Controllo digitale dell'esigente logistica sanitaria

Medis-M: mettere la salute delle persone al primo posto

Con sede a Maribor, in Slovenia, Medis-M è un grossista specializzato in farmaci e dispositivi medici per farmacie, ospedali e case di cura. La salute delle persone è una delle priorità dell'azienda. Per questo motivo, Medis-M dispone di un ampio portafoglio di dispositivi medici dei marchi più riconosciuti sul mercato, per soddisfare le esigenze dei professionisti della sanità.

• Anno di fondazione: 1996
• Clienti: +300
• Nº di referenze: 3.330

La logistica nel settore sanitario è complessa e sempre più esigente. Dietro ai processi che compongono la catena di approvvigionamento di questo tipo di aziende, c'è molto in gioco: la salute delle persone. La globalizzazione, le esigenze commerciali e i requisiti legali costringono le aziende come Medis-M a perfezionare le proprie operazioni per offrire un servizio differenziato ai clienti.

A Maribor, la seconda città più grande della Slovenia, il grossista di dispositivi medici Medis-M ha deciso di dare un impulso alla propria attività con l'aiuto del software di Mecalux. Rok Krsnik, Responsabile della Logistica, spiega perché la società ha deciso di modernizzare i propri processi: "Non appena abbiamo iniziato a registrare un incremento del numero di ordini e spedizioni, abbiamo capito che dovevamo migliorare il servizio offerto ai clienti. Dovevamo aggiornarci”.

Per Medis-M, la gestione delle sue 3.330 referenze è uno dei processi chiave dell'attività quotidiana: "Volevamo tenere sotto stretto controllo lo stato delle scorte", dice Krsnik. I prodotti farmaceutici e medici richiedono un trattamento speciale per garantirne l'integrità e il consumo senza rischi. Avere gli articoli identificati in ogni momento e controllare la tracciabilità del prodotto è essenziale per poterli conservare nelle migliori condizioni possibili.

Prima della digitalizzazione del magazzino, Medis-M gestiva la merce manualmente. Nell'area di ricevimento, gli operatori annotavano il numero di lotto e la data di scadenza di ogni articolo ricevuto su una bolla di consegna e poi inserivano i dati nel software ERP dell'azienda. "Era un processo che richiedeva molto tempo e il rischio di commettere errori era elevato, soprattutto perché alcuni prodotti sono molto simili", sottolinea Krsnik.

Una delle sfide per le aziende che lavorano con i farmaci è garantire l'agilità della distribuzione per rispettare le scadenze più strette. "Un altro processo che volevamo migliorare era l'allestimento degli ordini", aggiunge il Responsabile della Logistica. Le prestazioni delle operazioni di picking hanno un impatto diretto sulla soddisfazione dei clienti.

Il magazzino di Medis-M è diviso in due aree: una di 310 m² dove vengono depositati i prodotti di piccole dimensioni e un'altra di 564 m², per gli articoli ingombranti. In entrambe le aree, gli operatori prelevano gli articoli che compongono gli ordini e poi li raggruppano nell'area di consolidamento. La mancanza di coordinamento tra le due aree del magazzino ha fatto sì che alcuni ordini rimanessero incompleti e attendessero di ricevere i prodotti prima di essere distribuiti a farmacie, ospedali e case di cura.

Digitalizzazione della logistica

Medis-M ha ritenuto che il modo migliore per tenere traccia delle merci e dei processi fosse con l'aiuto delle tecnologie digitali. "Utilizzavamo l'ERP per controllare la nostra logistica, ma volevamo un sistema più sofisticato, specificamente progettato per aumentare la produttività delle operazioni di magazzino", assicura Krsnik.

L'azienda ha deciso di digitalizzare la propria logistica con un software di gestione magazzino (WMS) che le permettesse di avere una tracciabilità completa dei prodotti e, allo stesso tempo, di prendere decisioni volte a migliorare le operazioni. Medis-M ha cercato la collaborazione della società tecnologica Špica perché, secondo quanto afferma Krsnik: "È esperta in soluzioni digitali per la gestione della supply chain." Dopo aver analizzato le esigenze logistiche di Medis-M, Špica ha proposto l'installazione di Easy WMS, il software sviluppato da Mecalux e implementato in oltre 1.000 strutture in 36 Paesi: "Ci hanno assicurato che poteva essere adattato alle caratteristiche della nostra attività", dice Krsnik.

Easy WMS è stato integrato con l'ERP di Medis-M, in modo che entrambi i sistemi possano trasferire dati e informazioni per ottenere maggiori prestazioni nelle operazioni. Collegando i due programmi, Easy WMS conosce tutti i dettagli dei prodotti e comunica i movimenti di ogni articolo all'ERP in tempo reale. Dopo l'installazione di Easy WMS, Medis-M ha incrementato la produttività del magazzino del 36% e gli errori di preparazione degli ordini sono diminuiti del 51%.

