Easy WMS moltiplica per otto il numero degli ordini online

Una fiorente azienda di famiglia

SurDiscount è un'azienda familiare francese specializzata in cancelleria e forniture per ufficio. Nasce nel 2006, al momento della schiusa dell'e-commerce e dell'aumento delle vendite flash su Internet. I proprietari di questa azienda hanno deciso di lanciare un concetto completamente innovativo: una cartoleria con centinaia di sconti online.

Nel corso degli anni, SurDiscount ha diversificato la sua attività con materiale per il tempo libero creativo e le belle arti. L'azienda ha tre punti vendita nella Bretagna francese dove offre servizi di reprografia, fotocopie, stampa fotografica, stampa di francobolli e duplicati di chiavi. Da poco, ripara anche apparecchiature informatiche.

Nel 2019, l'azienda ha deciso di creare il proprio sito web SurDiscount.com, un negozio di cartoleria online con centinaia di sconti. Il suo obiettivo non è altro che espandere il mercato in Francia e, a livello internazionale, in tutta Europa.

Anthony Le Fur, direttore di SurDiscount, spiega: "Inizialmente, tutti gli ordini online venivano preparati nel nostro negozio. Tuttavia, ci siamo resi conto che se volevamo davvero ottenere una maggiore velocità e affidabilità, avremmo dovuto separare i cicli operativi del negozio fisico dalla nostra logistica online”.

A questo scopo, l'azienda ha inaugurato un magazzino di 2.700 m² a Saint-Évarzec dedicato specificamente allo stoccaggio delle 9.000 referenze che possiedono e alla preparazione degli ordini venduti attraverso il sito web.

Mecalux ha attrezzato il magazzino con scaffalature portapallet, un sistema di stoccaggio che si distingue per la sua versatilità, adattando le ubicazioni alle dimensioni e alle particolarità della merce. Le scaffalature forniscono l'accesso diretto ai prodotti, il che è essenziale per facilitare e accelerare le attività di stoccaggio e preparazione degli ordini.

È stato installato anche un soppalco di 115 m², una soluzione che sfrutta al massimo l'altezza del magazzino per raddoppiare la superficie di stoccaggio. Il piano superiore è stato destinato agli uffici mentre il piano inferiore all'area di consolidamento e confezionamento.

Scelta di un WMS

"Abbiamo molte referenze. Nei negozi fisici ne gestiamo circa 26.000 mentre, nel magazzino online, al momento ne abbiamo solo 9.000. Il nostro obiettivo è che questa cifra raggiunga i 20.000 nei prossimi due anni", afferma il Direttore di SurDiscount.

La gestione di un numero così elevato di articoli comporta l'ulteriore rischio di aumentare anche la percentuale di errori. "Per evitarli, abbiamo in programma di implementare un sistema di gestione del magazzino", aggiunge Anthony Le Fur.

La scelta di un sistema di gestione del magazzino è una grande responsabilità per un'azienda, in quanto è decisiva per il futuro della supply chain. L’ideale sarebbe scegliere un software che si adatti alle particolarità di ciascuna società, ottimizzi i cicli operativi del magazzino e che possa crescere man mano che le esigenze logistiche si evolvono.

"Ho fatto ricerche online e ho scoperto che Easy WMS di Mecalux poteva comunicare con il nostro ERP XL Soft. Sapendo questo, la decisione è stata semplice, perché ci è stato garantito che l'integrazione avrebbe funzionato correttamente", afferma Anthony Le Fur.

Un'altra decisione che SurDiscount ha dovuto prendere riguardava la struttura del WMS. Secondo il Direttore del gruppo: "Il nostro ERP XL Soft opera in modalità SaaS (Software as a Service) basata su cloud, quindi ci è sembrato ovvio che lo facesse anche il WMS. Con questa funzionalità, non dobbiamo preoccuparci della gestione dei server e possiamo concentrarci sulla nostra attività”. Con la modalità SaaS di Easy WMS, gli operatori del magazzino accedono a Easy WMS, alle applicazioni associate e agli aggiornamenti da qualsiasi browser con la massima sicurezza.

