IRIS ottimizza le operazioni del suo magazzino di attrezzature informatiche con Easy WMS

IRIS: installazione, manutenzione e riparazione di hardware

Con sede a Billy-Berclau (Francia), IRIS offre soluzioni e servizi IT ad aziende di tutti i settori industriali, soprattutto retail e sanità. L'azienda fornisce soluzioni hardware e di manutenzione personalizzate in base alle esigenze di ciascun cliente, nonché assistenza sette giorni su sette per le aziende situate in Francia. Fondata nel 2009, IRIS è un'azienda con oltre 300 clienti, presente in più di 30 Paesi e con una fatturazione annua che supera i 15 milioni di euro.

IRIS è fermamente impegnata nella qualità dei suoi servizi informatici. Con un'esperienza di quasi 15 anni, la società ha sempre dato priorità alla soddisfazione dei propri clienti nella fornitura delle soluzioni da loro richieste.

Per servire i clienti nel modo più efficiente possibile, la logistica è uno dei processi chiave di IRIS. La consegna puntuale delle soluzioni hardware può essere ottenuta solo con uno stretto controllo delle merci. “Le apparecchiature informatiche non sono prodotti qualsiasi, ma richiedono condizioni di stoccaggio ideali e una distribuzione rapida per essere immediatamente disponibili in tutta Europa proprio quando devono essere operative", afferma Yves Courtois, Responsabile della logistica dell'azienda.

Il magazzino IRIS di 6.000 m² si trova a Billy-Berclau, nel nord della Francia. Qui la società conserva più di 9.000 referenze che vengono distribuite a più di 300 clienti in tutta Europa. Recentemente, l'azienda ha implementato il software di gestione del magazzino Easy WMS di Mecalux per ottimizzare i processi e mantenere un controllo molto più rigoroso delle merci.

Prima della digitalizzazione del magazzino, tutte le operazioni erano gestite manualmente. "Utilizzavamo il nostro software di gestione aziendale (ERP) per organizzare le attività e tenere traccia delle merci. Gli operatori inserivano ogni giorno nel sistema gli articoli ricevuti e gli ordini spediti, con un elevato rischio di errori", spiega Courtois.

Quando IRIS ha iniziato a espandere il portfolio clienti e il ritmo di lavoro nel magazzino è aumentato, l’impresa ha capito che doveva rinnovare la sua logistica per continuare a fornire un buon servizio. "Sapevamo che l'organizzazione delle scorte poteva essere migliorata. L'ERP non era in grado di ottimizzare l'ubicazione del magazzino, un processo che ritenevamo essenziale per facilitare operazioni così impegnative come la preparazione degli ordini. Dovevamo garantire la tracciabilità delle merci dal momento in cui arrivavano in magazzino fino alla spedizione e, per farlo, dovevamo installare un software più sofisticato incentrato sulla gestione della logistica", manifesta il Responsabile della logistica.

Dopo aver analizzato diverse opzioni, IRIS ha deciso di installare il software di gestione Easy WMS per migliorare il controllo dello stock e incrementare la produttività del magazzino. “Abbiamo optato per la soluzione di Mecalux perché ci è sembrato che potesse essere adeguata alle particolarità della nostra installazione. Il sistema è scalabile: si adatta ai cambiamenti dell'attività, come la progressione delle vendite o l'aggiunta di nuove tecnologie in futuro", sottolinea Courtois.

Una delle principali preoccupazioni di IRIS era l'implementazione del software. "Ciò che ci ha davvero convinto è stata la semplicità e la velocità con cui il sistema poteva essere implementato. Nel nostro caso, gli operatori hanno subito preparato gli ordini seguendo le istruzioni di Easy WMS", sostiene Courtois. Il team tecnico di Mecalux ha lavorato a stretto contatto con IRIS per trovare la soluzione migliore per l'azienda e risolvere ogni dubbio.

Logistica digitalizzata

Easy WMS è coinvolto in tutti i processi che si svolgono nel magazzino di IRIS, dalla ricezione delle merci dai fornitori alla preparazione e distribuzione degli oltre 150 ordini al giorno ai clienti in Europa.

"L'installazione di Easy WMS ha rappresentato un importante passo avanti nella nostra logistica", conferma Courtois. Gli operatori hanno avuto bisogno solo di un breve periodo di formazione per imparare a utilizzare le varie funzionalità del sistema e hanno preso rapidamente confidenza con esso. Utilizzando terminali a radiofrequenza, seguono le istruzioni del sistema, che indica loro passo dopo passo come localizzare le attrezzature hardware. "Il nostro team è entusiasta del software perché ha semplificato il loro lavoro. Il picking degli ordini è ora molto più veloce", aggiunge il Responsabile della logistica.

Nell'area di ricevimento, ad esempio, gli operatori hanno notato un grande miglioramento. Non devono più inserire manualmente nel sistema ERP i prodotti arrivati in magazzino. Basta leggere il codice a barre di ogni pallet o di ogni pacco con il terminale a radiofrequenza e il sistema li inserisce automaticamente nel database, assegnando loro una posizione.

