Cos'è un WMS (o SGM)

In questo articolo vedremo cos'è un WMS, quali funzioni svolge e perché è importante per la gestione del magazzino. 

Per WMS (Warehouse Management System) si intende un software di gestione magazzino o programma usato per controllare, coordinare e ottimizzare i movimenti, i processi e le fasi operative che si svolgono all'interno di un impianto, dalle funzioni più elementari (come il controllo delle scorte e delle giacenze), fino alle attività più complesse (gestione del ricevimento delle materie prime o sincronizzazione con i sistemi ERP).

Alle volte si usano i termini WMS e SGM come se fossero sinonimi. È importante specificare qual è la differenza tra i due termini nell'uso quotidiano. Quando si parla di WMS, ci si riferisce a un sistema avanzato e complesso che, una volta integrato nel sistema ERP aziendale, contribuisce al monitoraggio dei prodotti in magazzino e dei processi della supply chain, dal momento che esistono moduli che consentono, ad esempio, di lavorare sulla tracciabilità dei prodotti lungo l'intera filiera. 

Con SGM, invece, ci si riferisce di solito a un sistema più semplice, quasi sempre gestionale, e destinato a svolgere una sola attività (come ad esempio la gestione delle scorte).

Il software può essere più o meno complesso a seconda delle esigenze soggettive di ogni azienda, che sceglierà il programma o modulo n virtù dei propri obiettivi e necessità. Il WMS che si andrà ad implementare in un hub logistico di una grande multinazionale può differire (in funzioni e profondità) dal programma gestionale di una PMI. Qui entra in scena la grande versatilità di questi sistemi, che permette alle imprese di implementare i software che meglio si adattano agli obiettivi aziendali.

Mettendo da parte un attimo quelle che sono le necessità uniche di ogni azienda, all'interno di un magazzino esistono delle fasi operative e dei processi che realizzano praticamente tutte le imprese. A tal proposito, i programmi WMS devono garantire delle funzioni di base a supporto dei processi.

Qui di seguito elenchiamo le principali:

• Gestione della merce in entrata: il software contribuisce a un più preciso controllo e catalogazione delle merci in entrata. Durante il ricevimento merci si controlla scrupolosamente la conformità, la quantità, le caratteristiche e lo stato o la qualità della merce che entra nel magazzino e che, pertanto, diventa parte integrante dello stock. Le informazioni raccolte vengono confrontate con l'ordine ricevuto e il WMS, dialogando con l'ERP, gestisce la fase operativa.
• Allocazione delle merci: rispetta i cosiddetti processi di ubicazione, che gestiscono gli ordini di posizionamento della merce nel magazzino, stabilendo quale sia la migliore posizione per gli articoli in funzione di tipologia, caratteristiche, dimensioni. A tale fine si usano regole e strategie previamente pianificate.
• Controllo e gestione dello stock: si tratta di una funzione importante del sistema, mediante la quale è possibile ottenere in tempo reale un quadro relativo alla situazione delle scorte e delle giacenze. Conoscendo le quantità di articoli presenti in magazzino, non solo si prevengono eventuali rotture di stock, ma si contribuisce a una migliore gestione amministrativa delle merci, in maniera più redditizia e scongiurando un pericolo di obsolescenza.
• Gestione delle merci in uscita: con cui si coordinano i cosiddetti processi di spedizione. Tali processi riguardano l’elaborazione degli ordini inviati ai clienti (il famoso fulfillment), i trasferimenti ad altri magazzini o i resi ai fornitori. Il WMS coordina tutti i processi legati a questo aspetto, in particolare segnaliamo l'importanza che riveste nel coordinare le operazioni di preparazione degli ordini degli operatori quali il picking, il picking multi-ordine, l'uscita di contenitori completi, il consolidamento degli ordini e l’invio agli automezzi.

Qui di seguito riportiamo sinteticamente le operazioni che il WMS svolge per ciascuna di queste funzioni di base.

Esempio di architettura di un WMS.

