Lista di prelievo: che cos’è e come prepararla

La lista di prelievo (nota anche come picking list o order picking) è fondamentale per ottimizzare la preparazione degli ordini.

Il picking è senz’altro uno dei cicli operativi della logistica che richiedono più organizzazione e precisione. La sua ottimizzazione è alla base di una supply chain competitiva che garantisce consegne esatte e puntuali al cliente.

Ecco perché gli operatori si servono di una lista di prelievo. Ma cosa deve contenere esattamente una lista di prelievo? È possibile utilizzare un software per ottimizzarla, affinché sia più efficiente? Lo spieghiamo in questo articolo.

Che cos’è la picking list?

La lista di prelievo è un documento interno con tutte le istruzioni che l’operatore deve seguire per completare la preparazione degli ordini.

In generale, una lista di prelievo tradizionale comprende tutti i dati di spedizione, l’ubicazione dei prodotti in magazzino e qualsiasi aspetto correlato alla preparazione dell’ordine come, ad esempio, il percorso che l’operatore deve seguire. Con l’implementazione di un software in magazzino, la picking list può essere elaborata automaticamente ed essere presentata in formato digitale o trasmessa persino con comandi vocali come vedremo in seguito.

In sostanza, la picking list ha lo scopo di fornire all’operatore tutte le informazioni necessarie per preparare e spedire i prodotti in modo sicuro e controllato, evitando i tipici errori della fase di preparazione degli ordini.

Contenuto della picking list

Il contenuto di una lista di prelievo standard può essere strutturato in tre sezioni a seconda delle informazioni che contiene. Grosso modo, raccoglie le seguenti informazioni:

• Informazioni sulla lista degli ordini. Nella parte superiore la picking list riporta il nome dell’azienda che prepara l’ordine, il numero d’ordine assegnato al processo di picking, la data, il codice o i dati dell’operatore incaricato di preparare l’ordine, l’area del magazzino in cui si trova la merce, il tipo di spedizione (ordinaria, urgente, fragile ecc.) e il numero di spedizione. 
• Informazioni sui prodotti da prelevare. La parte centrale del documento comprende il numero di corsia, la scaffalatura dove si trova ogni articolo e il livello di stoccaggio, la descrizione della merce con il codice interno, la quantità di unità richieste e il numero di articoli di scorta rimanenti. 
• Osservazioni e convalida della picking list. Nella parte inferiore resta uno spazio dove annotare le osservazioni (merce in cattivo stato, confezioni rotte ecc.) e tre caselle per la firma dell’operatore che ha effettuato il picking, del dipendente che riceve tutti gli articoli e prepara la spedizione e del responsabile che organizza la spedizione dell’ordine.

Da sottolineare che questo modello di picking list può essere modificato sulla base delle esigenze dell’azienda. Infatti, le varianti digitali di una lista di prelievo creata da un software possono mostrare le informazioni in modo molto più semplice al fine di aumentare la produttività degli operatori. 

Tipi di picking list

La lista di prelievo può variare leggermente in base ad alcuni fattori, tra cui il metodo di preparazione degli ordini, il volume dei prodotti contenuti in ciascuno di essi, il flusso delle movimentazioni ecc. I tipi di lista di prelievo più comuni sono: 

• Picking list individuale. Mostra i prodotti contenuti in un unico ordine. L’operatore deve effettuare il picking dei prodotti che rientrano in un unico ordine e, in seguito, trasferirli nell’area spedizioni. 
• Picking list in blocco. Mostra i prodotti di vari ordini che l’operatore riunisce in un unico percorso, eseguendo il batch picking. In questo caso, è necessaria un’area di consolidamento, precedente a quella di spedizione, dove l’ordine viene completato con gli altri articoli. 

Il tipo di picking list è direttamente collegato con i diversi metodi di preparazione degli ordini. 

L’importanza del WMS per la picking list

La lista di prelievo può essere in formato cartaceo o digitale. Per creare una picking list automatica, è necessario un software di gestione magazzino (WMS).