"Apprezzo il supporto dei team commerciali e tecnici di Mecalux, in quanto ci hanno aiutato a identificare le nostre esigenze a familiarizzare con l'uso di un WMS", afferma Anthony Le Fur.

Cicli operativi del magazzino

Il software di gestione Easy WMS dirige tutti i cicli operativi del magazzino di SurDiscount, dal ricevimento della merce alla preparazione degli ordini fino alle spedizioni. Non solo ha un controllo preciso dei prodotti, ma ottimizza anche i movimenti per una maggiore produttività.

"Avviare il magazzino insieme al software di gestione era l'ideale perché gli operatori acquisissero immediatamente le giuste abitudini", afferma Le Fur.

Easy WMS pianifica e dirige il lavoro di tutti gli operatori al fine di ottenere maggiore velocità ed evitare errori. "Invia istruzioni precise agli operatori attraverso un terminale a radiofrequenza su come eseguire ogni operazione. È un sistema molto intuitivo, quindi si impara ad usarlo molto rapidamente. Abbiamo da tre a cinque operatori nel personale, a seconda dei picchi nell'attività di magazzino, e nessuno di loro ha bisogno di sapere come viene distribuita la merce", afferma Anthony Le Fur.

Ricevimento e stoccaggio della merce

Ogni mese, previa notifica dell’ERP XL Soft a Easy WMS, si ricevono una moltitudine di pallet inviati dai fornitori con migliaia di articoli di dimensioni ridotte. Gli operatori identificano quindi ogni prodotto con l'aiuto di un terminale a radiofrequenza in modo tale che il WMS controlli che lo stock ricevuto corrisponda a quello che l'ERP aveva indicato che sarebbe arrivato.

La comunicazione a doppio senso tra il WMS e l’ERP è essenziale per una società di e-commerce come SurDiscount. Easy WMS conferma all'ERP la ricezione della merce e lo stock disponibile per la vendita. Ecco perché è stata una priorità per Anthony Le Fur che “l'interfaccia tra i due software funzionasse perfettamente”. Il WMS tiene traccia accuratamente di ogni elemento in tempo reale. Una volta identificata la merce, il WMS gli assegna un’ubicazione in cui verrà stoccata.

La corretta distribuzione della merce e l'ordine nel magazzino si traducono in un funzionamento più fluido. Ciò consente agli operatori di individuare gli articoli più velocemente. La digitalizzazione è stata un aiuto molto prezioso per questo magazzino perché contribuisce a pianificare tutte le attività: inventario, rifornimento, picking e spedizione.

Preparazione degli ordini

È il ciclo operativo centrale di qualsiasi e-commerce: preparare centinaia di ordini al giorno formati da poche linee ciascuno. In particolare, nel magazzino di SurDiscount vengo emessi tra i 6.000 e i 10.000 ordini al mese.

"Per accelerare il ciclo operativo, prepariamo gli ordini in due modi diversi: raggruppandoli o per onde", afferma il Direttore dell'azienda. Si tratta di criteri che semplificano la preparazione di più ordini contemporaneamente da parte dello stesso operatore o durante un unico percorso attraverso il magazzino. Il WMS specifica all'operatore il corridoio in cui andare, l'ubicazione, l'articolo da individuare e la quantità da estrarre.

Per il raggruppamento degli ordini, gli operatori attraversano il magazzino individuando le referenze e depositandole in contenitori che, successivamente, trasferiscono nell’area di consolidamento. Una volta arrivati, gli articoli vengono separati, classificati a seconda dell’ordine e confezionati. Il vantaggio di questo metodo di lavoro è che gli ordini possono essere verificati per comprovare che non ci siano stati errori prima di essere inviati ai clienti.

Quando vengono preparati per onde, invece, gli operatori dispongono di un carrello con un numero di scatole che corrisponde al numero di ordini preparati. Easy WMS indica a ciascun operatore il corridoio, l'ubicazione, l'articolo e la quantità da estrarre, nonché la scatola in cui posizionare la merce. Pertanto, ogni ordine viene preparato durante l'estrazione degli articoli dalle ubicazioni, rapidamente e riducendo gli errori.

