Gestione dell’inventario: cos’è e come realizzarla correttamente

La gestione dell'inventario è un processo indispensabile nelle aziende che distribuiscono prodotti fisici. Mantenere un controllo rigoroso delle scorte è necessario per soddisfare la domanda senza generare eccedenze.

In questo articolo, esploriamo l'importanza di una gestione efficiente dell'inventario e come ottimizzarla per evitare sia le rotture di stock sia l’overstock. Analizzeremo i diversi tipi di inventari, le caratteristiche fondamentali di un sistema di gestione efficiente e come implementarlo per contribuire a migliorare il controllo dello stock.

Cos'è la gestione dell’inventario e perché è così rilevante?

La gestione dell'inventario consiste nel controllare e pianificare i prodotti di cui dispone un'azienda, dal loro acquisto o produzione fino al loro stoccaggio e successiva distribuzione o vendita. Questo ciclo operativo ha come finalità assicurare che i livelli di scorte siano adeguati a soddisfare i clienti e prevenire sia la mancanza sia  l'eccesso di stock.

Il controllo e la gestione dell’inventario richiedono una visibilità costante sulla merce per poter pianificare gli approvvigionamenti e ottimizzare lo stoccaggio. Avere accesso a informazioni in tempo reale permette di garantire il rispetto degli ordini, ridurre i tempi di consegna e prevenire rotture di stock, overselling o accumuli inutili di merce. Questo approccio è particolarmente vantaggioso per le aziende con inventari complessi, come quelle che adottano una strategia omnichannel o che amministrano più magazzini contemporaneamente.

Un buon controllo delle scorte consente di mantenere un equilibrio tra le entrate e le uscite dei prodotti dal magazzino. Un controllo insufficiente può causare mancanza di stock, con un impatto negativo sulla soddisfazione del cliente e il rischio di perdita di vendite, mentre un eccesso immobilizza capitale e può diminuire i margini di profitto.

Cos'è un sistema di gestione dell’inventario e quali caratteristiche dovrebbe avere?

Molte aziende optano per soluzioni come un software di gestione magazzino, tra cui Easy WMS di Mecalux, per mantenere un corretto monitoraggio dello stock in tempo reale. Questo sistema automatizza gran parte del processo di registrazione dei prodotti in entrata e in uscita dal magazzino. Garantisce anche che la lista dei prodotti registrati corrisponda alle quantità effettivamente stoccate, pianifica la rotazione delle scorte e abbassa i livelli di stock innecessari. 

In aziende con vari magazzini, un sistema di gestione dell’inventario offre una visione globale della disponibilità delle scorte in ogni installazione. Inoltre, analizza dati di vendite recenti, stagionali e i tempi di consegna dei fornitori per anticipare le necessità di approvvigionamento.

Con l'uso di terminali a radiofrequenza e scanner di codici a barre, il software registra automaticamente ogni movimento dei prodotti, assicurando un'identificazione precisa e il loro monitoraggio dallo stoccaggio fino alla loro vendita o distribuzione.

Quali caratteristiche dovrebbe avere un software di gestione dell’inventario? Quando si sceglie un sistema, è imprescindibile che la soluzione offra:

• Aggiornamento in tempo reale: che fornisca informazioni specifiche e aggiornate sullo stato dell'inventario, per un processo decisionale rapido e fondato.
• Automazione dei processi: che sia compatibile con sistemi robotizzati, limiti la dipendenza da mansioni manuali, minimizzi gli errori e incrementi l'efficienza operativa.
• Scalabilità e adattabilità: che si adatti alla crescita e ai cambiamenti nei cicli operativi dell'azienda, garantendo la sua utilità a lungo termine.
• Integrazione con altri sistemi: che si colleghi a piattaforme come un ERP, facilitando una gestione coerente delle operazioni.
• Misurazione tramite KPI: che valuti le performance dell'inventario attraverso indicatori chiave, come la rotazione delle scorte, il livello di servizio o i tempi di approvvigionamento.

