Mappa dei processi: come realizzarla passo a passo

Le mappe dei processi forniscono chiarezza ai piani aziendali. In cosa consiste questo metodo di visualizzazione dei progetti?

Cos’è una mappa dei processi?

Una mappa dei processi è una tecnica che permette di pianificare visivamente carichi e operazioni. È caratterizzata dalla creazione di un diagramma di flusso che comunica come funziona una procedura e come si relaziona con le altre aree aziendali in modo conciso. In questo strumento, tutti i passaggi necessari per eseguire un'azione vengono visualizzati in ordine sequenziale, fornendo così una panoramica delle attività da realizzare. Questa distribuzione delle informazioni rende più semplice fornire rapidamente spiegazioni ai membri, comprendere tutte le fasi del lavoro in questione e individuare eventuali inefficienze.

Perché usare una mappa dei processi?

Raffigurare le attività presenti o future su una mappa dei processi offre molteplici vantaggi alle organizzazioni:

• Condividere gli obiettivi. Il fatto che gli obiettivi aziendali si riflettano sulle mappe dei processi aiuta ad allineare i diversi reparti e fa sì che tutti collaborino nella stessa direzione.
• Rilevare le inefficienze. Sintetizzare i passaggi da seguire in uno schema facilita l'identificazione di possibili complicazioni come i colli di bottiglia.
• Documentare le procedure. Registrare ciò che è fondamentale per completare un'attività aiuta a ripeterla varie volte. Inoltre, genera uno strumento molto utile nella formazione dei nuovi lavoratori.
• Definire ruoli e responsabilità. Riassumendo i ruoli e le responsabilità di ciascun membro dell'organizzazione, la mappa dei processi contribuisce al controllo delle attività dell'azienda. Un esempio è l'organigramma del magazzino, che comprende le aree di ciascuno dei responsabili della logistica.
• Implementare miglioramenti. Ottenere una visione panoramica dell'attività dell'azienda consente di applicare misure per correggere i problemi. Permette, inoltre, di trovare modi alternativi per svolgere gli stessi lavori.

Quando utilizzare una mappa dei processi?

Ecco alcuni esempi di situazioni in cui la creazione di una mappa dei processi può essere vantaggioso:

• Mostrare il percorso di una supply chain. I professionisti del mondo della logistica possono rappresentare il viaggio che le merci compiono dalla loro origine fino alla loro destinazione mediante una mappa dei processi.
• Comprendere le procedure di pagamento. Un reparto contabilità può spiegare ai suoi colleghi come vengono elaborati gli ordini di pagamento attraverso questi grafici.
• Riassumere una strategia di vendita. I team di vendita possono illustrare come abbordare i loro potenziali clienti dai primi contatti fino alla chiusura del contratto e rappresentare anche come verrà gestito quell'account in futuro.

Quali sono i tipi di mappe di processo?

Esistono diversi modelli di mappe di processo, ognuno dei quali può essere più adatto per riassumere o pianificare questioni specifiche:

• Mappa SIPOC. . Queste grafiche vengono spesso utilizzate in contesti produttivi e identificano tutto ciò che è essenziale per offrire un prodotto o un servizio di qualità.
• Mappa di implementazione. Spiega ai diversi reparti o collaboratori il ruolo di ciascuno di loro nella realizzazione di un progetto.
• Mappa a corsie. Oltre ai passaggi da eseguire, mostra chi è il responsabile di un’attività, . Ogni corsia, cioè ogni riga o colonna, rappresenta una delle parti coinvolte.
• Mappa dei flussi di valore. Questo strumento, noto anche come value stream mapping, sfrutta ulteriormente il potenziale delle mappe dei processi. I VSM integrano dati come quale sarà la durata di ciascuna fase e dettagli aggiuntivi su questioni come materiali o inventario.

Passaggi per creare una mappa dei processi perfetta

Preparare una mappa dei processi di un'azienda è semplice quando si conosce la mansione da rappresentare:

1. Scegliere la procedura da illustrare. Prima di iniziare, conviene riflettere sull'obiettivo di questa mappa dei processi e se si sta facendo per perfezionare un'attività (per la quale può essere necessario eliminare o modificare alcune fasi) per comunicarla o per documentarla.
2. Identificare cosa comporta la sua esecuzione. Elaborare un elenco separato di requisiti può rendere più semplice la loro organizzazione in un formato visivo in un secondo momento.
3. Ordinare i passaggi. Deve essere rappresentata la sequenza corretta.
4. Scegliere il formato della mappa. Esistono diversi simboli per spiegare i processi. I più comuni sono frecce, cerchi, rombi, riquadri, rettangoli e ovali e ognuno ha il suo proprio significato.
5. Rivedere insieme. Una volta terminata la proposta è opportuno mostrarla ai colleghi coinvolti per includere eventuali modifiche.

Elementi di una mappa dei processi

Il linguaggio di modellizzazione unificato (UML, Unified Modeling Language) è il più utilizzato per i sistemi di software. Queste sono alcune delle sue caratteristiche:

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Nella logistica, le mappe dei processi consentono di raccogliere informazioni su questioni quali l'ubicazione, la progettazione e il layout dei magazzini, le politiche di distribuzione dell'azienda, i cicli operativi e la tracciabilità delle merci. Tuttavia, l’opzione migliore per essere competitivi è automatizzare la raccolta di questi dati per avere una visione in tempo reale di ciò che accade nel magazzino.

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