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Processi operativi nell’azienda e nel magazzino
I processi operativi sono una parte fondamentale della vita quotidiana delle aziende di qualsiasi settore, ma a volte è difficile individuarli e trovare la maniera di migliorarli. Per fortuna, esistono tecniche di gestione e software specifici per lo stoccaggio e la logistica.
Cosa sono i processi operativi?
I processi operativi di un'azienda sono quelle attività che generano ricavi e profitti in forma diretta. Collegano l'azienda al suo pubblico di riferimento per fornirgli i migliori prodotti e servizi e rappresentano l'asse centrale del suo funzionamento. I processi operativi costituiscono le mansioni cruciali affinché l’impresa rimanga competitiva.
Tutte le aziende sviluppano processi operativi, siano essi operazioni logistiche o di produzione di qualche tipo di articolo. Quando le procedure sono ben progettate ed eseguite correttamente, aiutano a risparmiare tempo e denaro e a garantire la qualità e il servizio clienti.
In genere, pur potendo variare rispetto al progetto e alla sua posizione all’interno della supply chain, i processi operativi includono i seguenti aspetti:
- Pianificazione
- Approvvigionamento delle risorse
- Stoccaggio
- Produzione
- Distribuzione
- Gestione della qualità
Si tratta di mansioni basiche e sono conosciute anche come processi primari, poiché sono essenziali. Girano attorno all'obiettivo finale dell'azienda e sono legate alla produzione o alla vendita di prodotti o servizi.
Processo operativo e processo aziendale
I processi operativi sono un sottoinsieme dei processi aziendali. Quest’ultimi inglobano tutte le azioni da svolgere per gestire un’attività di successo, dal marketing fino alle vendite, passando per la contabilità e le risorse umane. Si suddividono in tre tipi: di supporto, di gestione e operativi.
Pertanto, i processi operativi sono quelle attività che apportano valore ai risultati in maniera diretta, ovvero, ciò che è indispensabile per produrre un prodotto o servizio. Rappresentano l'epicentro dell'attività dell'azienda.
Come identificare e migliorare i processi operativi
Esistono diversi modi per conoscere quali sono i processi operativi di un'azienda e rilevare a quali bisogna applicare dei miglioramenti che contribuiscano al rendimento:
- Valutare il guadagno e la produzione. Dopo aver ottenuto le materie prime o i fattori di produzione necessari per fabbricare un prodotto o prestare un servizio, bisogna identificare ciò che alla fine viene offerto ai clienti.
- Richiedere delle valutazioni. Chiedere al personale è un altro modo per definire quali sono i processi operativi, dato che sono i loro membri a realizzarli ogni giorno. Possono apportare informazioni preziose su quali funzionano bene e quali aree devono essere rinforzate. Lo stesso vale per il feedback degli utenti: prestargli attenzione offre indizi su cosa è efficace e cosa no.
- Analizzare. Utilizzare strumenti e tecniche è utile per conoscere meglio come si svolgono le attività delle imprese. Alcuni esempi sono le mappe dei processi, i diagrammi di flusso o la modellazione dei processi.
- Ricavare dati. Una volta individuati i processi operativi dell’azienda, bisogna studiarne i risultati per determinare dove apportare modifiche e adottare misure per risolvere eventuali colli di bottiglia.
Esempio di processo operativo
Ogni azienda ha i suoi processi operativi e li organizza secondo i propri criteri, sebbene tutti condividano alcuni aspetti comuni. Questo è un esempio fittizio che potrebbe essere applicato ad un'attività dedicata alle vendite elettroniche:
- Acquisto della merce
- Stoccaggio
- Gestione dell'inventario
- Evasione degli ordini
- Spedizioni e trasporto
- Manutenzione della pagina web
Parallelamente si svolgeranno altre attività come il lavoro di marketing, il servizio clienti e la contabilità aziendale.
Come vengono classificati i processi operativi nel magazzino?
Una volta identificati i processi operativi che si generano nei magazzini, è opportuno progettare uno schema che li rappresenti e possa essere utilizzato per migliorarli in futuro. Vediamo alcuni dei più comuni:
- Ricevimento. Entrata della merce nel magazzino. A volte è in mano a fornitori esterni e ciò comporta effettuare verifiche, controllare la qualità e garantire l'arrivo dei prodotti o dei materiali richiesti.
- Stoccaggio. I prodotti vengono quindi spostati sulle scaffalature per il loro stoccaggio, nelle postazioni di imballaggio o nelle baie di carico. Possono però essere anche pallettizzati o stoccati in celle frigorifere.
- Picking. Quando si inoltra un ordine, questo viene preparato e inserito in un contenitore. Esistono differenti metodi di picking tra i quali si trovano i robot mobili autonomi, le postazioni di picking ad alte prestazioni o i robot per picking.
- Resi. Un ordine può tornare in magazzino per diversi motivi. Tra questi, la presenza di prodotti difettosi o errati. In queste situazioni è bene ripetere parte dei processi operativi di questa installazione: il ricevimento, l'ispezione e la classificazione delle merci che, inoltre, devono essere nuovamente elaborate correttamente.
Monitorare tutte queste azioni mediante un software di gestione magazzino (WMS) come Easy WMS presenta un vantaggio al momento di effettuare delle analisi dell’installazione. Allo stesso modo, questi programmi consentono di automatizzare i flussi delle informazioni e i processi.
Vantaggi dell'implementazione dei processi operativi
Riflettere sulle attività che producono benefici per l’azienda e su come vengono svolte comporta numerosi vantaggi:
- Sfruttamento delle risorse
- Processo decisionale informato
- Individuazione delle attività che non aggiungono valore
- Riduzione dei tempi operativi
- Soddisfazione dei clienti
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