Differenze inventariali: il nemico silenzioso del magazzino

Sebbene a volte possano sembrare insignificanti, le differenze inventariali hanno un grande impatto sui bilanci aziendali e del magazzino. Per fortuna, le più recenti tecnologie intralogistiche offrono modi per monitorarle ed evitarle.

Cosa sono le differenze inventariali?

Le differenze inventariali sono perdite di valore delle esistenze che si verificano nel magazzino. Sono dovute a diversi fattori e possono capitare in diversi punti della supply chain. Queste costituiscono la differenza tra lo stock riflesso in contabilità (esistenze teoriche) e lo stock fisico (esistenze reali).

Che tipo di differenze inventariali esistono?

Esistono due principali classificazioni delle differenze inventariali. Da un lato, le differenze inventariali normali sono quelle che si verificano quando le materie prime vengono impiegate in un processo produttivo. Dall’altro, alcune situazioni portano a differenze inventariali anomale, che sono quelle che si riscontrano maggiormente nei magazzini. Di seguito riportiamo alcuni esempi di differenze inventariali nelle aziende.

Perché si producono differenze inventariali?

Questi sono alcuni dei motivi più tipici di differenze inventariali anomale:

• Errori amministrativi o contabili. Il monitoraggio manuale delle scorte può generare squilibri di stock. Questi derivano dal completamento errato dei registri, che provoca che l'inventario e la realtà non corrispondano. L'utilizzo di strumenti come il software di gestione magazzino di Mecalux previene il trasferimento tardivo delle informazioni e il mancato aggiornamento di questi dati cruciali.
• Date di scadenza. Indica il momento in cui un prodotto non è più sicuro per il consumatore o non soddisfa gli standard di qualità. È un dato di cui bisogna tener conto a seconda della merce che si stocca perché, altrimenti, si dovrebbe rinunciare completamente al suo uso. Anche la scadenza delle materie prime deve essere rilevata in tempo. Per evitare che ciò accada è consigliabile non ricevere quantità superiori a quelle richieste dalla produzione.
• Ricevimento inefficiente. Succede quando i prodotti lasciano la fabbrica o arrivano al magazzino, ma non vengono controllati correttamente. Un'ispezione può garantire che non siano danneggiati, imballati male o scaduti, che non manchi nessuna parte dell'articolo e che l'etichettatura sia corretta.
• Furti. I furti ingiustificati si traducono in differenze inventariali per l’azienda. Se si sospetta che questa sia la causa, dovrebbero essere adottate misure dissuasive.
• Rotture. Di solito sono causate da una scorretta movimentazione dei materiali o da un’ubicazione non idonea della merce nel magazzino. Quando si verificano, bisogna identificare dov’è il problema e, se necessario, rivedere i sistemi di scaffalature per trovare quello più appropriato per il tipo di prodotto.
• Trasporti inadeguati. Una cattiva gestione durante il trasporto delle merci può pregiudicarne lo stato di conservazione. È conveniente assicurarsi che il trasporto avvenga nei tempi e nelle scadenze accordati e mantenga ottimi livelli di sicurezza e qualità.

Quali sono le conseguenze delle differenze inventariali?

Controllare le differenze inventariali in un magazzino è cruciale, poiché si tratta di merci che non hanno alcun valore di mercato. Sono esistenze che non possono più essere commercializzate e che causano perdite all’azienda. In cambio, migliorare la gestione dell’inventario per ispezionarle aumenta i livelli di produttività, riduce i costi e incrementa i profitti.

Un'altra possibile conseguenza delle differenze inventariali è un eccesso di stock, che può causare problemi di spazio e difficoltà nel ruotarlo in tempo. Sebbene la sua incidenza sia maggiore nelle aziende che stoccano prodotti con date di scadenza brevi, qualsiasi impresa può essere colpita dalle differenze inventariali.

Come si misurano le differenze inventariali?

Calcolare il KPI delle differenze inventariali è fondamentale e diventa ancora più rilevante in settori come quello manifatturiero e nell’industria alimentare. Per stabilire la differenza tra la quantità iniziale di un prodotto e la quantità finale dopo il processo di produzione o preparazione, bisogna prestare attenzione ai concetti di peso lordo e peso netto.

Il peso lordo è il peso totale di un prodotto prima della sua lavorazione. Ciò include imballaggi e scarti. Il peso netto si riferisce al prodotto già lavorato e pronto per la vendita. Un modo per misurare le differenze inventariali è sottrarre il peso netto dal peso lordo e applicare la seguente formula matematica:

Il risultato è la percentuale di differenze inventariali, un KPI essenziale in qualsiasi magazzino o centro di distribuzione. La sua misurazione consente di individuare problemi nei processi logistici e produttivi e di adottare misure per correggerli.

Qual è il tasso medio di differenze inventariali?

Anche se può sembrare drastico, il tasso medio di differenze inventariali a cui puntare è pari a zero. Secondo il Warehouse Education and Research Council (WERC), il magazzino medio soffre differenze inventariali dello 0,2%. Inoltre, questa divisione del Material Handling Institute sottolinea che, ogni volta che l'indice supera lo 0,46%, dovrebbero suonare segnali d'allarme. Un tasso di differenze inventariali fino al 2% potrebbe non sembrare troppo elevato, ma tutti i costi si sommano e le differenze inventariali sono un male silenzioso delle attività di e-commerce di successo.

Come evitare le differenze inventariali?

Una volta confermato che il valore della merce sia stato compromesso, quali misure esistono per minimizzare le differenze inventariali? Esistono diversi modi per frenarle modificando il funzionamento del magazzino o dell'impianto di produzione:

• Stabilire procedure di controllo dell'inventario. Identificare i prodotti con etichette RFID e impiegare un software di gestione dell'inventario come Easy WMS è il modo migliore per ottenere una visione accurata e in tempo reale dello stock dell'azienda, anche in vari centri di lavoro.
• Riorganizzare il magazzino. Assegnare uno spazio idoneo a tutti i prodotti aiuta a limitare gli errori nell’inventario e a incrementare il fatturato, oltre a facilitare la movimentazione dei materiali. È consigliabile introdurre questo nuovo layout con l'aiuto di professionisti dell'intralogistica.
• Migliorare le spedizioni e le ricezioni. Ciò riduce i possibili danni durante il trasporto e i problemi vengono rilevati prima, durante la fase di stoccaggio.
• Stabilire una politica per la gestione della merce danneggiata. Fornire linee guida per rilevarla, etichettarla e gestirla semplifica il controllo dell'inventario.
• Formare il personale. Gli operatori devono essere a conoscenza di questi protocolli e familiarizzare con le migliori pratiche, che spesso prevedono l’utilizzo di software gestionali e soluzioni automatiche.
• Incrementare la sicurezza. L’installazione di telecamere di sorveglianza e di sistemi come le porte automatiche può avere un effetto deterrente sui furti, una delle cause delle differenze inventariali nei magazzini.

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Una gestione rapida e controllata delle merci è il miglior rimedio contro le perdite che possono essere causate dalle differenze inventariali nella supply chain. Se desideri digitalizzare i tuoi cicli operativi mediante software o hai deciso di automatizzarli, in Mecalux possiamo aiutarti. Abbiamo una lunga esperienza nella progettazione e nel montaggio di magazzini automatici e possiamo progettare quello più adatto alla tua impresa. Contattaci; di addio alle differenze inventariali nel magazzino e potenzia la logistica della tua azienda.