Scorta di sicurezza: cos’è e come ottimizzarla

Con l’espressione scorta di sicurezza o stock di sicurezza si fa riferimento al livello minimo di scorte che devono essere presenti in un magazzino per far fronte ad eventuali imprevisti (ritardi dei fornitori o consegne in quantità differenti da quelle previste, ad esempio) e cambi della domanda che possono tradursi in una rottura di stock.

Le scorte attraversano il magazzino in due modi: quando si ricevono come nuove merci (flusso in entrata) e quando escono mediante una spedizione (flusso in uscita). Nel seguente grafico si possono identificare i movimenti delle merci, e si può notare come la scorta di sicurezza, indipendentemente dai flussi in entrata e in uscita, resti sempre lì nel tempo.

Rappresentazione grafica dei livelli di stock

Per poter operare in previsione della domanda, si utilizzano due tipi di stock: lo stock di sicurezza che abbiamo definito precedentemente, e le scorte di ciclo. Lo stock di ciclo si riferisce alle scorte che servono a garantire i cicli produttivi (o distributivi) durante l’intervallo che separa le consegne da parte del fornitore. Questa scorta va calcolata in base ai tempi di consegna (o lead time) del fornitore: più tempo passa tra le due consegne, più è necessario rifornire il magazzino di stock di ciclo.

Quando il livello delle scorte diminuisce fino a raggiungere lo stock di sicurezza, si raggiunge quello che si definisce reorder point (punto di riordino), pertanto bisogna immediatamente inviare un nuovo ordine al fornitore.

Come calcolare la scorta di sicurezza?

Le scorte di sicurezza si calcolano usando le formule matematiche che combinano diverse variabili. Oggi questo calcolo avviene sempre più spesso automaticamente, utilizzando le funzioni dedicate allo stock dei software gestione del magazzino.

Ad ogni modo è bene considerare lo stock di sicurezza come una percentuale dello stock di ciclo. Questa percentuale si determina in funzione dello storico delle vendite e delle previsioni di vendite future (attraverso calcoli di demand forecasting).

Per comprendere a fondo la definizione della scorta di sicurezza, conviene analizzarne le variabili principali.

- Oscillazioni della domanda

Sebbene le imprese possano fare affidamento su strategie di previsione della domanda ottimizzate, alle volte il consumo può risultare poco controllabile. La volatilità della domanda oggi viene accentuata da diversi fattori: dall’effervescenza dei mercati, dal lancio di nuovi prodotti e dalle strategie dei competitor.

A tutto ciò si somma la stagionalità dei prodotti, che ha un effetto diretto sui livelli di stock. Per questi motivi, le oscillazioni della domanda si calcolano tenendo conto delle cifre massime in termini di vendita e della media di vendite relative a un periodo specifico.

- Il lead time o tempo di consegna da parte dei fornitori

Con il termine lead time ci si riferisce al tempo stimato che impiega un fornitore a consegnare i prodotti al magazzino. Generalmente questi tempi vengono stipulati in accordi tra le due parti. Nonostante ciò è auspicabile sommare ai tempi concordati un possibile ritardo che sarà coperto dalle scorte di sicurezza.

Facciamo un esempio: un fornitore ha un tempo di risposta medio di 10 giorni, però le condizioni meteorologiche creano un rallentamento nelle fasi di consegna di 3 giorni. Le scorte di sicurezza vanno a coprire quel lead time di rifornimento.

- Il livello di servizio dell’impresa

Per livello di servizio si intende la capacità dell’impresa di soddisfare le richieste e le aspettative dei clienti (domanda). Un ottimo livello di servizio permette a un magazzino di somministrare ai clienti il prodotto richiesto nel momento richiesto. Possiamo considerarlo come l’indicatore opposto rispetto alla rottura di stock.

Il livello di servizio dipende dalla politica commerciale dell’impresa, dal tipo di prodotto e dal settore in cui si opera. Per esempio, nella logistica e-commerce, i lead time subiscono la pressione dei mercati e dei clienti: questi esigono livelli di servizio eccezionali alle imprese.

Il rischio e l’importanza della scorta di sicurezza

Conservare delle scorte in magazzino è una strategia popolare nel settore logistico: nessuno vuole operare in una situazione insicura e questo stock mette le imprese nelle condizioni di far fronte a eventuali imprevisti.

Tuttavia le tradizionali formule matematiche per fare l’inventario del magazzino possono risultare un po’ rigide se consideriamo la complessità del panorama logistica moderno, e l’infinita quantità di variabili minori che si sommano in ogni settore.

