Approvvigionamento: la chiave per un servizio efficiente

C’è un rapporto molto stretto tra l’approvvigionamento e il servizio che offre un’azienda, poiché ogni impresa deve rifornirsi in anticipo di risorse per lo sviluppo della sua attività. L’approvvigionamento è collegato al flusso continuo di scorte, materiali e servizi. Per garantire sempre la massima efficienza, è fondamentale una corretta gestione dello stock.

Quando si organizza l’approvvigionamento di stock in magazzino, bisogna domandarsi prima di tutto quando si deve effettuare un ordine e quante unità di prodotto sono necessarie. Nel presente articolo, rispondiamo a queste domande, analizziamo il ciclo di approvvigionamento e descriviamo i cicli operativi correlati a questo processo.

Definizione di approvvigionamento

Che cos’è l’approvvigionamento? L’approvvigionamento è il ciclo operativo della logistica che ha l’obiettivo di fornire materie prime o merce in generale a un magazzino, un centro logistico, uno stabilimento o un negozio al fine di garantire il corretto svolgimento delle attività aziendali (produzione, distribuzione o vendita). Il concetto di approvvigionamento è associato anche a termini come scorta o fornitura.

Dal punto di vista del magazzino, il significato di approvvigionamento è collegato a quello di punto di riordino. Quando lo stock di una determinata referenza è al di sotto di un livello predefinito (ad esempio, con il modello di Wilson), è necessario emettere un ordine di acquisto o di riassortimento per evitare che si verifichi una rottura di stock, con conseguente perdita delle vendite se non addirittura interruzione della produzione. Per questo motivo, la gestione dell’approvvigionamento è fondamentale per lo sviluppo aziendale.

Il ciclo di approvvigionamento

Il ciclo di approvvigionamento comprende tutti i cicli operativi dal momento in cui si effettua l’acquisto o la richiesta delle scorte fino al ricevimento del prodotto negli impianti (magazzino, stabilimento o negozio).

Il ciclo varia a seconda che si tratti di imprese di produzione, industriali o commerciali.

• Impresa di produzione o industriale: il ciclo di approvvigionamento collega il magazzino e il centro di produzione. Le materie prime vengono stoccate nelle scaffalature fino a quando sono necessarie nelle linee di produzione. Una volta avvenuta la trasformazione in prodotto finale, quest’ultimo viene stoccato in attesa di essere spedito.
• Impresa commerciale: in questo caso, il ciclo di approvvigionamento è più semplice, poiché il prodotto commercializzato non deve essere sottoposto ad alcuna trasformazione. L’impresa acquista e stocca i prodotti finiti fino al momento della spedizione al cliente finale, a un negozio fisico o a un altro magazzino.

Quali cicli operativi include l’approvvigionamento?

Per un approvvigionamento efficiente, è necessario tenere conto dei seguenti cicli operativi:

• Analisi delle esigenze. Quali risorse sono necessarie per svolgere le attività aziendali in un determinato periodo? L’importante è fissare la quantità di materiali, scorte e servizi necessari per produrre o commercializzare un articolo.
• Acquisto. Transazione per ottenere la quantità di risorse e i servizi necessari al prezzo minimo. Prima di tutto, occorre scegliere un fornitore che oltre a un prezzo competitivo garantisca la qualità e il rispetto dei termini di consegna concordati. In questo contesto, il lead time è un fattore determinante.
• Ricevimento e stoccaggio. Le risorse ricevute nell’area delle baie vengono stoccate nelle scaffalature fino a quando sono necessarie nelle linee di produzione. Vengono stoccati anche gli articoli finiti quando escono dallo stabilimento di produzione.
• Approvvigionamento e spedizione. Bisogna rifornire lo stabilimento con le risorse necessarie per la continuità produttiva dello stabilimento e, analogamente, spedire la merce che approvvigionerà un altro magazzino o un negozio fisico. A questo punto, è importante soprattutto garantire la massima efficienza: l’overstock può causare colli di bottiglia e aumentare i costi di stoccaggio.
• Gestione degli stock. Una gestione dello stock efficiente influenza direttamente il rendimento di tutti i cicli operativi coinvolti nel ciclo di approvvigionamento.

