Rottura di stock: significato e strategie per evitarla

Con rottura di stock, out-of-stock o stock out, si intende l'esaurimento di un determinato articolo in magazzino o nel punto vendita, in seguito a una cattiva gestione delle scorte.

Quando la domanda del cliente non può essere soddisfatta, si generano una serie di conseguenze negative: oltre al calo di fatturato dovuto alla perdita di vendite, ne risentono anche la percezione del brand e la fedeltà alla marca, entrambi fattori che possono dirigere la domanda verso brand concorrenti.

In questo articolo passeremo in rassegna le migliori strategie per evitare una rottura di stock partendo dalle cause e al fine di scongiurarne le conseguenze.

1. Indice rottura di stock

Una gestione delle scorte efficiente permette di mantenere un perfetto equilibrio tra la domanda e le riserve stoccate in magazzino, tra tempo dell'ordine e della consegna. Una rottura di stock si produce quando non si rispettano tali equilibri.

Affinché l'ago della bilancia non penda troppo verso uno dei due lati, si osserva l'indice di rottura di stock, indicatore che rientra nel gruppo dei KPI di magazzino fondamentali, e di cui trovate la formula qui sotto:

Indice di rottura di stock = ordini non consegnati / ordini totali x 100

2. Quali sono le conseguenze di uno stock out?

Una rottura di stock comporta degli oneri extra che vanno a sommarsi ai già alti costi di stoccaggio e di magazzino dovuti a inventari caratterizzati da grandi volumi di referenze. Le strategie "lean" - come il just in time e il cross-docking - nascono proprio per ridurre i costi di stoccaggio ed evitare problemi di stock out.

Se è vero che una rottura di stock comporta un aumento dei costi, è altrettanto certo che si fa più complesso calcolare le conseguenze invisibili collegate a uno stock out. Da un lato esiste una perdita in termini di "valore oggettivo" (economico e legato al fatturato).

Dall'altro, ci sono tutti gli aspetti connessi al "valore soggettivo" più difficili da misurare, quali ad esempio: la fuga di clienti verso altre imprese dello stesso settore; il danno all'immagine e la perdita di fiducia nel brand. Soprattutto questi due fattori giocano un ruolo cruciale nella logistica e-commerce, determinando il successo di un business.

3. Cosa determina una rottura di stock?

Sebbene esistano più risposte a questo interrogativo, è possibile affermare che dietro a una rottura di stock ci sia sempre un'inefficienza che riguarda le fasi di pianificazione-previsione, o la gestione stessa dello stock a magazzino. Nell'elenco che segue abbiamo raccolto quelle che si considerano le cause principali e più frequenti:

• Aumento improvviso della domanda: le richieste di un determinato articolo possono aumentare e cogliere di sorpresa le imprese. Quando questo avviene, i lead time di produzione e distribuzione cambiano e possono dare luogo a una rottura di stock.
• Previsione errata della domanda: quando le attività di demand forecasting non poggiano su un grande volume di dati affidabili, si fanno previsioni sbagliate che impattano direttamente sulle strategie di gestione delle scorte e sulla quantità di merce stoccata in magazzino.
• Incongruenze di inventario: lo stock out è spesso frutto di un mismatch tra i dati dell'inventario e l'effettiva presenza di merci stoccate in magazzino
• Ritardo nel trasporto.
• Ritardi delle consegne da parte dei fornitori: nel caso degli impianti di produzione, la mancanza di una materia prima può rallentare o bloccare un intero ciclo produttivo.
• Errori umani: possono verificarsi in diversi punti della filiera produttiva o distributiva.

4. Come evitare gli "scaffali vuoti"

- Realizzare una previsione della domanda accurata

Il mercato moderno presenta una quantità considerevole di variabili. Queste vanno studiate per realizzare migliori pronostici e ridurre le incertezze. Per ottenere previsioni più accurate, le imprese raccolgono e filtrano la grande mole di informazioni provenienti dai Big Data della logistica.

Oltre alle analitiche e ai report digitali, vanno considerati gli aspetti che elenchiamo qui di seguito:

• In qualsiasi pronostico bisogna contemplare un margine di errore.
• È essenziale conoscere con esattezza il ciclo di vita di ogni prodotto.
• I picchi di richieste legati alla stagionalità devono essere identificati con chiarezza. Le azioni necessarie per gestirli con successo vanno pianificate in anticipo. In un magazzino non c'è spazio per l'improvvisazione.
• Meglio realizzare previsioni a breve termine.