Funzioni di entrata

Il software WMS è particolarmente utile nel realizzare tre operazioni:

• Ricevimento delle merci.
• Acquisizione dei dati logistici.
• Etichettatura dei contenitori e della merce.

Esaminiamole nel dettaglio.

Ricevimento merci

È possibile che le merci arrivino in magazzino in diversi modi. In alcuni casi gli articoli possono essere consegnati "non" pallettizzati. In questo caso il consolidamento può avvenire in parallelo con la registrazione delle caratteristiche e gli attributi di logistica (necessari per lo stoccaggio in magazzino).

In altri casi è possibile ricevere merci pallettizzate in contenitori che non richiedono il consolidamento, ma solo la convalida degli attributi di logistica e di quantità delle merci ricevute prima di procedere al relativo stoccaggio.

Esiste poi un terzo tipo di ricevimento: i prodotti resi. Sebbene sia simile alla fase di ricevimento che abbiamo appena visto, presenta delle particolarità, quali l'applicazione di stati e blocchi di merce nel processo di entrata in magazzino. Tali stati e blocchi possono ad esempio indicare l'esigenza di dover passare per il controllo qualità o di dover rimanere in attesa di revisione.

Successivamente si procede allo stoccaggio all'interno del magazzino, in aree specifiche o dedicate a quella particolare tipologia di merce. In tutti questi casi il software di gestione contribuisce a snellire le fasi operative.

Acquisizione dei dati logistici

La seconda funzione riguarda la raccolta di informazioni, quali ad esempio il lotto di appartenenza del carico, la scadenza, il peso, la temperatura o il numero di serie. L'acquisizione di tali dati al momento di eseguire il processo di ricevimento facilita la tracciabilità dello stock. Gli attributi logistici consentono di sapere con esattezza tutti i dati relativi alla consegna da parte di un fornitore.

Etichettatura dei prodotti

Un WMS deve essere in grado di ricevere i dati inviati per mezzo della scansione dei codici a barre e tag RFID. In questo modo si riducono gli eventuali errori e i dubbi che potrebbero nascere durante la fase di movimentazione della merce. I processi diventano più performanti e aumenta la produttività.

La documentazione relativa al ricevimento merci consente di generare report nei quali si indicano le differenze tra la merce prevista e quella effettivamente ricevuta, oltre ad ulteriori aspetti legati alla pianificazione temporale di queste operazioni. Le funzioni del WMS si estendono all'integrazione con il sistema ERP aziendale.  Entrambi possono dialogare e inviare informazioni rilevanti. Si pensi ad esempio all'importanza che assume questa "interconnessione" al momento di gestire una grande quantità di codici SKU.

Attraverso l'interfaccia del WMS si può comunicare la chiusura del ricevimento specificando esattamente quante unità di uno determinato SKU sono entrate nel magazzino, così da permettere al sistema ERP di espletare le pratiche gestionali assieme ai fornitori.

Funzioni di ubicazione

Per capire meglio cosa è il WMS bisogna conoscere le operazioni che svolge anche in fase di allocazione delle risorse in magazzino. Tra queste ne sottolineiamo tre:

• Allocazione basata su regole e strategie.
• Cross-docking. 
• Approvvigionamento e consolidamento.

Gestione delle ubicazioni basata su regole e strategie

La gestione della migliore ubicazione per ogni prodotto si basa su regole e strategie che contribuiscono a ottimizzare sia le fasi operative sia quelle gestionali. Le aziende possono optare per vari modelli gestionali per il loro magazzino. A tale fine, il WMS tiene conto delle caratteristiche delle unità di carico e dei KPI di magazzino che elenchiamo qui di seguito:

• Indice di rotazione (il WMS suddivide gli articoli in base al loro turnover e tenendo conto dell'analisi A-B-C).
• Il tipo di contenitori industriali usati per il consolidamento della merce.
• Le famiglie o tipologie di prodotti.
• La pericolosità o incompatibilità di alcuni prodotti.
• Del packaging degli articoli, del loro volume e di condizioni specifiche particolari.

