L’impresa di noleggio di libri di testo Rent a Book ha implementato Easy WMS

Noleggio di libri di testo

Ogni anno con l’inizio delle scuole, le famiglie sborsano grosse somme di denaro per i libri, per non parlare del tempo che impiegano per andarli a cercare nelle librerie. Rent a Book è un’iniziativa molto innovativa che nasce dalla necessità dei genitori di risparmiare tempo e denaro.

Fondata nel 2013, Rent a Book è un’azienda belga che vende e noleggia libri di testo. All’inizio commercializzava soltanto i libri utilizzati dagli studenti che frequentavano il Collège Saint-Augustin a Enghien. Tuttavia, dal 2016 ha ampliato il suo catalogo di prodotti e attualmente collabora con le scuole praticamente di tutte le province del Belgio.

Il responsabile dei progetti di Rent a Book, Grégory Bastieans afferma: “Abbiamo registrato una forte crescita negli ultimi anni e nel 2019 prevediamo di raddoppiare il volume delle vendite”. Nonostante il grande successo ottenuto in Belgio, il programma di un’espansione a livello internazionale non rientra ancora nella strategia dell’impresa.

Il servizio di Rent a Book è molto semplice e intuitivo. È sufficiente collegarsi al suo sito Internet, selezionare la regione in cui si trova la scuola, scegliere la scuola, la classe frequentata, la materia e, infine, il libro che si vuole acquistare o noleggiare. I libri vengono noleggiati a un prezzo del 35% inferiore a quello applicato nelle librerie del Belgio. Inoltre arrivano direttamente a casa prima dell’inizio delle lezioni.

Un WMS per migliorare il picking

A Enghien (Belgio), la società possiede un magazzino molto piccolo, 450 m², da dove distribuisce tutti i libri ai clienti del paese. “Prima controllavamo gli ordini utilizzando carta e matita. Il principale problema da gestire era la possibilità di commettere errori, che ha raggiunto perfino il 3%”,, sottolinea Grégory Bastieans.

Il 3% di errore può sembrare poco, ma in realtà è enorme perché comporta un costo decisamente alto per l’azienda. La logistica inversa inizia quando un cliente riceve un libro sbagliato. Contatta Rent a Book e apre un reclamo per restituire l’articolo ricevuto per errore e richiedere l’invio del titolo corretto. “Alla fine la perdita di tempo è immensa e il costo è altrettanto rilevante”, aggiunge il gestore dei progetti della società.

L’attività di Rent a Book è per lo più stagionale e le vendite si svolgono in un arco di tempo alquanto breve: in soli tre mesi (tra luglio e settembre) si registra praticamente la totalità degli ordini online, con picchi di 1.000 al giorno. Di conseguenza la preparazione degli ordini è una corsa contro il tempo affinché i genitori ricevano i libri prima dell’inizio della scuola.

Per svolgere questa attività è fondamentale una supply chain bene organizzata: da una parte la merce deve essere disponibile al momento giusto e dall’altra bisogna coordinare gli operatori in modo che preparino gli ordini con la massima rapidità.

Di fronte a questa situazione, l’azienda ha considerato l’implementazione di un Software Gestione Magazzino che ottimizzasse la preparazione degli ordini. “Non abbiamo uno stock enorme, infatti gestiamo soltanto 1.700 referenze diverse. Non avevamo bisogno del WMS per il controllo dell’inventario, bensì per affrontare il numero crescente di ordini da preparare ogni giorno”, commenta Grégory Bastieans.

L’installazione di un software WMS in un magazzino rappresenta una decisione cruciale per un’azienda, perché incide direttamente sulle sue prestazioni. Pertanto, il responsabile dei progetti di Rent a Book voleva essere assolutamente sicuro prima di decidere per Easy WMS di Mecalux: “Ho fatto una ricerca su Internet e mi sono messo in contatto con Mecalux perché mi ha dato l’impressione di essere un’azienda molto seria e sicura. Loro mi hanno spiegato come funziona il software mentre io ho esposto le mie esigenze. Mi hanno tranquillizzato specificando che Easy WMS era in grado di adeguarsi alla mia attività. Dieci giorni dopo, il team di Mecalux è venuto a vedere i nostri impianti a Enghein e durante una lunga conversazione ha analizzato le mie richieste in modo approfondito. Quando ho avuto in mano l’offerta, ho capito che rispondeva a tutte le nostre esigenze e anche il preventivo era quello sperato”.

Successivamente un team tecnico di Mecalux si è trasferito nel magazzino di Rent a Book per due settimane in modo da installare e configurare il sistema. “L’implementazione del software è stata molto soddisfacente”,, afferma Grégory Bastieans. Il processo si è concluso a giugno quando il sito web dell’azienda è chiuso e gli ordini non vengono elaborati. “Abbiamo avuto il tempo sufficiente di lavorare con il team tecnico e familiarizzare con questo nuovo strumento. Quando i tecnici se ne sono andati, avevamo a disposizione un software operativo e idoneo alle nostre esigenze", aggiunge.

