Attività e funzioni di magazzino

Quali sono le attività e le funzioni del magazzino centrale? Facciamo una panoramica delle fasi che compongono l'intero ciclo logistico di un'azienda e definiamo le funzioni di base. 

In un magazzino centrale si svolgono sette attività principali:

• Ricevimento di tutti i prodotti previsti dall’attività industriale dell’azienda proprietaria del magazzino.
• Esecuzione del controllo qualità.
• Controllo e inventario dei prodotti stoccati.
• Operazioni legate allo stoccaggio delle merci.
• Preparazione degli ordini destinati ai magazzini regionali, ai clienti o a entrambi.
• Operazioni di picking.
• Spedizione degli ordini.

Ricevimento dei prodotti

Per un corretto ricevimento dei prodotti nel magazzino centrale, è necessario effettuare una serie di lavori preliminari al fine di stabilire le risorse meccaniche, umane e informatiche necessarie. La prima attività riguarda l’analisi completa dei prodotti ricevuti dal centro. Lo studio deve tenere conto delle dimensioni e del peso delle unità di carico, della consistenza dell’imballaggio, della frequenza di arrivo di ciascun materiale e della quantità di merce ricevuta da ciascuna spedizione.

Peso e dimensioni dei prodotti in fase di ricevimento

Il peso e le dimensioni delle unità di carico determinano il tipo di macchinari che verranno installati nel centro. Entrambi i parametri possono differire da quelli poi impiegati per lo stoccaggio vero e proprio. Per questo conviene scegliere macchine utili sia nell’area di stoccaggio, sia durante le fasi di ricevimento e spedizione.

Le dimensioni dei colli sono essenziali per la pallettizzazione del carico.

Le merci ricevute possono avere varie forme, dimensioni e pesi in quanto le fonti di fornitura sono molteplici.

A livello di immagazzinaggio questo comporta due scenari: 

• Se sono compatibili con le strutture, potranno essere stoccate direttamente senza nessun intervento preliminare.
• In caso di incompatibilità, sarà necessario realizzare delle modifiche per consentire le operazioni di stoccaggio.

In entrambi i casi il magazzino centrale deve essere attrezzato con una o più baie (o banchine), con mezzi di movimentazione che agevolino le operazioni di carico e scarico deii camion, con un’area di ricevimento e un'altra destinata alla preparazione degli ordini (consolidamento, approntamento ecc.)

Dispositivi meccanici per le attività di carico e  scarico

Le macchine o i mezzi meccanici che abitualmente si impiegano per agevolare le attività di carico e scarico delle merci sono i transpallet, gli stoccatori e i carrelli elevatori. Oltre a supportare le fasi di movimentazione, tali dispositivi richiedono una corretta pianificazione delle attività di manutenzione, ricarica e revisione.

Operatore a bordo di un carrello a timone in un azienda del settore.

Controllo qualità immediato

Il controllo qualità è un'attività di magazzino che si realizza per verificare l’effettivo contenuto dell’imballaggio contenente il prodotto. Per agevolare tale operazione, le unità di carico devono essere accompagnate da una bolla che riporti nel dettaglio le caratteristiche del prodotto ricevuto, il suo eventuale nome commerciale e la quantità di colli contenuti in ogni confezione o imballaggio (ad esempio in ciascun pallet, contenitore o scatola).

Con questa bolla, il personale procede a una campionatura selettiva aprendo alcuni imballaggi e, se necessario, verificandone il contenuto. Tale analisi serve a certificare la quantità e la qualità della spedizione.

Una seconda attività riguarda la verifica della resistenza dell'imballaggio in relazione alla durata e alle condizioni di stoccaggio previste. A questo punto si procede, se necessario, alla modifica degli imballaggi per adeguarli alle caratteristiche del magazzino (come nel caso degli hub con più fornitori).

Inventario e conteggio dei prodotti stoccati

Subito dopo il controllo qualità si procede al conteggio dei prodotti al termine del quale (mai prima) si inseriscono i dati nel sistema centrale. L’ufficio ricevimento deve poter procedere a un immediato reclamo al centro produttivo o al fornitore qualora ci fossero discrepanze tra la merce e la bolla di accompagnamento.

Dopo aver eseguito l’entrata merci e inserito i dati nei terminali, a ogni unità di carico viene assegnata un'ubicazione precisa, conformemente alla programmazione dello stoccaggio prestabilita. Durante il processo di spedizione delle merci è necessario effettuare l’operazione inversa e aggiornare i dati perché il sistema di gestione possa assegnare un nuovo carico al vano vuoto.