Come implementare una gestione degli inventari efficiente

Per stabilire una gestione dell’inventario efficace, le aziende devono iniziare analizzando le proprie esigenze logistiche e fissando obiettivi chiari. Questi possono includere la riduzione dei livelli di stock, l’ottimizzazione dello spazio di stoccaggio o il miglioramento della disponibilità dei prodotti per i clienti. Avere scopi ben definiti permette di concentrare risorse e strategie in maniera funzionale.

Il passo successivo è valutare i flussi di lavoro per individuare aree di miglioramento nell’ottimizzazione degli inventari. È importante rivedere come vengono registrate e aggiornate le informazioni sulla merce, poiché un controllo insufficiente può generare perdite o influire sull’operatività.

Le aziende devono anche definire uno stock di sicurezza, ovvero una quantità minima di scorte da mantenere per prevenire mancanze in caso di imprevisti, come ritardi dei fornitori o aumenti inattesi della domanda.

Per una corretta gestione del magazzino, le aziende possono applicare modelli di inventario come l’ABC, che classifica le referenze in base al loro valore e rotazione, o impiegare strumenti di machine learning che prevedono la domanda con maggiore affidabilità. Questi metodi aiutano le imprese a concentrare gli sforzi sugli articoli di maggior impatto finanziario ed evitare eccessi o carenze di stock.

Quali tipi di gestione dell’inventario esistono e quali sono le loro caratteristiche?

Conoscere i diversi tipi di inventario consente di adattare il controllo delle stock alle esigenze di ogni azienda.

Per periodo fiscale

• Inventario iniziale: si effettua all'inizio del periodo contabile, prima di realizzare nuovi acquisti o vendite, al fine di registrare le scorte disponibili in quel momento.
• Inventario finale: viene svolto alla fine dell'esercizio fiscale o alla chiusura dell'anno per quantificare con precisione i prodotti presenti nel magazzino dopo tutte le transazioni commerciali.

Per periodicità

• Inventario annuale: si esegue una volta all'anno per verificare che i registri contabili corrispondano alle scorte.
• Inventario periodico: si svolge a intervalli predefiniti durante l'anno e implica il conteggio totale dei prodotti stoccati.
• Inventario ciclico (o rotativo): consiste in conteggi frequenti e distribuiti nel corso dell'anno, dando priorità a certe referenze in base al loro valore, rotazione o data di scadenza.
• Inventario perpetuo: viene aggiornato continuamente con ogni movimento di stock, offrendo una visione in tempo reale delle scorte. Questo metodo si basa su tecnologie digitali come i software di gestione magazzino.

Per funzione

• Inventario in transito: registra i prodotti e i materiali che sono in transito verso il magazzino o che sono stati richiesti ai fornitori.
• Inventario di sicurezza: sono le scorte riservate per affrontare imprevisti come ritardi dei fornitori o aumenti inattesi della domanda.
• Inventario stagionale: accumula prodotti per soddisfare ordini prevedibili in certe stagioni dell'anno, differenziandosi dall'inventario di sicurezza, che copre situazioni non pianificate.
• Inventario di disaccoppiamento: permette a due processi di produzione con ritmi diversi di operare in modo indipendente, assicurando un flusso efficiente di materiali.

Per fase di produzione

• Inventario di materie prime: controlla le scorte di materiali utilizzati nella produzione dei prodotti finali.
• Inventario di forniture di fabbrica: registra materiali di produzione difficili da quantificare con precisione, come viti o vernice.
• Inventario di prodotti in lavorazione: include i prodotti ancora in fase di produzione.
• Inventario di prodotti finiti: comprende gli articoli pronti per la vendita.

Il futuro della gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario si evolve con i progressi tecnologici e le nuove esigenze del mercato. Le aziende implementano soluzioni automatiche che ottimizzano i cicli operativi, abbassano i costi e migliorano la soddisfazione dei clienti. 

In un contesto sempre più dinamico, dotarsi di un sistema di inventario digitalizzato rappresenta un vantaggio competitivo per mantenere la redditività e accompagnare la crescita dell'attività. Se la tua azienda desidera migliorare la gestione dell’inventario, un software specializzato come Easy WMS di Mecalux può aiutarti a raggiungere l'efficienza operativa. Contattaci senza impegno per conoscere tutte le informazioni e i vantaggi della digitalizzazione della supply chain.