Sebbene l'azienda utilizzi entrambi i metodi di lavoro, la preparazione ad onde è la più comune. "Ora gli errori nel picking sono pochi. Con lo stesso numero di operatori rispetto a prima, abbiamo aumentato di otto volte il numero di ordini preparati", afferma Anthony Le Fur.

Imballaggio e spedizioni

Processo chiave per garantire la soddisfazione del cliente, è l’ultimo ciclo operativo che si esegue all’interno del magazzino prima di distribuire gli ordini ai clienti. Tutti gli articoli devono essere imballati correttamente per garantirne l'integrità durante la consegna. Inoltre, è necessaria una comunicazione fluida tra le agenzie di trasporto e il magazzino al fine di organizzare le spedizioni ed evitare ritardi ed errori.

Per riuscirci, SurDiscount ha anche implementato Multi Carrier Shipping Software, un modulo che aggiunge funzionalità al WMS per generare e stampare un'etichetta per ciascun ordine a seconda dell'agenzia che la consegnerà. Questa etichetta include, tra le altre informazioni, il tracking number che i clienti utilizzano per tenere traccia dei loro ordini.

"Grazie al modulo Multi Carrier Shipping Software risparmiamo tempo nella spedizione degli ordini. In precedenza, dovevamo connetterci manualmente con i nostri corrieri per stampare le etichette. Ora, quando scannerizziamo ciascun ordine, l'etichetta del corriere e la nota di consegna vengono create automaticamente. Ciò riduce ulteriormente il numero di errori e aiuta a identificare meglio gli ordini da spedire", spiega Anthony Le Fur.

Easy WMS si connette con le agenzie di trasporto che distribuiscono gli ordini di SurDiscount: GLS, Mondial Relay e Colissimo (in un futuro potrebbero essere di più se l'azienda lo richiederà). Grazie a questa connessione, i corrieri possiedono in anticipo tutte le informazioni di cui hanno bisogno per effettuare la consegna, come gli ordini che devono ritirare, il numero di pacchi o la destinazione.

Software per entrare nell'e-commerce

SurDiscount è entrata con successo nel mondo dell'e-commerce. Per raggiungere questo obiettivo, ha inaugurato un nuovo magazzino di 1.200 m² nel comune di Saint-Évarzec, dedicato esclusivamente alla preparazione degli ordini online. L'azienda ha preso la decisione strategica di dividere la logistica del proprio sito web da quella dei suoi negozi fisici.

Per gestire con successo tutte le sue referenze e ottimizzare la preparazione degli ordini, la società ha deciso di implementare un sistema di gestione del magazzino. Ha scelto Easy WMS di Mecalux perché si adatta alle sue esigenze specifiche e gli ha permesso di professionalizzare la sua logistica.

Con questo software, questa cancelleria ha moltiplicato di otto volte il numero di ordini utilizzando le stesse risorse. É un grande successo per questa azienda che si propone di offrire 20.000 referenze online entro due anni e continuare così il suo sviluppo nel mondo dell’e-commerce.

Consiglierei Easy WMS perché siamo molto soddisfatti: ci ha aiutato a estendere la nostra attività su Internet. Inoltre, grazie a questo WMS, siamo in grado di preparare più ordini, abbiamo ottimizzato la nostra redditività e migliorato la qualità del servizio.

Vantaggi per SurDiscount

• Numero di ordini preparati moltiplicati per otto: Easy WMS ha permesso a SurDiscount di aumentare le prestazioni nella preparazione degli ordini utilizzando le stesse risorse, dalla preparazione di una media di 50 ordini al giorno a 400.
• Logistica focalizzata sull'e-commerce: l'azienda ha lanciato la vendita online dei propri prodotti al fine di espandere il proprio mercato. Easy WMS indirizza gli operatori in ogni momento nel preparare ed emettere gli ordini in modo rapido e privo di errori.
• Integrazione con le agenzie di trasporto: il WMS comunica con le agenzie di trasporto che distribuiscono gli ordini di SurDiscount per organizzare le spedizioni ed evitare ritardi.