L’e-commerce di moda Gibon digitalizza il suo magazzino in Slovenia

Gibon: outfit per ogni giorno della settimana

Con sede a Lubiana (Slovenia), Gibon è un e-commerce di moda presente in più di 20 Paesi in Europa. Tramite il suo negozio online, Manzara o Elegrina, in base al Paese, i clienti possono accedere a un catalogo molto ampio di prodotti, circa 10.000 referenze tra cui lingerie, costumi da bagno, borse, scarpe, pantaloni o giacche.

• Anno di fondazione: 2015
• N° di operatori: 35
• Presenza internazionale: Belgio, Cechia, Slovacchia. Spagna, Ungheria, Italia, Lituania, Polonia, Portogallo e Romania, tra gli altri.

“Abbiamo implementato un software di gestione magazzini come Easy WMS nel nostro magazzino per ottimizzare i cicli operativi.” Questa è l'opinione di Gregor Rančnik, CEO di Gibon, e-commerce di moda con una supply chain complessa e impegnativa dal punto di vista operativo. Nel suo magazzino di 1.500 m² a Lubiana (Slovenia), l’azienda gestisce 10.000 referenze differenti e prepara circa 3.000 ordini al giorno (cifra che può arrivare a 6.000 in alta stagione) che vengono distribuiti a clienti in tutta Europa.

Negli ultimi anni, il negozio online ha accelerato l'espansione del suo business. “Tra il 2020 e il 2021 siamo cresciuti dell’80% e nel 2022 speriamo di arrivare a fatturare il 50% in più. Per riuscirci, abbiamo optato per ampliare l’offerta dei prodotti lanciando anche una forte campagna pubblicitaria”, spiega Gregor Rančnik, CEO di Gibon.

Le prospettive per il futuro sono promettenti, la società si è posta l’obiettivo di spedire fino a 10.000 ordini al giorno. Per guidare la sua crescita, Gibon è consapevole di aver bisogno di una logistica efficace per garantire la distribuzione delle merci nel più breve tempo possibile.

Logistica manuale

In passato, tutta la gestione della merce e l’organizzazione dei cicli operativi del magazzino di Gibon si realizzavano in modo manuale. Gli operatori annotavano nell’ERP Pantheon gli articoli ricevuti e gli ordini spediti.

Gibon era consapevole del fatto che il loro metodo di lavoro era migliorabile, soprattutto l'operazione di preparazione degli ordini. Il picking è uno dei processi chiave in questo magazzino, tenendo in considerazione il consumo dell’85% del tempo di lavoro. Ogni mattina, la società stampava le bolle con gli ordini richiesti dai clienti e le distribuiva allo staff del magazzino. Successivamente, gli operatori percorrevano il magazzino per preparare gli ordini uno a uno.

“Gli operatori avevano molte difficoltà nel trovare i prodotti. Il nostro magazzino si divide in tre piani e gli articoli dello stesso ordine possono trovarsi in livelli differenti. Ne risulta che, i lavoratori percorrevano grandi distanze per completare un unico ordine”, commenta il CEO di Gibon.

L’intensificazione del ritmo di lavoro, il numero degli ordini e le referenze nel magazzino hanno evidenziato che la gestione manuale del magazzino era poco efficiente. “Supponeva un rischio troppo elevato di commettere errori e le operazioni erano troppo lente ed inefficienti”, aggiunge Rančnik.

Gibon arrivò alla conclusione che doveva migliorare la sua logistica e richiese la collaborazione dell’azienda tecnologica Špica. “Volevamo installare un software che ci aiutasse a ottimizzare i cicli operativi del nostro magazzino. Lo staff di esperti in soluzioni tecnologiche per la supply chain di Špica ci ha proposto un sistema in grado di risolvere le nostre necessità logistiche”, afferma Rančnik.

Logistica digitale

Dopo aver analizzato i cicli operativi di Gibon, Špica ha scelto il sistema di gestione magazzini Easy WMS di Mecalux, un programma avanzato per gestire la logistica di questo e-commerce e incrementare la produttività delle operazioni del magazzino.

Grazie alla digitalizzazione della gestione, nel magazzino di Gibon non vengono più stampate bolle. Gli operatori si servono di terminali a radiofrequenza per seguire le istruzioni di Easy WMS in tempo reale: il software indica l’ubicazione in cui localizzare ogni articolo e la quantità da prelevare. In questo modo, i movimenti degli operatori sono diminuiti e la spedizione della merce ai clienti ora è più veloce.

"Easy WMS ha migliorato il modo di lavorare, soprattutto perché assegna attività specifiche a ogni operatore e può controllarne l’esecuzione. Una delle difficoltà che abbiamo incontrano con l’aumento del numero degli ordini è stata l’incorporazione di nuovi operatori dato che avevano bisogno di tempo per apprendere come realizzare le attività di magazzino. Con il software di Mecalux che ci ha proposto Špica, i nuovi lavoratori possono operare nel magazzino dal primo giorno, quindi è tutto più produttivo di prima. La produttività del resto del personale è anch’essa migliorata in modo spettacolare, circa del 30%, grazie alla distribuzione più precisa della merce e alla tracciabilità delle operazioni. Inoltre, ci aspettiamo di aumentare ancora di più la produttività in futuro, quando gli operatori utilizzeranno perfettamente il sistema” afferma Rančnik.

