Organigramma di un magazzino, ruoli e funzioni

Uno degli aspetti più importanti nella gestione del magazzino ha a che fare con le capacità e l'organizzazione del personale che ogni giorno si occupa di processi come il ricevimento, lo stoccaggio e la spedizione delle merci. Come si organizza?

Cos’è l’organigramma di un magazzino?

L'organigramma di un magazzino è la rappresentazione grafica della struttura di questo reparto. In genere, include i ruoli, le responsabilità e i nomi delle persone che lo compongono e lo dirigono e presenta in uno schema i rapporti gerarchici. Permette di visualizzare in modo chiaro e ordinato come sono distribuite le funzioni e le attività all'interno di questo spazio.

Secondo l’Istituto di Scienza e Innovazione in Ingegneria Meccanica e Ingegneria Industriale (INEGI), i magazzini e la loro gestione stanno acquisendo una posizione sempre più decisiva nella supply chain e nei risultati aziendali. Ciò significa che le posizioni legate a queste installazioni acquistano maggiore responsabilità e autonomia. Quasi tutte le imprese dispongono di qualche tipo di magazzino, indipendentemente dalle dimensioni, dal livello di tecnologia o dalla complessità.

Come si è evoluto l’organigramma del magazzino negli ultimi anni?

L’aumento delle vendite online ha portato i magazzini a trasformarsi per fare fronte a consegne più rapide e flessibili senza incrementare i costi, spesso mediante l’automazione.

Le aspettative dei clienti riguardo alla qualità del servizio sono sempre più elevate e la preparazione degli ordini implica una maggiore personalizzazione. In un ambiente in continua evoluzione, il magazzino, il suo organigramma e la sua ottimizzazione giocano un ruolo decisivo per il successo dei cicli aziendali.

Che impatto ha l’organigramma sulla gestione del magazzino?

Tradizionalmente, la gestione del magazzino dipendeva da reparti che inglobavano anche altre attività e lavoratori come: acquisti, produzione o logistica. Tuttavia, questo può occupare un posto preferenziale nelle imprese le cui attività principali sono legate allo stoccaggio, come nel caso dei fornitori di servizi logistici, o collocarsi a livelli inferiori della gerarchia in altri tipi di imprese.

Alcuni dei modi in cui l'organigramma influisce sulla gestione del magazzino sono i seguenti:

• Definizione delle responsabilità
• Coordinamento delle attività
• Ottimizzazione dei processi
• Migliore comunicazione interna

Cosa tenere in considerazione quando si prepara un organigramma di un magazzino

Non esiste un modello organizzativo unico applicabile a tutte le aziende. La struttura corretta sarà quella che consentirà all'impresa di raggiungere i suoi obiettivi con le sue risorse materiali e umane esistenti o che devono essere incorporate. La base di un buon organigramma di un magazzino è determinare le funzioni da svolgere, progettare i posti di lavoro, raggrupparli e stabilire le relazioni esistenti tra loro.

Quali responsabili e ruoli inserire nell’organigramma?

Un'opzione per elaborare l'organigramma di un magazzino è quella di prendere come punto di partenza la gestione dei processi logistici e assegnare a ciascuno di essi un Responsabile. In questo modo, nel posto legato ad un maggiore potere decisionale ci sarebbe il Responsabile del magazzino e, al livello successivo, le persone incaricate dei suoi sottoprocessi, ovvero, il ricevimento, lo stoccaggio e la movimentazione della merce.

• Responsabile del ricevimento. Controlla le procedure di entrata delle merci dal loro arrivo fino al loro trasferimento nell'area di stoccaggio. Ciò implica l'assegnazione o la lettura di un codice identificativo o di un chip RFID degli articoli, che spesso viene incorporato. Grazie a ciò e mediante l’uso di un software di gestione magazzino, sarà possibile ottenere una visibilità completa di tutti i prodotti presenti nell’installazione.
• Responsabile dello stoccaggio. Si occupa di ubicare la merce nel luogo ideale, sia manualmente che con l'aiuto di qualche strumento di gestione. Può assegnare loro ubicazioni predeterminate o utilizzare una disposizione aleatoria.
• Responsabile della movimentazione. Questa figura garantisce il rispetto delle norme di movimentazione delle merci sia negli spostamenti interni che nelle spedizioni. Conosce i metodi corretti di movimentazione dei materiali per ciascun ciclo operativo e li dirige. Allo stesso modo, controlla la preparazione degli ordini e, in caso di dover inviare materiale a produzione, l'approvvigionamento delle linee.
• Responsabile del magazzino. Effettua la supervisione e coordina gli altri cicli operativi. Tra le sue funzioni vi è l'attenzione ai fornitori, il controllo del personale alle sue dipendenze, il rapporto con il reparto acquisti, la rilevazione di necessità di materiale, l’elaborazione di report e sollecitare tutto ciò che è in attesa. Deve essere costantemente informato su tutti gli anelli della supply chain dell’impresa e correggere eventuali processi inefficaci che individui.

Tali mansioni, presenti in qualunque magazzino, possono essere distribuite tra un superiore e tre carichi intermedi anche se potrebbero essere svolte da una sola persona, ad esempio: due operatori o altre configurazioni. Un'altra opzione è quella di suddividere il lavoro di questa installazione per zone, secondo la temperatura alla quale si trovano, per la destinazione finale della merce o altri tipi di criteri.

L’obiettivo finale dell’organigramma del magazzino è che le informazioni, i prodotti e le materie prime fluiscano nel miglior modo possibile in questo spazio dell’organizzazione. La sua struttura dipenderà dalle esigenze e dalle caratteristiche specifiche di ciascuna società.

Altri obblighi che non possono essere dimenticati sono quelli di mantenere le installazioni pulite e in ordine. Oltre a far rispettare gli standard di sicurezza e igiene, l’ambiente di lavoro sarà più sicuro, più sano e più piacevole.

Adatta il tuo magazzino all’organigramma

Creare l’organigramma del magazzino e distribuire le funzioni tra gli operatori e i responsabili è fondamentale per ottenere una logistica di successo. Sebbene non esista un unico modello organizzativo applicabile a tutte le imprese, è consigliabile prestare attenzione a questo strumento e sviluppare un proprio organigramma per ottimizzare i processi, coordinare le attività e migliorare la comunicazione interna del magazzino.

Oltre a elaborare un organigramma, disporre di installazioni adatte al volume di lavoro, moderne e automatizzate è un altro fattore cruciale quando si tratta di rifornire le linee di produzione o rispettare con successo le spedizioni o le aspettative dei clienti.

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