Spedizione merce: fasi e strategie

La spedizione della merce è un'operazione di logistica in uscita che viene realizzata allo scopo di inviare un solo collo o una partita di merce ad un destinatario (cliente), in un determinato momento e in un certo luogo.

È possibile suddividere il processo di spedizione in varie fasi, alle quali corrispondono diverse attività. In questo articolo passeremo in rassegna tutti gli step che anticipano la spedizione della merce, con un focus speciale sulle strategie da adottare per renderle più efficienti.

Fasi della spedizione delle merci

La spedizione è il passo in cui culminano quattro fasi di magazzino, tutte essenziali affinché un prodotto possa essere recapitato a un cliente. Vediamole nel dettaglio.

1. Pianificazione delle consegne

La fase di pianificazione è essenziale per due motivi: da un lato perché permette di organizzare il lavoro e gli invii; dall'altro, perché permette di integrare questo processo all'interno del più ampio ventaglio di operazioni che si svolgono normalmente in un magazzino. In termini pratici, pianificare le consegne significa:

• Conoscere e confermare gli ordini che saranno processati ed evasi.
• Ordinare la lista di ordini.
• Assegnare i trasportisti e gestire gli slot temporali in cui dovranno ritirare le merci.
• Programmare l'utilizzo delle baie di carico e scarico.
• Prevedere lo spazio per un buffer per la spedizione.

2. Controllo della documentazione e allestimento

In questa fase si realizza il controllo dei documenti relativi ai prodotti e di quelli da consegnare ai trasportisti, cercando di ridurre i margini di errore che potrebbero compromettere la consegna al cliente.

Esistono un'infinità di documenti associati alla fase di spedizione delle merci: fattura commerciale, ricevuta di carico dello spedizioniere, fattura dello spedizioniere, fattura dello spedizioniere, la bolla contenente l'ordine ricevuto ecc. L'importante è che i documenti e le informazioni essenziali vengano registrati nel software per la gestione del magazzino.

Oltre ai controlli relativi alla documentazione, in questa fase si verifica il peso e il volume dei colli per accertarsi che questi siano in linea con i requisiti dello spedizioniere. Una volta realizzato questo step, si terminano di impacchettare le merci e all'imballaggio dei colli. Infine, si etichettano le merci.

3. Consolidamento delle merci

Il consolidamento consiste nel raggruppare più merci provenienti da diverse aree di picking o di magazzino per poter essere successivamente spedite. Di solito le merci vengono consolidate per poter essere accatastate su un pallet, o perché si rende necessaria una spedizione con la tecnica del groupage.

Il consolidamento delle merci dipende dalle modalità di picking e dall'efficienza nello svolgimento delle stesse. Se il prelievo degli articoli avviene in modo disordinato, c'è da aspettarsi un posizionamento disordinato delle merci in area spedizione e una maggiore difficoltà nel consolidare le merci.

4. Caricamento sul camion

Una volta posizionata la merce, bisogna realizzare queste ultime tre attività:

• Si verifica che il rimorchio in attesa del carico in banchina sia il corretto.
• Si carica la merce nel camion distribuendo il peso.
• Si consegna al trasportatore la documentazione da firmare.

Ci teniamo a sottolineare l'importanza di osservare le norme di sicurezza nelle attività di carico e scarico in quanto in questa fase si verificano la maggior parte delle cadute o degli incidenti con i mezzi di sollevamento.

Caratteristiche dell'area spedizioni del magazzino

Quando si progetta il layout del centro, è auspicabile configurare l'area spedizioni considerando le fattori quali il numero di invii giornalieri, la pianificazione oraria e le caratteristiche strutturali dell'edificio (numero delle baie di carico, presenza o meno di soluzioni automatiche ecc.)

In un magazzino gli ordini possono essere evasi e spediti nella stessa area in cui avviene il ricevimento merci, quella adiacente alle baie di carico e scarico. I questo modo si alternano le attività legate all'entrata e all'uscita delle merci, sfruttando meglio la superficie dell'impianto. In questa zona si trova di solito il buffer (deposito temporaneo). In queste aree possono essere installati dei trasportatori a rulli per sveltire le operazioni di carico.

Strategie per ottimizzare il processo di spedizione delle merci

A seguire illustreremo tre best practice basate su pianificazione, semplificazione e automazione con cui organizzare al meglio le spedizioni.

1. Pianificazione basata sul trasporto

Gli ordini dovrebbero essere organizzati in gerarchie basate sulle seguenti variabili: percorso di consegna, tipo di veicolo, cliente, priorità di spedizione, tra gli altri. Questi parametri logistici sono più facili da controllare in presenza di programmi per la gestione delle scorte.

È bene ricordare che un software WMS è in grado di processare gli ordini in maniera statica o dinamica. Nel primo caso, la pianificazione avviene all'inizio di ogni turno di lavoro (con cadenza giornaliera). Nel secondo caso, dinamico, la pianificazione avviene in tempo reale, regolando i flussi di prelievo e spedizione man mano che vengono ricevuti nuovi ordini.

Una pianificazione che tiene conto di tutti i fattori appena descritti permette di adottare strategie di prelievo basate sulla perfetta coordinazione tra magazzino e corrieri, come il picking massivo (wave picking).

2. Standardizzazione e semplificazione della gestione documentale

Quando il volume della documentazione aumenta, è bene semplificare e standardizzare al massimo la gestione documentale. A tal proposito, è decisiva l'integrazione tra le norme relative all'etichettatura-documentazione del magazzino e dei trasportisti. Esistono moduli di WMS - come il Multi Carrier Shipping Software - che permettono, ad esempio, la stampa di etichette compatibili con le principali aziende di trasporto, e di assegnare un codice per la tracciabilita.

3. Automatizzazione delle attività di carico in combinazione con sistemi RFID

La combinazione di soluzioni automatiche e tecnologie a radiofrequenza aumentano l'efficienza dei processi di spedizione. Vediamo tre soluzioni concrete da applicare in magazzino che rendono più efficiente questo processo:

• Trasportatori industriali: rendono più rapide le operazioni di carico e scarico dei camion. Quando si effettua il caricamento delle merci nei rimorchi, si ricorre a rulliere frenanti che permettono di sequenziare i pallet mantenendo una velocità di scivolamento, essenziale per garantire la stabilità dei carichi. Questi aspetti si possono apprezzare nel video che segue.

• Trasportatori a rulli motorizzati integrati nelle rampe di carico: si tratta di una soluzione estremamente efficiente in quanto permette di far convogliare i carichi direttamente nel rimorchio. Mecalux ha installato questa soluzione nel magazzino del Gruppo Siro, grazie alla quale l'impresa ha moltiplicato la produttività dei processi di spedizione delle merci.
• Tecnologie RFID: quando ai sistemi di movimentazione automatica si associano tecnologie RFID, si raggiunge il massimo dell'efficienza. Grazie ai tag RFID si bypassa la necessità di usare gli scanner per l'identificazione delle merci, che avverrà in maniera automatica quando i pallet passano per l'arco di controllo o per le postazioni di ispezione (entrambe si occupano di inviare le informazioni direttamente al sistema informatico).

È complesso suddividere le operazioni del magazzino in segmenti isolati fra loro, poiché tutte le attività che si svolgono in un impianto influenzano le altre, impattando direttamente sull'intera supply chain. Se vuoi rendere più efficiente questo processo, non esitare a contattarci: uno dei nostri tecnici ti aiuterà a definire i punti di attrito e a trovare soluzioni per questi.