Per decidere l’ubicazione di ogni articolo, Easy WMS tiene conto di variabili come la referenza, il livello di domanda o se il prodotto fa parte di un ordine già richiesto da un cliente. Il software di Mecalux è stato integrato con l'ERP di IRIS, in modo che entrambi i sistemi possano condividere informazioni che aumentano le prestazioni dell'impianto. Ad esempio, l'ERP notifica a Easy WMS i prodotti che il magazzino riceverà, in modo che possa verificare l'arrivo della merce corrispondente.

La preparazione degli ordini è un'altra delle operazioni che ha registrato i maggiori incrementi di produttività grazie a Easy WMS. "Gli operatori non perdono più tempo a cercare i prodotti di IT nel magazzino", dice Courtois. Il sistema li assiste nella preparazione di ogni ordine: indica loro quali articoli individuare e la loro esatta posizione. Inoltre, genera percorsi efficienti attraverso il magazzino, in modo che gli operatori possano percorrere le distanze più brevi possibili.

"Organizzando tutti i movimenti delle merci e degli operatori, il controllo delle scorte è totale. Il software conosce la posizione precisa di ogni prodotto in ogni momento e previene gli errori", commenta Courtois. La gestione avanzata dello stock si traduce in operazioni molto più fluide".

Servizio personalizzato

Uno dei servizi offerti dall'azienda è la personalizzazione delle apparecchiature IT. Ad esempio, quando un cliente ordina un'apparecchiatura informatica per la sua società, IRIS si assicura che venga consegnata con le applicazioni installate, tenendo conto del fatto che ogni reparto può richiedere un software specifico.

Per personalizzare le apparecchiature informatiche, IRIS ha implementato il software VAS (Value-Added Services). Si tratta di un'estensione di Easy WMS con le funzionalità necessarie per garantire che ogni ordine effettuato sia consegnato in conformità a determinati requisiti del cliente.

Durante la preparazione degli ordini, VAS indica agli operatori se i prodotti prelevati dalle scaffalature devono essere sottoposti a ulteriori lavorazioni. In tal caso, il software indica loro dove spostare le attrezzature per configurarle prima di distribuirle ai clienti.

VAS è anche coinvolto nel processo di riciclaggio di IRIS. Un altro dei servizi offerti dall'azienda, nel suo impegno per la tutela dell'ambiente, è la raccolta e il trattamento delle apparecchiature informatiche a fine vita. Dopo aver distrutto i dati e garantito la riservatezza delle informazioni, l'impresa recupera e ricicla i dispositivi informatici per dar loro una seconda vita. A tal fine, il software invia agli operatori istruzioni su cosa fare di ogni prodotto, se portarlo nell'area di smaltimento o ripararlo. La digitalizzazione aiuta l'azienda a gestire in modo efficiente le apparecchiature informatiche di seconda mano e a rispettare le normative.

Spedizioni controllate e veloci

"Abbiamo risparmiato tempo nelle spedizioni, ora siamo molto più veloci. Non è più necessario generare e stampare manualmente i documenti e le etichette per i trasportatori. Il software lo fa in completa autonomia e in velocità", dichiara Courtois.

IRIS ha implementato il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-Corriere, un'estensione di Easy WMS, progettata per ottimizzare le spedizioni. Il software organizza i processi di imballaggio, etichettatura e spedizione delle merci con precisione, velocità e senza errori.

Il sistema è stato integrato con il software utilizzato da TNT e UPS, agenzie di consegna di IRIS, per automatizzare la gestione degli ordini. Il software ha semplificato le spedizioni: quando un ordine viene completato, il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-Corriere seleziona l'agenzia di spedizione appropriata e comunica con essa per ottenere i dati necessari a generare e stampare le etichette e il tracking number.

Le agenzie di spedizione sono sincronizzate con il magazzino per facilitare il lavoro degli operatori di magazzino. Allo stesso tempo, i trasportatori possono essere molto più agili ed effettuare le consegne più velocemente. All'arrivo al magazzino di IRIS, è sufficiente caricare la merce sul camion e distribuirla.

Una logistica in costante evoluzione

Per IRIS, soddisfare le esigenze dei clienti in modo efficiente significa controllare le merci e ottimizzare le operazioni. L'azienda si è rivolta alla digitalizzazione per potenziare i processi logistici e adattarsi con facilità ai cambiamenti del mercato. Negli ultimi anni, l'impresa ha subito una forte espansione, che l'ha costretta a trasformare e modificare le sue operazioni.

"Ora che disponiamo di una logistica digitale, abbiamo prospettive molto più rosee per il futuro. Quest'anno vorremmo inaugurare un nuovo magazzino più grande che ci permetterà di continuare a rifornire i nostri clienti e di sfruttare le nuove funzionalità del software di Mecalux per continuare a fornire un servizio impeccabile ai clienti", conclude Courtois.

Grazie a Easy WMS, abbiamo trasformato i nostri processi logistici e ora siamo molto più veloci ed efficienti nella distribuzione delle merci ai nostri clienti. Consigliamo il software di Mecalux alle aziende che hanno un alto livello di attività nei loro magazzini.