Con Easy WMS, Gibon ha ottimizzato i cicli operativi del magazzino, dalle ricezioni alla preparazione e spedizione degli ordini.

Ricevimento merci

“Ogni mese riceviamo due container marittimi e, al giorno, circa 100 kg di articoli dai fornitori in Cina”, spiega Rančnik.

La ricezione è un processo chiave in qualsiasi magazzino perché si traduce in vantaggi a livello operativo. Nel magazzino di Gibon, l’organizzazione efficiente della merce ricevuta permette alla successiva preparazione degli ordini di essere molto più fluida.

La digitalizzazione ha apportato una maggiore rapidità nella ricezione della merce. Gli operatori non devono più annotare uno a uno i prodotti che arrivano alle baie di carico, ma devono solo scansionare i codici a barre con il terminale a radiofrequenza per introdurli automaticamente nel database di Easy WMS.

L'e-commerce ha portato a un'impennata dei resi, quindi Gibon ha richiesto anche una gestione efficiente della logistica inversa. Circa il 20% degli articoli ricevuti ogni giorno sono resi dei clienti. Per questi motivi, Easy WMS indica agli operatori che cosa fare tramite la scansione del codice a barre. In funzione della politica dei resi di Gibon, se gli articoli sono in buono stato possono essere stoccati di nuovo.

Stoccaggio e controllo dell’inventario

Easy WMS dispone di algoritmi e regole configurabili al fine di assegnare un’ubicazione alla merce tenendone in considerazione le caratteristiche e la rotazione. “I prodotti vengono stoccati per categorie. Ad esempio, quelli più venduti vengono ubicati in posizioni accessibili per facilitarne l’entrata e l’uscita”, segnala Rančnik. A seguito dell’identificazione, Easy WMS progetta il percorso che ottimizza lo spostamento degli operatori nel riporre i prodotti nelle scaffalature.

Un’altra miglioria che Gibon ha sperimentato nel suo magazzino si basa sul controllo dell’inventario. Con i cambi di stagione, l’e-commerce aveva diverse difficoltà nel tracciare rigorosamente i prodotti. Ora invece con Easy WMS l’inventario è permanente, ovvero, la quantità di merce di cui dispone la società è sempre aggiornata in tempo reale, il che rende possibile un controllo preciso dello stock.

Preparazione degli ordini

“Con Easy WMS riusciamo ad affrontare l’aumento del numero di ordini avvenuto negli ultimi anni. Gli operatori imparano ad usare il software di gestione in breve tempo. Il sistema è così intuitivo che, seguendo le sue indicazioni, i lavoratori sono molto più rapidi e non commettono errori” afferma Rančnik.

Nel magazzino di Gibon non vengono più stampate bolle e non vengono distribuite agli operatori, infatti, è Easy WMS che organizza e distribuisce le attività lavorative in modo automatico e con maggiore efficienza. Gli operatori devono solo consultare il terminale a radiofrequenza per sapere quali ordini devono essere preparati e dove trovare gli articoli richiesti.

Da quando utilizziamo Easy WMS, gli operatori sono passati dal preparare gli ordini uno a uno al completarne 32 nello stesso percorso.

Inoltre, grazie all’organizzazione efficiente della merce e al controllo dello stock in tempo reale, gli operatori non devono più cambiare piano frequentemente come facevano prima. Possono fare il picking sullo stesso piano e completare 32 ordini nel minor tempo possibile. Con questo nuovo modo di lavorare, Gibon può preparare 6.000 ordini al giorno in alta stagione.

Consolidamento e distribuzione degli ordini

Nell’area di consolidamento, composta da otto stazioni di lavoro, ogni operatore sposta i 32 ordini finiti. Qui si verifica che gli ordini contengano gli articoli corretti, si impacchetta ed etichetta la merce e la si classifica in funzione dell'agenzia di trasporto che effettuerà la consegna.

Easy WMS ha semplificato la creazione e la stampa della documentazione necessaria per i corrieri con l'obiettivo di eliminare gli errori. I documenti includono le informazioni della spedizione e il contenuto del pacchetto; dati fondamentali affinché il corriere possa svolgere il suo lavoro in modo più efficiente.

Per concludere, il software controlla il raggruppamento e la classificazione degli ordini imballati ed etichettati secondo l'agenzia di spedizione. L'organizzazione di questo processo è indispensabile per Gibon che lavora con molte agenzie di trasporto per spedire la merce a migliaia di clienti che acquistano i loro prodotti in 20 Paesi in tutta Europa.

Magazzino ottimizzato

L’e-commercio di moda Gibon ha fatto un passo verso la logistica digitale. In questo modo ha migliorato in modo esponenziale i processi e la tracciabilità delle 10.000 referenze. Con il software di Mecalux, tutto il magazzino è in ordine e gli operatori possono essere più veloci e produttivi e preparare fino a 6.000 ordini in un giorno.

Easy WMS è un software scalabile e flessibile che si adatta alle necessità mutevoli di Gibon. Con questo sistema, l'azienda si serve di tutte le risorse del magazzino per affrontare con efficienza la preparazione e la distribuzione di un crescente numero di ordini.

Easy WMS ha trasformato completamente il suo modo di lavorare. Il software assegna e distribuisce le attività agli operai con maggior efficienza. Siamo contenti perché è un sistema molto intuitivo e facile da usare. Gli operatori hanno migliorato il loro rendimento e hanno imparato a usarlo in poco tempo.