C'è poi un caso in cui il WMS diventa addirittura essenziale perché si applica un tipo di strategia che evita completamente lo stoccaggio dei prodotti sulle scaffalature: il magazzino gestito con cross-docking.

WMS in sintonia con il cross-docking

Il cross-docking è una strategia legata alla preparazione degli ordini che le aziende applicano nei loro magazzini allo scopo di ridurre o eliminare completamente i costi legati alle operazioni di stoccaggio da un lato, e il numero di movimentazioni delle unità di carico dall'altro. Detto in altre parole: quando si lavora con questo metodo, la merce "passa" per il magazzino, ma non "sosta" sugli scaffali. I prodotti che faranno parte di un ordine in essere, ma mancante in stock, vengono depositati nell'area di preparazione ordini, direttamente dall'area di ricevimento. Una volta preparate le merci per l'uscita, viene stoccata quella rimanente. Senza il WMS sarebbe impossibile coordinare tutte queste attività che devono essere svolte con assoluta precisione per evitare confusione e il formarsi "colli di bottiglia". Il software fornisce previsioni dei flussi più chiare, così come un miglior monitoraggio delle merci in arrivo e di quelle che devono essere distribuite, agevolando al contempo il lavoro degli operatori. 

Funzioni di controllo dello stock

Nella gestione della merce stoccata, il sistema WMS fornisce informazioni complete relative allo stock grazie attraverso le seguentui funzioni

• Visualizzazione della mappatura del magazzino: permette di avere una visione dettagliata della posizione di tutti gli articoli all'interno del magazzino, indipendentemente che siano conservati su pallet o in contenitori.
• Gestione delle ubicazioni: consente di ottenere e modificare le informazioni relative al posizionamento, al tipo di ubicazione, di configurare i blocchi attivi, le dimensioni, le caratteristiche, le aree di stoccaggio a cui appartiene. In buona sostanza restituisce una mappatura intelligente dei beni in magazzino.
• Gestione dello stato dello stock: rende possibile un monitoraggio esaustivo dei dati relativi a quarantene, rotture, perdite, blocchi o riserve.
• Calcolo dell’indice di rotazione del magazzino: l'indice di rotazione è fondamentale sia per determinare la posizione dell'articolo in virtù del turnover (quante volte entra ed esce), sia per una questione legata al valore delle giacenze. Quando si combinano i valori di questo indice con un'analisi ABC, è possibile determinare la posizione ideale delle merci all'interno dell'impianto.
• Il ricalcolo dell’inventario: fornisce feed specifici per ogni articolo, un’ubicazione o un'area specifica. Ciò consente di inviare comunicazioni al sistema ERP in caso di differenze o incongruenze di stock e tenere sempre sotto controllo l'inventario. 

Funzioni di uscita

Oltre a gestire l’entrata e le ubicazioni dei prodotti, il sistema gestionale si occupa anche del controllo in fase di uscita. Vediamo quali sono le operazioni principali che svolge un WMS in questa fase:

• Preparazione del carico in uscita dall'impianto. Il WMS ha il compito di raggruppare e assegnare la migliore porizione alle merci per gestire in maniera efficiente l'evasione degli ordini. Il software determina, ad esempio, in che punto delle baie di spedizione verrà lasciato il carico, quanti saranno gli operatori incaricati della preparazione, la maniera in cui verranno raggruppati gli ordini e la fascia oraria in cui avverrà tale operazione.
• Gestione delle operazioni di picking. Il software stabiliscei percorsi di picking, rendendo più performante le attività di selezione e prelievo, abbattendo tempi e numeri di movimentazioni, ma sempre seguendo i parametri specificati per l’ordine inviato dal sistema ERP.
• Etichettatura della merce che viene spedita. Il programma svolge l’identificazione dei colli, utilizzando lo stesso processo visto nell’etichettatura della merce in entrata.
• Preparazione della documentazione relativa alle spedizioni. Il software WMS crea il packing list (elenco degli articoli che compongono l'ordine), la documentazione per i trasportatori e i report relativi alle discrepanze riscontrate.
• Gestione delle operazioni di carico delle spedizioni sugli automezzi. Il software controlla la qualità della spedizione per ridurre gli errori.
• Invio dei dati al sistema ERP relativi alla chiusura della spedizione. Questa funzione è possibile grazie a un'interfaccia che collega i due sistemi. Si tratta di un passaggio fondamentale in quanto il responsabile della logistica riceve tutte le informazioni necessarie relative al numero di unità e di articoli da spedire, nonché al tipo di colli consegnati con ciascun ordine in uscita che viene evaso. Con questi dati, il sistema ERP può gestire le pratiche amministrative vincolate ai clienti.