- Disporre di una potente architettura informatica

L'efficacia del software nel controllo e nell'ottimizzazione dei flussi logistici è ampiamente dimostrata. A causa dell'elevata complessità dei processi, le imprese implementano e integrano due sistemi:

• Il sistema ERP (Enterprise Resource Planning), come asse centrale dell'azienda.
• Il software gestione magazzino o i programmi di gestione della flotta di trasporto. Questi programmi e i loro moduli dialogano direttamente con l'ERP.

L'obiettivo è il controllo totale dell'inventario lungo l'intera supply chain e avere una visione a 360º delle merci stoccate nei magazzini, degli articoli in transito e di quelli presenti nei punti vendita. Una fotografia dello stock precisa e continuamente aggiornata permette di minimizzare gli errori e gli sprechi. Inoltre, i moderni WMS, attraverso un sistema di notifiche e segnali, avvisano quando bisogna procedere al riapprovvigionamento.

- Controllare i KPI legati alla gestione dello stock e agire sempre dati alla mano

Gli indicatori di prestazione legati alla gestione dell'inventario servono a individuare le inefficienze presenti nei processi e scongiurare una rottura di stock. A questo proposito, ecco tre concetti che è meglio conoscere per un migliore monitoraggio dei livelli delle scorte:

• Il punto di riordino (reorder point). Il reorder point serve a prevenire l'esaurimento delle scorte. È l'indicatore che segnala la necessità di emettere un ordine di riapprovvigionamento.
• L'indice di rotazione delle scorte. Indica con che frequenza le merci entrano ed escono dal magazzino. Esiste una correlazione tra rotazione e percentuale di rottura di stock. Pertanto, è necessario osservare da vicino i valori di questo KPI, utile sia per il calcolo delle quantità di scorte essenziali, sia per conoscere la superficie che esse occupano nel magazzino.
• Buffer stock o scorte di sicurezza. È la quantità di merci da avere sempre a disposizione qualora si presentassero degli imprevisti.

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L'importanza dell'inventario in real time

Numerose rotture di stock sono provocate dalla mancanza di dati relativi alla disponibilità di un prodotto e dall'impossibilità di localizzare le risorse sugli scaffali Per questo motivo le imprese scelgono dei sistemi gestionali in grado di monitorare l'inventario in tempo reale.

Un WMS è in grado di aggiornare la mappatura delle merci e l'inventario in tempo reale. La digitalizzazione del magazzino permette di analizzare sia a livello globale i flussi inbound e outbound delle scorte, sia a livello più specifico il comportamento dei singoli codici SKU.

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- Automazione e intralogistica

Quando si automatizzano le attività di magazzino si riduce il rischio di danneggiare le merci. L'integrità dei prodotti, essenziale per evitare una rottura di stock, viene protetta ulteriormente quando si ricorre all'automazione. Ecco alcuni aspetti dell'automazione sui cui si può lavorare per una più sicura conservazione delle merci:

• Limitare gli accessi al database dell'inventario. Grazie ai software WMS è possibile stabilire i ruoli degli utenti e dare accesso alla base di dati dell'inventario solo a profili.
• Automatizzare la movimentazione dei carichi. Quando queste attività avvengono in modo automatico si riducono gli errori e gli incidenti. Inoltre, una movimentazione automatizzata ottimizza i flussi di merci LIFO e FIFO.
• Processi di identificazione e inserimento dei dati completamente automatici. Un esempio concreto: le postazioni d'ispezione dei pallet (gli archi attraverso i quali passano le merci pallettizzate in entrata) che inviano al software di magazzino - grazie ai sensori - tutti i dati necessari all'identificazione delle merci che entrano in magazzino.

Quanto abbiamo appena illustrato in questo articolo ci porta a una conclusione: le scorte sono un elemento regolatore necessario per il corretto funzionamento della supply chain. Imprese con una larga esperienza come Mecalux progettano sistemi di stoccaggio automatici e sviluppano software WMS in grado sia migliorare l'efficienza di un impianto, sia di scongiurare qualsiasi rischio di rottura di stock.

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