EDI nella logistica: tecnologia per una comunicazione standard

L’uso della tecnologia EDI nella logistica si è consolidata come una soluzione in grado di favorire una comunicazione fluida e standard tra tutti gli attori che lavorano nella supply chain: dai fornitori fino alle agenzie di trasporto che distribuiscono gli ordini.

In questo articolo analizziamo come l’EDI è entrato nella logistica e quali vantaggi apporta l’incorporazione di questa tecnologia nella supply chain.

Cos’è l’EDI?

Una prima definizione di EDI (sigla inglese di Electronic Data Interchange) si riferisce alla tecnologia utilizzata per lo scambio elettronico di documenti tra le aziende attraverso un formato standard. Nelle transazioni EDI, con le quali viene eliminato lo scambio di documenti cartacei, le informazioni vengono trasferite codificate in un formato comune dal software di un’impresa al software di un’altra, evitando possibili errori di lettura o perdite di informazioni.

Il sistema EDI ha la sua origine nell’ambito militare. Il Sergente nordamericano Edward A. Guilbert viene considerato come il precursore dello scambio elettronico delle informazioni. Insieme ad altri amministratori logistici, Guilbert sviluppò, nel 1948, un sistema di trasmissione delle informazioni per telescrivente e telefono per risolvere i problemi logistici di approvvigionamento di Berlino Ovest.

Più tardi, negli anni '60, quando le aziende iniziarono ad informatizzare la loro gestione interna, cercarono una soluzione che provvedesse al trasferimento delle informazioni. Nel 1968, venne creata la commissione Transportation Data Coordination Committee (più conosciuta con la sua sigla in inglese TDCC) per sviluppare normative nell’industria. Il TDCC organizzò un programma sui formati dei messaggi, codici e protocolli di comunicazione. Nel 1975, pubblicò la prima documentazione sui sistemi EDI.

Successivamente, questo metodo di comunicazione è stato adottato in settori come quello automotive, per assicurare l’approvvigionamento just-in-time delle materie prime alle linee di produzione, o quello finanziario, per semplificare i bonifici bancari. È arrivato anche al settore sanitario, dove è fondamentale garantire i rifornimenti medici agli ospedali, e a quello farmaceutico, il cui obiettivo è realizzare una comunicazione efficiente tra i laboratori.

La diffusione del sistema EDI sempre in più aziende e Paesi si basa sugli standard che garantiscono che i messaggi possano essere inviati, capiti e riconosciuti da qualsiasi interlocutore. Gli standard più utilizzati sono l’UN/EDIFACT dell’Organizzazione delle Nazioni Unite e l’ANSI ASC X12 dell’American National Standards Institute (ANSI).

L’uso del sistema EDI nella logistica

L’utilizzo dell’EDI nella logistica si è normalizzato come risposta alle necessità di velocizzare i flussi di informazioni e coordinare tutti gli attori che lavorano nella supply chain.

Nella supply chain, l’EDI compie differenti funzioni. Da una parte permette ai fornitori di comunicare alle aziende gli articoli che riceveranno in magazzino, dall’altra, aiuta le aziende a comunicare alle agenzie di trasporto gli ordini che dovranno distribuire. Per fare ciò, le aziende generano il cosiddetto Advanced Shipping Notice (ANSI X12 EDI 856), cioè, un documento elettronico che include informazioni dettagliate sul contenuto dell’invio.

Il software di gestione magazzino Easy WMS di Mecalux è in grado di lavorare con il sistema EDI integrato con un ERP. Alcuni ERP sul mercato usano questo sistema di messaggeria per comunicare con i loro fornitori o con le agenzie di trasporto. Easy WMS può anche scambiare informazioni in formato EDI con l’ERP per velocizzare così lo scambio dei dati.

Vantaggi e svantaggi dell’EDI nella supply chain

Incorporare la tecnologia EDI alla logistica apporta i seguenti vantaggi:

• Agilità e sicurezza. Assicura uno scambio di informazioni sicuro tra tutti gli attori che compongono la supply chain. Digitalizzando lo scambio dei dati, le aziende risparmiano tempo ed eliminano costi e possibili errori derivati dalla gestione manuale delle informazioni.
• Comunicazione efficiente. Utilizza un formato condiviso dal mittente e dal ricevente che semplifica lo scambio elettronico dei dati. Grazie alla standardizzazione, vengono superate le barriere tecniche. Evita anche di controllare manualmente le informazioni, poiché i dati, semplicemente, fluiscono tra le applicazioni.
• Informazioni in tempo reale. Attiva uno scambio di informazioni istantaneo tra differenti aziende. In questo modo, ad esempio, il Responsabile del Magazzino può sapere, in anticipo, quali articoli gli invieranno i suoi fornitori, al fine di poter pianificare i cicli operativi del magazzino.
• Semplicità nelle pratiche amministrative. Permette una gestione precisa delle bolle di consegna e delle fatture, diminuendo i costi amministrativi. In questo modo, nel magazzino è possibile verificare se gli articoli ricevuti coincidono con quelli che i fornitori avevano comunicato.
• Cicli operativi programmati. Con un flusso di informazioni fluido, gli attori che formano la supply chain possono programmare meglio i loro cicli operativi. Ad esempio, i fornitori possono organizzare la distribuzione delle materie prime in funzione al volume di lavoro nelle linee di produzione.
• Miglioramento delle relazioni commerciali. Le aziende non hanno bisogno di interpretare le informazioni che ricevono, per cui la gestione delle fatture e degli ordini d’acquisto viene svolta con maggiore rapidità.

Nonostante ciò, questa tecnologia presenta anche alcuni svantaggi:

• Investimento iniziale. Digitalizzare lo scambio di informazioni, fare affidamento su una rete di valore aggiunto e con un software per codificare e inviare i dati, richiede un investimento iniziale che può causare certa reticenza.
• Adattamento necessario. Le aziende che scambiano dati con il sistema EDI devono avere certi requisiti. Inoltre, attualmente, il sistema EDI non è flessibile per far fronte ai cambiamenti del mercato.

EDI nella logistica: ottimizzazione dei flussi delle informazioni

Lo scambio elettronico dei dati facilita una comunicazione efficace tra tutti gli attori che formano la supply chain, la cui struttura può essere complessa, incorporando cicli operativi molto differenti. Con l’uso dell’EDI nella logistica è possibile coordinare tutti i processi con l’obiettivo di raggiungere una migliore efficienza.

La digitalizzazione si è convertita in un’alleata dei magazzini perché aiuta le aziende a controllare i processi e a realizzare una tracciabilità minuziosa dei prodotti. Contattaci per conoscere le soluzioni tecnologiche che Mecalux sviluppa affinché gli esperti in logistica possano essere preparati per le richieste dei clienti del futuro.