Funzioni del WMS in magazzini complessi

A volte gli impianti possono essere compsti da più aree o, nel caso dei grandi hub, da più magazzini collegati tra di loro. In questi casi il software dovrà essere in grado di gestire un'area attrezzata con una combinazione di sistemi tradizionali (come le scaffalature portapallet), trasloelevatori e altre soluzioni automatiche. Un solo programma deve essere in grado di gestire, in maniera globale e integrata, le diverse aree o magazzini coordinando le fasi operative, anche quando le soluzioni adottate differiscono o cambiano le strategie di gestione delle merci in entrata, di stoccaggio o in uscita.

A tal proposito è opportuno che il softare sia in grado di svolgere le seguenti funzioni:

• Gestione dei sistemi a supporto delle attività di picking quali il pick-to-light e put-to-light.
• Supporto ai dispositivi di voice picking o picking vocale, ovvero il sistema che invia le istruzioni agli operatori grazie a un sistema di sintesi vocale. Con questo sistema, che deve essere gestito tramite il sistema WMS, l'operatore non deve usare le mani per utilizzare il terminale o effettuare dei controlli.
• Ottimizzazione del consolidamento merci durante la preparazione degli ordini. Ciò consente di ottimizzare la preparazione dei colli seguendo alcuni parametri prestabiliti, controllando ad esempio che su uno stesso pallet o contenitore alla base ci sia la merce più resistente e in cima quella più fragile.

Un WMS è capace di gestire vari magazzini in maniera integrata e globale

Altre funzioni del WMS

Ci sono poi altre funzioni fondamentali progettate per gestire una rete di magazzini o per coordinare "fabbrica e magazzino":

• La prima riguarda la gestione dei flussi di merce (entrate e uscite) verso le linee produttive. Grazie a questa caratteristica, si ottiene un flusso ottimale sia per le entrate che per le uscite verso le linee produttive, agevolando notevolmente le procedure interne.
• La seconda funzione riguarda la gestione di vari magazzini con lo stesso SGM, la cosiddetta gestione multimagazzino. Con questa funzione, la stessa azienda può gestire tutti i suoi magazzini in modo univoco e globale, ottimizzando le risorse, i sistemi informativi e agevolando le procedure di trasferimento della merce tra gli impianti.
• In terzo luogo, a un livello superiore rispetto al precedente, si trova la multiorganizzazione con la quale, come indica il nome, è possibile gestire varie organizzazioni con lo stesso SGM.

Osservazioni finali

Un software WMS è un sistema imprescindibile nella logistica moderna. La scelta del programma deve essere ponderata e studiata nei minimi dettagli per garantire il massimo rendimento. Ogni azienda ha le sue esigenze e il software deve focalizzarsi su di esse per rendere più efficienti sia gli aspetti gestionali, sia le fasi operative. Va notato che la presenza di un ERP azeidnale non ostacola l'implementazione di un nuovo sistema. Al contrario, un WMS apporta un livello di profondità maggiore in un determinato aspetto: l'e-commerce, la gestione del modello omnicanale o dei trasporti. 

In tal senso, il sistema gestionale deve essere sufficientemente versatile, flessibile, aperto all'implementazione di nuovi moduli o alla modifica di detemrinati parametri. Il software è un tassello essenziale per la digital transformation e per traghettare la propria azienda nel 4.0. Se sei alla ricerca di un software del magazzino, puoi consultare la nostra sezione dedicata al WMS e individuare il sistema più adatto alle tue esigenze.