L’uscita della merce deve avvenire simultaneamente poiché, sebbene il sistema informatico generi una bolla, nel lasso di tempo che trascorre tra l’emissione del documento e il prelievo del carico dalla sua ubicazione, la posizione deve risultare occupata. Ciò serve a risparmiare tempo ed evitare percorrenze inutili, dato che l’operatore potrebbe recarsi allo scaffale e trovarlo occupato. Tale situazione si verifica quando il ritmo di entrata e di uscita delle merci differiscono.

Per evitare intoppi, il sistema indica che l’ubicazione è "occupata" dall'UdC fino al momento del prelievo da parte dell'operatore. Solo una volta prelevato il carico, il sistema marcherà l'ubicazione come "disponibile". Si tratta di una gestione dinamica, intelligente e performante che solo l’impiego di un Software di gestione magazzino adeguato può garantire. 

Corretto stoccaggio delle merci

I magazzini centrali devono disporre dei mezzi meccanici sufficienti e necessari per realizzare lo stoccaggio delle merci. Se queste vengono ricevute su pallet, ad esempio, si dovrà disporre di macchine o carrelli che permettano una movimentazione comoda e sicura nell’area di stoccaggio.

Magazzino centrale e personale per la movimentazione delle merci.

Nel caso dei colli sfusi, oltre ai mezzi per la movimentazione, è necessario disporre di strumenti e macchine per il confezionamento: tramogge, cucchiai o altri elementi meccanici adeguati, quali minicaricatori o pale caricatrici (in base al volume e alle caratteristiche della merce). In assenza di risorse fisiche adeguate (umane e materiali), risulta impossibile un corretto stoccaggio delle merci.

Preparazione ordini: dall'hub centrale ai magazzini regionali

Il magazzino centrale può fungere anche da riserva ed elaborare gli ordini per i centri regionali o locali. Tale operazione avviene con cadenza quotidiana, settimanale, mensile o bimestrale (o anche maggiore) a seconda della periodicità necessaria dei prodotti movimentati e delle loro dimensioni.

È opportuno sottolineare che, affinché un magazzino centrale possa preparare gli ordini correttamente, è necessario tenere libere sia le scaffalature sia lo spazio a terra. Solitamente la preparazione degli ordini in un magazzino centrale viene effettuata a terra con l'ausilio sistemi automatici o semiautomatici. Tale modalità aumenta la capacità di stoccaggio e semplifica le operazioni.

I principali vantaggi dell'immagazzinaggio a terra sono:

• Si sfruttano al massimo i vani delle scaffalature, aumentando la capacità di stoccaggio (i vani predisposti restano vuoti per la maggior parte del tempo).
• Si agevolano il lavoro del personale moltiplicandone rendimento e diminuendo gli errori.

Per la massima efficienza possibile, è necessario programmare gli ordini, e che questi vengano effettuati per unità di carico complete.

Qui entra in gioco la capacità del magazzino centrale di prevedere le richieste con il massimo anticipo e di mantenersi aggiornato sulle esigenze dei restanti centri che fanno parte della catena di approvvigionamento. L'analisi dei dati rappresenta l'unico sistema capace di formulare previsioni precise orientate ai risultati.

È pertanto necessaria una comunicazione costante tra tutti gli anelli della supply chain per ottenere i dati necessari per pianificare nuove strategie in tempi brevi.

Modello di magazzino centrale.

Qui di seguito elenchiamo i tre esempi di collegamento tra diversi punti della filiera:

1. Tra il negozio e il magazzino avviene da un computer all’altro via Internet.
2. Tra il magazzino di regolazione e il selettore degli ordini avviene mediante uno scanner.
3. Tra il magazzino di regolazione e quello centrale avviene da un terminale all’altro via Internet.

Le aziende specializzate in tecnologie informatiche tendono a studiare soluzioni su misura (software o cloud computing), oltre a progettare le infrastrutture di telecomunicazioni essenziali per la logistica 4.0.

Il lead time della spedizione è fondamentale per evitare ritardi e interruzioni nella catena di distribuzione. Al contrario, in presenza di ingorghi e colli di bottiglia, la spedizione degli ordini diventa caotica e lenta. Le attività di magazzino svolte in maniera coordinata dipendono dal lavoro del progettista e responsabile di magazzino.

Osservazioni finali sulle funzioni del magazzino

Essere al corrente delle funzioni e delle attività che si svolgono all'interno di un impianto migliora è imprescindibile se si aspira a una gestione efficiente del centro. In questo articolo abbiamo vincolato le attività di un hub centrale alle funzioni che devono realizzare. 

Scegliere la soluzione di stoccaggio idonea è un aspetto essenziale che consente di articolare le funzioni del magazzino al meglio. Allo stesso modo, la teoria e i sistemi di stoccaggio da soli non bastano: c'è bisogno di un software di gestione SGM per sfruttarne completamente le possibilità e produrre risultati in termini di attività.