Gestione operativa con Easy WMS

“Una delle caratteristiche che più ci piacciono di Easy WMS è la sua capacità di monitorare tutti i processi per ridurre al minimo ogni possibilità di errore. Il sistema di gestione è molto intuitivo e facile da usare. I nuovi operatori che entrano in azienda imparano a lavorare con Easy WMS in pochissimo tempo", manifesta Krsnik.

Il software di Mecalux interviene in tutti i processi del magazzino di Medis-M, dal ricevimento delle merci alla distribuzione degli ordini ai clienti.

• Ricezioni. Quando i prodotti inviati dai fornitori arrivano dalla Slovenia, dalla Germania o dagli Stati Uniti, gli operatori leggono il codice a barre di ciascuno di essi con i loro terminali a radiofrequenza, in modo che vengano automaticamente registrati nel sistema. "Ora il lavoro nell'area di ricevimento è molto più semplice di prima: gli operatori devono solo leggere il codice a barre della merce", dice Krsnik. Grazie all'integrazione con l'ERP, Easy WMS registra gli attributi logistici di ogni prodotto.
• Stoccaggio. Easy WMS assegna un’ubicazione agli articoli. Per sviluppare la strategia di slotting, il software incorpora regole e algoritmi che tengono conto di variabili quali, ad esempio, il numero di referenze di ogni prodotto o le sue dimensioni. "Gestiamo la merce secondo il criterio FEFO, cioè, il primo articolo a scadere è il primo a uscire", dice Krsnik.
• Controllo dello stock. Grazie all'identificazione di tutti i prodotti fin dal loro arrivo in magazzino, Easy WMS può monitorare e organizzare tutte le merci. Il sistema bilancia gli articoli ricevuti e quelli spediti per determinare il numero di unità disponibili per ogni articolo. Easy WMS organizza quindi l'approvvigionamento delle merci, notificando all'ERP la quantità di prodotti da acquistare dai fornitori per garantirne la disponibilità per le attività di picking.
• Preparazione degli ordini. Gli ordini vengono preparati per raggruppamento e per zone. "Un operatore lavora solo nella zona che Easy WMS gli ha assegnato e, una volta lì, preleva i prodotti che compongono più ordini sullo stesso percorso", spiega il Responsabile della Logistica. Se un ordine comprende articoli provenienti da entrambe le aree del magazzino, Easy WMS organizza il picking immediato in entrambe le aree per garantire che i prodotti siano riuniti il più rapidamente possibile nell'area di consolidamento. Easy WMS indica agli operatori come preparare ogni ordine: indica il luogo in cui recarsi, gli articoli da individuare e la quantità da estrarre.
• Consolidamento. Nell'area di consolidamento, le merci provenienti da diverse aree del magazzino vengono raggruppate e imballate prima di essere inviate al cliente finale. Seguendo le istruzioni di Easy WMS, gli operatori non solo classificano gli articoli, ma controllano anche che non siano stati commessi errori durante la preparazione degli ordini.
• Spedizioni. Ogni mese, più di 2.000 ordini vengono spediti ai clienti di Medis-M in tutta la Slovenia. Nell'area di spedizione, gli ordini sono organizzati in base all'indirizzo di consegna. Gli operatori devono semplicemente scansionare il codice a barre sugli ordini e seguire le istruzioni di Easy WMS per posizionare i prodotti sul camion di consegna corrispondente senza commettere errori.

Velocità e tracciabilità

Easy WMS è un software con una moltitudine di funzionalità che aiutano Medis-M a realizzare una logistica avanzata, capace di adattarsi ai cambiamenti del business. Uno dei miglioramenti più significativi che l'azienda ha sperimentato è la tracciabilità dei prodotti. Mantenere un controllo più dettagliato dello stock limita il rischio di fallimenti nelle diverse operazioni e permette di tracciare qualsiasi movimento di merci fino alla consegna degli ordini ai clienti.

Il software di Mecalux è stato progettato per accrescere la produttività della società e snellire operazioni chiave come la preparazione degli ordini. "Easy WMS progetta i percorsi più efficienti attraverso il magazzino per garantire che gli operatori percorrano le distanze più brevi possibili", afferma Krsnik.

Una supply chain integrata è la chiave del successo di Medis-M. La digitalizzazione ha permesso all'azienda di gestire e distribuire farmaci e dispositivi medici con piena garanzia di sicurezza. Tutte le operazioni di magazzino sono coordinate e sincronizzate con un obiettivo comune: consegnare le merci ai clienti in modo rapido e senza errori.

Una delle caratteristiche che più ci piacciono di Easy WMS è la sua capacità di monitorare tutti i processi di magazzino per ridurre al minimo ogni possibilità di errore. Con Easy WMS abbiamo incrementato la produttività del nostro magazzino del 36%. Il sistema di gestione è molto intuitivo e facile da usare. I nuovi operatori che si uniscono allo staff imparano a lavorare con Easy WMS in pochissimo tempo.