Il WMS genera la picking list, su carta stampata, mediante i terminali a radiofrequenza o i dispositivi di ausilio per il picking, ad esempio il voice picking, e gli operatori preparano gli ordini con rapidità e precisione. 

Un software di gestione magazzino come Easy WMS di Mecalux elabora automaticamente la picking list dopo avere ricevuto l’ordine da parte del cliente. Poiché controlla l’ubicazione di ciascun prodotto, indica all’operatore il numero della corsia e della scaffalatura, il livello di stoccaggio, la quantità da prelevare ecc. Quando invece della carta si utilizzano i terminali, l’operatore visualizza l’ordine sullo schermo, oltre all’ubicazione e alla quantità di prodotto da prelevare. Parte integrante dell’ordine è la lettura dei codici a barre (della merce, della scaffalatura ecc.) che garantisce il corretto svolgimento delle attività.

Successivamente, il software assegna un numero al contenitore in cui vengono raccolti gli articoli fino alla spedizione. Il WMS offre anche la possibilità di effettuare manualmente eventuali modifiche o azioni collegate all’attività e di inserire i relativi commenti. 

Il software organizza e coordina la preparazione degli ordini tenendo conto di più fattori, tra cui la struttura del magazzino, la priorità della spedizione, il metodo di picking impiegato o il numero di operatori.

Esempio di picking list

Sebbene l’essenza non cambi, la struttura e l’elaborazione della picking list può variare se è realizzata in modalità manuale oppure utilizzando un WMS. Prendiamo ad esempio una picking list individuale di una società di distribuzione:

Se elaborata con il metodo manuale, il responsabile della ricezione degli ordini deve compilare il documento con tutte le informazioni del caso affinché il magazziniere sia in grado di preparare l’ordine. Pertanto, in assenza di un WMS, è necessario conoscere la struttura del magazzino e l’esatta ubicazione dei singoli articoli. Inoltre, è possibile organizzare la lista di prodotti in base al percorso che deve seguire l’operatore. 

Con tutte le informazioni, l’operatore potrà effettuare il picking con l’ausilio dei commissionatori, depositando gli articoli nell’unità di carico che verrà successivamente utilizzata per la distribuzione e specificando il numero di unità ancora disponibili nella scaffalatura. Al termine del percorso, quando tutti i prodotti sono pronti, l’operatore annoterà le osservazioni del caso e consegnerà la picking list firmata al responsabile della preparazione della spedizione. 

Se, invece, si dispone di un WMS, il processo di creazione ed esecuzione della lista di prelievo viene ottimizzato, la preparazione degli ordini velocizzata e gli errori eliminati. 

Non appena arriva l’ordine del cliente, il sistema elabora automaticamente la picking list. Successivamente, comunica all’operatore la presenza di un ordine in attesa di preparazione. L’operatore, con l’ausilio di un terminale a radiofrequenza, un commissionatore e un’unità di carico specifica, segue le indicazioni del software. 

Mentre raccoglie i prodotti, scansiona il codice a barre dell’articolo e conferma l’operazione con il terminale a radiofrequenza. Vediamo di seguito come funziona una picking list mediante un terminale a radiofrequenza e con l’ausilio di un WMS: 

Nel caso di Easy WMS, il software comprende anche l’opzione di stampa della picking list qualora sia utile all’operatore mentre prepara l’ordine. 

Picking list: la chiave per un magazzino efficiente

Per disporre di una catena logistica ottimizzata che renda al massimo, le attività di picking devono essere svolte senza errori e in tempi brevissimi. In quest’ottica, è necessario affidarsi a una picking list che agevoli il lavoro degli operatori. 

Se per elaborare la picking list stai ancora utilizzando il metodo manuale e credi che sia arrivato il momento di ottimizzare le prestazioni del tuo magazzino, contatta Mecalux, ti mostreremo come migliorare i tuoi ordini grazie a un WMS che genera liste di prelievo più competitive.