Secondo Grégory Bastieans: “Gli operatori si sono abituati molto bene al software per tre motivi: avevamo una persona di Mecalux che ci spiegava il suo funzionamento, dal canto nostro eravamo molto interessati a imparare e soprattutto Easy WMS è facilissimo da usare”. Si tratta di un sistema molto intuitivo, per cui i nuovi assunti in magazzino dopo una breve formazione sono in grado di cominciare a utilizzarlo.>/p>

Gli operatori ricevono gli ordini e ne confermano l’esecuzione attraverso terminali a radiofrequenza di cui si servono per comunicare con il WMS in tempo reale. In questo modo svolgono il loro lavoro con più rapidità perché devono solo seguire le indicazioni del software.

Mecalux ha personalizzato Easy WMS sulle esigenze della nostra azienda. Da quando lo abbiamo installato, abbiamo ridotto il tempo dedicato alla preparazione degli ordini e il numero di errori, di conseguenza sono diminuiti i costi del servizio postvendita. La capacità di risposta e la flessibilità sono le caratteristiche che apprezziamo di più di questo software, che si adatta al nostro magazzino e ai nostri prodotti.

Controllo dei cicli operativi

Easy WMS coordina tutti i processi del magazzino al fine di ottimizzare il lavoro degli operatori e preparare quanti più ordini possibili.

Ricevimento merci

“Non abbiamo un’area dedicata al ricevimento della merce per cui il WMS ricerca un’ubicazione per ogni articolo mentre si scarica il camion”, precisa Grégory Bastieans. Durante i tre mesi di maggiore attività, arrivano ogni giorno 600 pallet con più di 500 libri ciascuno, inviati dai cinque fornitori con cui lavora Rent a Book.

Il ricevimento della merce è alla cieca ossia gli ordini arrivano senza averne traccia o senza che Easy WMS ne riceva notifica dall’ERP di Rent a Book. Per evitare errori e gestire l’arrivo dei prodotti, è necessario disporre di un idoneo piano operativoche prevede l’identificazione di ciascun libro attraverso il terminale a radiofrequenza. In tal modo, il software lo può inserire nel sistema.

Dopo avere identificato tutti i prodotti, Easy WMS assegna un’ubicazione a ciascun libro tenendo in considerazione i riferimenti (scuola, materia, anno, e così via), la classificazione come libro di testo o dizionario, la destinazione alla vendita o al noleggio e la rotazione.

Stoccaggio della merce

Rent a Book stocca i libri in due modi diversi: in contenitori di plastica su pallet che vengono depositati su scaffalature portapallet o direttamente sui ripiani delle scaffalature per picking.

L’ubicazione su una scaffalatura o sull’altra dipende da vari criteri come ad esempio le dimensioni dei libri. Il 90% dei titoli sono in formato A4, anche se alcuni atlanti, dizionari o libri di lettura hanno altre dimensioni. Il sistema centralizza le stesse referenze in ubicazioni comuni.

Prima dell’implementazione di Easy WMS, l’azienda effettuava un controllo visivo delle referenze, un metodo poco pratico e che poteva portare ad errori. “Ora è tutto più facile. Ci colleghiamo direttamente a Easy WMS, inseriamo la referenza di cui abbiamo bisogno e il sistema indica l’ubicazione. È semplicissimo conoscere lo stato delle referenze”, assicura Grégory Bastieans.

Preparazione degli ordini

L’ERP indica al software quali sono gli ordini da distribuire e successivamente Easy WMS ordina agli operatori di prepararli e mandarli all’area spedizioni.

Gli operatori preparano gli ordini a ondate, ossia ne predispongono vari durante lo stesso percorso. Seguendo le indicazioni di Easy WMS, attraversano il magazzino per localizzare le referenze e le classificano in base all’ordine mentre le prelevano dalle rispettive ubicazioni.

A tal fine, il magazzino è provvisto di navette con dodici posizioni (ognuna corrispondente a un ordine). Easy WMS assegna una navetta a un operatore affinché prepari i dodici ordini contemporaneamente e traccia un percorso attraverso il magazzino per ottimizzare i suoi spostamenti mentre localizza i vari prodotti.

“Con questo sistema l’operatore non deve pensare a cercare i prodotti, perché Easy WMS gli indica dove andare e quale quantità prelevare. Le istruzioni sono molto precise ed è impossibile che si verifichi un errore durante la preparazione degli ordini”, assicura il responsabile dei progetti di Rent a Book.

Easy WMS ha permesso a Rent a Book di rendere più dinamica la preparazione di ben 40.000-45.000 ordini tra giugno e settembre. Il picco di lavoro si ha soprattutto ai primi di settembre e in quelle due settimane si raggiungono 25.000 ordini. Ognuno di essi comprende tra i quattro e gli otto articoli.

Spedizione degli ordini

Gli operatori trasferiscono gli ordini finiti all’area di consolidamento e imballaggio. Qui confezionano i pacchi seguendo ancora una volta le indicazioni di Easy WMS.

Per ottimizzare questo ciclo operativo, Mecalux ha implementato il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere, un’estensione di Easy WMS con cui personalizzare il confezionamento a seconda delle esigenze. Analogamente, questo modulo collega il WMS con Bpost, l’agenzia di trasporto che distribuisce gli ordini.