Le operazioni correlate all’approvvigionamento coinvolgono vari reparti dell’azienda: da quelli dell’amministrazione e degli acquisti, che si occupano di programmare l’acquisto della merce, fino a quello che gestisce la spedizione della merce al cliente, ovvero il magazzino. L’organizzazione e il coordinamento tra i cicli operativi è di vitale importanza per un approvvigionamento efficiente.

Problemi dell’approvvigionamento inefficiente

Se l’approvvigionamento non viene gestito con efficienza, si rischia di incorrere in serie problematiche. Le più comuni sono:

• Carenza o rottura di stock. Restare senza stock significa perdere vendite, ridurre la produttività o, nel peggiore dei casi, sospendere la produzione perché le linee sono rimaste senza le risorse indispensabili per lo svolgimento delle attività. Si suggerisce vivamente di tenere uno stock di sicurezza, con cui affrontare eventuali imprevisti dovuti alla variazione della domanda, ed evitare così una rottura di stock.
• Stock inattivo. Si verifica quando si acquista stock in eccesso che diventa obsoleto, comportando inutili costi di stoccaggio.
• Dipendenza dai fornitori. In genere avviene quando si applica un metodo di approvvigionamento just-in-time. Che cosa significa? Le scorte vengono acquistate secondo necessità. Pertanto, qualsiasi problema con i fornitori avrà conseguenze sull’intero ciclo di approvvigionamento.

Tutti i problemi dovuti a inefficienze dei processi di approvvigionamento hanno una conseguenza in comune: un considerevole aumento dei costi operativi. Dalla gestione ottimale dell’approvvigionamento dipende l’opportunità di proporre prezzi più contenuti, un servizio migliore e, in sostanza, una maggiore competitività.

L’approvvigionamento con un WMS

Possiamo migliorare la gestione dell’approvvigionamento con un software gestione magazzino? Assolutamente sì. Un magazzino organizzato e coordinato è fondamentale per raggiungere una gestione dell’approvvigionamento efficiente e redditizia per l’azienda.

Con un WMS si può gestire il livello di scorte in base alla strategia di approvvigionamento: just-in-time, sincronizzato con la produzione o in base a uno stock di sicurezza.

Ad esempio, Easy WMS di Mecalux offre il modulo Software Gestionale della Produzione, che garantisce l’approvvigionamento continuo di materie prime per le linee di produzione, poiché sincronizza il polmone di approvvigionamento con quello di produzione. Ciò implica un monitoraggio esaustivo dello stato delle materie prime e dell’esatta quantità utilizzata in ogni fase. Il modulo offre molte altre funzioni, tra cui la gestione della distinta base (DiBa), un elenco completo di materie prime, parti e utensili necessari per la fabbricazione di un determinato prodotto.

Inoltre, il software collegato con un MES non solo sincronizza i cicli operativi del magazzino con i processi produttivi per garantire l’approvvigionamento, ma fornisce anche la tracciabilità di tutti i processi e la visibilità degli articoli in tempo reale.

Il migliore alleato della catena di produzione

Una delle principali attività della supply chain è la gestione dell’approvvigionamento. Controllare l’inventario per definire la quantità di stock con cui lavorare e la periodicità degli ordini di fornitura per soddisfare le esigenze della catena di produzione è un compito più complesso di quello che sembra.

In quest’ottica, Mecalux propone le migliori soluzioni logistiche per lo stoccaggio e la gestione con cui organizzare un approvvigionamento efficiente. Se anche tu ritieni che la digitalizzazione dei processi sia sinonimo di successo e redditività aziendale, non esitare a contattare Mecalux: ti aiuteremo a trovare la soluzione logistica più adatta a soddisfare le tue esigenze.