delle 70.000 referenze e gestisce le attività di stoccaggio e di preparazione degli ordini con rigore per evitare qualsiasi possibilità di errore.

Mecalux ci ha proposto una soluzione globale che comprende sistemi di stoccaggio, trasporto e gestione. Volevamo che un solo fornitore installasse tutte le soluzioni in entrambi i magazzini.

Vantaggi per Espace des Marques

• Controllo e tracciabilità: il WMS conosce l’esatta ubicazione delle 70.000 referenze dal momento in cui arrivano al magazzino e le organizza in maniera logica per facilitare il lavoro degli operatori.
• Numero degli ordini spediti triplicato: la distribuzione del magazzino e l’organizzazione dei cicli operativi sono pensati per velocizzare la preparazione e spedizione di 8.000 ordini alla settimana.
• Ottimizzazione delle risorse: la società ha aumentato la produttività nei ricevimenti, nella preparazione degli ordini e nelle spedizioni impiegando lo stesso numero di operatori.