In questo contesto le imprese provano a correre ai ripari aumentando lo stock di sicurezza in maniera uniforme, strategia che può tradursi in un aumento eccessivo dello stock a magazzino. Gli effetti di tale modus operandi ricadono principalmente sull’inventario e si riflettono sui costi di stoccaggio a carico dell’impresa.

Cosa devo fare per non rendere eccessive le scorte di sicurezza?

Qui di seguito proponiamo alcune strategie per mantenere buoni livelli di stock di sicurezza senza sfociare in sprechi inutili.

1. Non aumentare le scorte in maniera uniforme a tutti i prodotti

È auspicabile adottare una visione più flessibile ed elastica della scorta di sicurezza. I metodi rigidi possono rivelarsi imprecisi perché non sono in grado di “livellare” lo stock in virtù di una domanda che cambia continuamente per ogni codice SKU o referenza.

In questo scenario, l’obiettivo è considerare tutte le variabili. Ma come regolare i livelli di stock di sicurezza senza generare costi eccessivi di stoccaggio in un magazzino sono presenti migliaia di codici? La soluzione è da ricercare nelle nuove tecnologie legate ai Big Data della logistica.

Esistono sul mercato software che permettono di processare una enorme quantità di dati e parametri logistici, permettendo alle aziende di sfruttare quelli più rilevanti per prendere decisioni strategiche efficaci.

Inoltre, sempre in parlando di strategie, è bene far notare che si ricorre sempre più spesso all’intelligenza artificiale che, mediante machine learning e data mining, possono restituire indicatori chiave più precisi per gestire lo stock, assegnando una priorità maggiore alle referenze che rivestono un ruolo critico nel funzionamento dell’azienda.

2. Lavora per migliorare i processi e gli elementi che controlli

Tutte le supply chain affrontano quotidianamente una serie di incertezze e imprevisti: al momento di pianificare le strategie d’acquisto, nelle previsioni di vendita, nella pianificazione delle consegne con i fornitori, tra gli altri. Per tutte queste ragioni è comprensibile il voler mantenere una scorta di sicurezza alta per ogni SKU d’importanza essenziale.

Per i responsabili delle logistica l’importante è non cadere nella trappola di lavorare intensamente sui calcoli di demand forecasting, mentre si continua ad operare con stock di sicurezza eccessivi. A tal proposito risulta più efficace concentrarsi sulle variabili controllabili internamente. Per esempio: ridurre i lead time della logistica di magazzino: riducendo i cicli, gli sprechi, eliminando le attività “duplicate”. Queste andranno a beneficiare non solo lo stock di sicurezza, ma anche le altre tipologie di scorte presenti in magazzino.

In un magazzino è sempre possibile ottimizzare qualche processo o passaggio, soprattutto quando si parla di controllo e gestione delle merci. Queste attività richiedono sforzi e tempi elevati per essere completate in maniera efficiente. Al fine di guadagnare dinamicità, numerose imprese automatizzano interi processi, trasformando di fatto i loro centri in magazzini automatici.

3. Controlla i livelli di stock con l’aiuta di un software WMS

Una rottura di stock si verifica nella maggior parte dei casi come conseguenza di una errata gestione delle informazioni. Una possibile discrepanza tra i dati mostrati nel registro e la quantità di stock a magazzino rappresentano il principale “mal di testa” dei responsabili della logistica.

L’implementazione di un software WMS è fondamentale per evitare possibili incongruenze e garantire che la scorta di sicurezza sia sempre al livello giusto. Il software magazzino Easy WMS di Mecalux permette:

• La limitazione degli errori umani e una maggiore precisione dei dati relativi allo stock registrato e alle giacenze presenti in magazzino.
• La consultazione di una storico che agevola il calcolo delle scorte di sicurezza.
• Un controllo dell’inventario esaustivo in cui si evidenziano in maniera chiara le quantità di merce presente nelle scorte di sicurezza. Al contempo, le merci sono classificate in base a più parametri logistici.
• La prevenzione delle incidenze grazie alla programmazione di alcuni valori nel sistema che facilitano l’invio di notifiche (avvisando i responsabili di magazzino quando ci si avvicina al punto di riordino).

La gestione dell’inventario e delle scorte si sono sempre appoggiate su calcoli rigidi. Queste variabili possono apparire come insufficienti se pensiamo alla complessità del panorama logistico moderno: c’è bisogno di includere i dettagli che fino ad ora erano esclusi dal calcolo per gestire efficientemente il proprio stock. Credi che il tuo stock di sicurezza sia eccessivo? Contattaci e studieremo insieme una soluzione per ottimizzare al massimo le tue scorte.