Prima di avere il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere, gli operatori di Rent a Book dovevano stampare le etichette una alla volta direttamente dal sito Internet di Bpost e poi attaccarle ai pacchi. “Questo ciclo operativo monopolizzava il lavoro di una persona a tempo pieno. Inoltre c’era il rischio che si sbagliasse quando stampava le etichette”, osserva Grégory Bastieans.

L’installazione del Software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere ha comportato un grosso cambiamento per Rent a Book e, come sottolinea il responsabile dei progetti: “Abbiamo velocizzato le attività di spedizione. Appena un operatore termina l’ondata di ordini, richiede la stampa automatica dei documenti, della bolla di consegna e delle etichette di Bpost”.

Il sistema controlla il numero di imballaggi di ciascuna spedizione e informa il corriere di Bpost. Inoltre il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere genera e verifica il codice di tracciamento di tutte le spedizioni. “La connessione con Bpost è molto sicura e il cliente riceve dal corriere un’email che lo informa della spedizione del pacco e comunica il codice di tracciamento per verificarne lo stato”, spiega Grégory Bastieans.

Anche l’ultimo passaggio, ossia il processo di consegna della merce al cliente, è importantissimo per Rent a Book perché incide sulla soddisfazione dell’acquirente. Quando l’ordine arriva al punto di ritiro, il cliente riceve un’email. Se non lo ritira entro due giorni, il cliente riceve un’altra email di promemoria. Per le consegne a domicilio, invece, il cliente può indicare come ricevere il pacco (in un punto di accettazione, consegna a un vicino ecc.). “La verità è che da quando c’è il WMS di Mecalux, abbiamo avuto meno resi rispetto agli anni precedenti”, afferma Grégory Bastieans.

Anche se gli ordini sono spediti principalmente in pacchi, a volte si utilizzano i pallet (soprattutto nel caso di scuole). Easy WMS è stato personalizzato per creare un’etichetta in cui specificare la scuola e lo studente.

Dalla gestione manuale a quella automatica

La supervisione che Easy WMS effettua su tutti i cicli operativi di Rent a Book ha portato numerosi vantaggi all’azienda:

• Flessibilità. Il software è stato completamente personalizzato sulle caratteristiche di questa attività con una vendita stagionale dei prodotti (tra luglio e settembre).
• Controllo della merce. Il WMS effettua l’inventario in tempo reale in modo che l’azienda possa programmare in anticipo il lavoro degli operatori e fornire ai clienti il servizio richiesto.
• Elevata precisione e rapidità nelle attività di picking. L’utilizzo del software WMS ha migliorato le tempistiche e ridotto le possibilità di errore derivato dalla gestione manuale.
• Controllo delle spedizioni. Il WMS comunica con il corriere attraverso il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere al fine di coordinare le consegne degli ordini ai clienti.
• Gestione dei flussi. Easy WMS ottimizza i flussi dei prodotti e delle informazioni.
• Redditività. L’azienda ha ottimizzato tutte le risorse del magazzino e di conseguenza ha ottenuto un rapido ritorno sull’investimento.

“Non siamo soddisfatti solo del software, bensì anche del servizio e dell’assistenza. Per noi era una priorità perché crediamo che ogni problema richieda una risposta rapida”, sostiene Grégory Bastieans. Per soddisfare la crescente domanda dei clienti, in certi giorni, il magazzino e il WMS di Rent a Book lavorano ininterrottamente per tutta la notte.

“Quando abbiamo un problema qualsiasi, il team tecnico di Mecalux lo risolve rapidamente e poi ci spiega cosa è successo in modo che evitiamo di ripetere gli stessi errori. I membri del team sono molto gentili e sono sempre disponibili ad aiutarci. Mi sembra molto importante quando c’è di mezzo un software perché così non ci si sente abbandonati: se abbiamo un problema o vogliamo migliorare, abbiamo qualcuno che ci dà una mano e le informazioni necessarie”, evidenzia Grégory Bastieans.

In sintesi, Easy WMS ha ottimizzato i cicli operativi del magazzino di Rent a Book incrementando la produttività, riducendo gli errori e velocizzando la preparazione degli ordini. Il WMS è stato studiato in modo che sia in grado di raggiungere eccellenti risultati e affrontare, allo stesso tempo, le nuove sfide dell’azienda nei tre mesi di massimo lavoro.

Vantaggi per Rent a Book

• Tracciabilità dei prodotti: il WMS è sempre aggiornato sullo stato di tutti i prodotti. Identifica le referenze nel momento in cui arrivano in magazzino e assegna loro un’ubicazione in base alla rotazione.
• Preparazione degli ordini più efficiente: Easy WMS coordina gli operatori durante la preparazione di 40.000-45.000 ordini nei tre mesi di attività del magazzino.
• Attività stagionale: l’attività di Rent a Book è stagionale con un’impennata della domanda prima dell’inizio delle scuole in Belgio. Il WMS è stato personalizzato su questa caratteristica ed è in grado di gestire la domanda secondo necessità.