Distinta base (BOM): il miglior alleato nella catena di produzione

La distinta base (DiBa), o Bill of Materials (BOM) in inglese, è un documento che definisce tutti gli elementi necessari per la realizzazione di un determinato prodotto. La lista di materiali è essenziale nelle fasi di progettazione, produzione e assemblaggio di un prodotto.

La distinta base di un fabbricante di pane, ad esempio, comprenderà materie prime quali farina, lievito, acqua, oltre alle informazioni riguardanti l'infrastruttura necessaria per la produzione (macchine per la pasta e forni).

In questo articolo analizzeremo le caratteristiche principali di una DiBa e parleremo di come creare questo documento partendo da un esempio reale di distinta base.

Cos’è una distinta base o BOM? Definizione

Una distinta base, Bill of Materials o BOM, è un elenco completo degli assiemi (materiali principali) e dei sottoassiemi (sottocomponenti) necessari per realizzare un determinato prodotto. Oltre alla lista di materiali, la DiBa deve indicare le quantità richieste di ciascuno item e contenere le istruzioni per il processo di produzione (compresa la sequenza di assemblaggio del prodotto).

Una piccola precisazione: il termine BOM (Bill of Materials) non va confuso con MTO (Material Take Off), sebbene a volte i due vengano intesi come sinonimi. La distinta base si impiega nella fabbricazione di prodotti, mentre l’applicazione dell’MTO è circoscritta al settore dell'edilizia.

In sintesi, una distinta base è una lista dei materiali essenziali per fabbricare un prodotto. La sua creazione rappresenta un processo chiave per ridurre i costi delle operazioni di magazzino.

A cosa serve una distinta base?

Un BOM contenente un’anagrafica dettagliata dei materiali impatta positivamente sulla fornitura delle linee di produzione, ma genera dei benefici anche a livello di intralogistica. Dato che i magazzini devono adattarsi a cicli produttivi sempre più impegnativi, la distinta base si presenta come uno strumento fondamentale per sincronizzare al meglio logistica e produzione.

La DiBa apporta miglioramenti ai seguenti processi:

• Pianificazione dell'acquisto di materie prime: la distinta base migliora la pianificazione degli acquisti evitando il rischio di accumulare stock in eccesso.
• Definizione del costo delle attrezzature: oltre alla spesa relativa all’acquisto delle materie prime, esiste un costo legato alle attrezzature necessarie per gestirle (dalle semplici forbici o colla fino alle sofisticate macchine da taglio). Il BOM permette di definire meglio questi costi.
• Prevenzione di rotture di stock: l'impianto di produzione deve sempre disporre delle materie prime necessarie per fabbricare un prodotto senza interruzioni. La DiBa migliora il controllo delle scorte e mitiga questo rischio.
• Riduzione degli errori: la distinta base definisce tutti i processi relativi alla fabbricazione di un prodotto, riducendo così le probabilità di errore. Inoltre, rende più facile rilevare in che punto e in quale momento si è verificata un’anomalia (tracciabilità del prodotto).

Un BOM è il punto di partenza per raggiungere una catena di produzione ottimizzata, priva di errori e che viaggia a pieno regime.

Tipologia e struttura: un esempio di distinta base

La distinta base presenta un’organizzazione gerarchica dei materiali strutturata in più livelli: al livello “zero”, ovvero quello che occupa la posizione più in alto della gerarchia, si trova il prodotto finito. Ai livelli più bassi ci sono invece le componenti e i sottocomponenti. Tutto ciò appare ben illustrato nell’esempio di distinta base della bicicletta.

La struttura gerarchica e i livelli di un BOM dipendono dalla complessità del prodotto. Le due strutture diffuse sono:

• Single-level bill of materials: destinata utilizzata per la realizzazione di prodotti dalla bassa complessità. L'elenco dei materiali necessari per fabbricare un tavolo, ad esempio, consisterebbe in una lista di un solo livello, poiché l’oggetto si compone solo di quattro gambe, una tavola, viti e dadi.
• Multilevel bill of materials. Il numero di livelli di una DiBa può considerarsi un indice di complessità del prodotto. Questo perché una distinta base può contenere al suo interno più BOM, includendo diversi livelli di assiemi e sottoassiemi, nonché la relazione tra ogni parte e la loro quantità. Nel primo livello troviamo indicate quattro componenti e le quantità necessarie: cambio (1), ruote (2), pedali (2) e telaio (1). Il cambio e il telaio, a loro volta, includono sottocomponenti:

1. Cambio: pignoni (5), corone (3) e cavo (2).
2. Telaio: freno (2), sellino (1), manubrio (1), forcella (1).

Inoltre, la distinta materiali fornisce ulteriori specifiche relative al processo di fabbricazione, assemblaggio e collaudo:

• Livello: a ciascun materiale è assegnato un codice corrispondente a un preciso livello gerarchico. Il livello 0 è il prodotto finale, il livello 1 gli assiemi ( componenti), il livello 2 i sottoassiemi (sottocomponenti) ecc.
• Codice identificativo: a ogni materia prima, materiale, parte o componente che appare nella distinta viene assegnato un codice che ne facilita l'identificazione.
• Descrizione: l'elenco include una descrizione di ciascun materiale o componente che aiuta a comprendere, identificare e distinguere meglio gli elementi che lo compongono.
• Quantità: nella DiBa è necessario specificare il numero di unità richieste per ciascun componente.
• Note: qualsiasi informazione aggiuntiva e pertinente deve essere inserita nelle note.

La distinta di base gioca un ruolo di primo piano anche in diversi processi di magazzino, come per esempio il kitting. La qualità e l’efficienza nella preparazione dei singoli componenti della distinta base di un prodotto dipende dalla precisione delle informazioni contenute in essa.

Tipologie di BOM

Esistono diverse tipologie di DiBA classificate in base allo scopo e alle esigenze aziendali. Ecco le più diffuse:

• MBOM (Manufacturing Bill Of Materials): la distinta base di produzione contiene informazioni su tutte le parti e gli assiemi necessari per costruire un prodotto, nonché il materiale di imballaggio per inviare il prodotto finito al cliente. Le informazioni contenute in un MBOM vengono utilizzate per pianificare l’acquisto delle materie prime e stabilire quando iniziare l'ordine di produzione. Il MBOM agevola il lavoro del reparto acquisti in quanto permette di programmare l’acquisto dei materiali in anticipo e di negoziare un prezzo migliore con i fornitori.
• EBOM (Engineering Bill Of Materials): è la distinta base di progettazione. Si tratta di un distinta tecnica creata dagli ingegneri durante la fase di progettazione solitamente realizzata in CAD (Computer Aided Design) o EDA (Electronic Design Automation). Un EBOM rigoroso e accurato è centrale nel lancio di un nuovo prodotto in quanto è il documento attraverso cui si garantisce la disponibilità dei materiali al momento della fabbricazione dell'articolo. È comune avere più di un EBOM per un prodotto, poiché il design subisce una serie di revisioni. La distinta tecnica si converte in una distinta base di produzione attraverso i processi industriali e la logistici.
• SBOM (Service Bill Of Materials): è la distinta di collaudo e manutenzione, ovvero un elenco di materiali di servizio necessari per le fasi di installazione e riparazione, nonché tutti i componenti riparabili di cui un servizio tecnico deve disporre per garantire il corretto funzionamento di un prodotto.
• Sales Bill Of Materials: offre tutti i dettagli di un prodotto finito prima dell’assemblaggio e durante la fase di vendita. In questo tipo di lista sia il prodotto finito sia i componenti vengono visualizzati come articoli separati nel documento dell'ordine cliente.

Alla luce di quanto sopra, si evince che è possibile generare una distinta base praticamente per qualsiasi attività, indipendentemente dagli elementi o dai processi coinvolti: dalla cottura di un semplice piatto di pasta fino alla realizzazione di un aeroplano.

Software per BOM: ERP e WMS

L'uso del software di gestione magazzino è essenziale per controllare e monitorare automaticamente la corretta applicazione di una distinta materiali.

Fino a qualche decennio fa, le distinte materiali, in particolare il MBOM (Manufacturing Bill Of Materials), erano gestite da un sistema o da un software responsabile della pianificazione e della gestione dell'inventario relativo alla produzione. Nel corso degli anni, i sistemi MRP si sono evoluti in ERP (Enterprise Resource Planning), ampliando il ventaglio di funzioni legate ai processi produttivi.

Parallelamente e compatibili con l’ERP, troviamo i software di gestione magazzino WMS. Questi sistemi si rivelano più precisi e sofisticati per quel che fa la logistica di magazzino e, rispetto agli ERP, contribuiscono a incrementare le performance dei processi produttivi e di stoccaggio.

Il software per la produzione di Mecalux, invece, consente la totale integrazione tra i processi di approvvigionamento delle linee di produzione e di stoccaggio del prodotto finito. In questo modo si ottengono i seguenti vantaggi: tracciabilità totale delle merci, una migliore gestione delle scorte, tempi di ciclo ottimizzati e prodotti di maggiore qualità.

BOM: uno strumento basilare per sincronizzare logistica e produzione

Le filiere produttive moderne non ammettono errori: tutti gli elementi coinvolti nella supply chain devono essere ottimizzati al per ottenere alti livelli di rendimento. Per quanto riguarda la relazione tra processi produttivi e logistici, è essenziale una sincronizzazione totale, poiché le prestazioni un ambito influisce sull’altro.

La distinta base è quello strumento in grado di creare un ponte tra le esigenze produttive e logistiche. Una DiBa non è un semplice elenco di materiali, ma rappresenta il perno attorno a cui ruotano la fabbrica e il magazzino.