Packing list: cos’è, quali tipi esistono e come si compilano

Grazie a documenti come le packing list, gli operatori del magazzino sanno quali prodotti includere in ogni ordine, i consumatori possono controllare ciò che ricevono e gli uffici doganali verificano le merci in entrata e in uscita dai diversi Paesi.

Cos’è una packing list?

Una packing list è un elenco che include tutti gli articoli che fanno parte di un ordine. Si tratta di un documento fondamentale per la gestione del magazzino, che svolge molteplici funzioni. Innanzitutto, facilita il lavoro degli addetti al picking indicando loro cosa prelevare dalle scaffalature per inserirlo in ogni spedizione. Inoltre, consente al destinatario di conoscere nel dettaglio il contenuto del pacco appena ricevuto. Infine, questa lista trova ampio impiego anche nelle operazioni relative alle esportazioni e al commercio estero.

Quando si crea una packing list è possibile utilizzare un modello preesistente, anche se alcune aziende preferiscono personalizzarlo in base alle proprie esigenze e alle caratteristiche dei prodotti. Grazie ai progressi tecnologici, le packing list non sono più solo documenti cartacei, oltre a poter essere compilate manualmente, possono anche essere generate automaticamente usando un software di gestione magazzino come Easy WMS.

Come compilare una packing list

Oltre a fornire l'elenco degli articoli presenti nella spedizione, una packing list completa deve includere una descrizione dettagliata dell'organizzazione della merce, ovvero, specificare il numero di colli che compongono la spedizione. Più informazioni contiene, più sarà utile, poiché potrebbe essere necessaria anche per lo sdoganamento. È inoltre consigliabile conservare una copia della packing list per gestire eventuali ritardi o reclami.

Campi di una packing list in logistica

Elenchiamo di seguito alcuni dati da includere in un esempio di packing list. Questi dovrebbero essere più numerosi e specifici quando la finalità del documento sono le transazioni internazionali:

• La data in cui è stato effettuato l'ordine e quella in cui la merce è stata spedita.
• Informazioni di contatto del mittente. Saranno utili nel caso in cui la spedizione debba tornare al punto di origine.
• Informazioni di contatto del destinatario. A volte gioca un ruolo essenziale per trovare la persona o l'azienda che deve ricevere il pacco.
• Indirizzi di origine e destinazione.
• Dettagli del veicolo (aereo, nave o camion) e numero del documento di trasporto.
• Numero totale dei colli che compongono la spedizione e tipo di imballaggio. Questo punto assume particolare rilevanza nelle packing list associate al trasporto.
• Descrizione di ciascun collo, incluso peso e volume.
• Peso e volume dell'insieme degli articoli.
• Marchi e referenze.
• Se ci fosse, e non si trattasse di una packing list di logistica interna, potrebbe apparire il numero della fattura commerciale a cui è collegato l'ordine.

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Tipi di packing list

In sintesi, le packing list si dividono tra quelle che si utilizzano internamente o in magazzino, cioè liste con gli articoli che devono essere inseriti in un ordine specifico (che fungono da ricevuta e sono simili a una bolla di consegna) e quelle che sono in genere imprescindibili per le operazioni doganali tra i differenti Paesi.

Se il documento da compilare è una packing list per spedizioni internazionali, è consigliabile aggiungere alcuni campi in più:

• Il codice HS o sistema armonizzato. Si tratta di un numero che la dogana impiega per classificare le spedizioni e le consente di calcolare con precisione le tariffe e le restrizioni da applicare. È disponibile sui siti web dei governi di ciascun Paese.
• Se il carico è organizzato in container, quando si preparano le packing list per la dogana conviene specificare cosa è stato caricato in ciascuno di essi.
• Il valore totale dell’insieme e di ciascun collo.

Informazioni errate nella packing list possono causare ritardi nello sdoganamento, con conseguente blocco della merce e costi aggiuntivi.

Differenza tra packing list e delivery orders

Sebbene possano sembrare simili, le packing list e i delivery orders presentano alcune differenze. I primi vengono usati tra mittenti e destinatari finali e includono informazioni più dettagliate rispetto alle bolle di consegna , come ad esempio informazioni relative ai prezzi.

I delivery orders sono documenti in cui un'azienda indica a un trasportatore o un magazzino con cui collabora di svincolare una determinata merce e di consegnarla a terzi. Sono molto comuni nei trasporti internazionali e nella logistica marittima.

Esempio di packing list

Una packing list può essere più o meno dettagliata, ma in genere include aspetti quali i tipi di prodotto, la quantità di ciascuno e una descrizione del volume, delle dimensioni e dell'imballaggio. Ecco alcuni dei dati che dovrebbero essere inclusi e il loro possibile ordine:

1. Intestazione della pagina: logo e nome dell'azienda. Titolo che certifica il documento come una packing list.
2. Indirizzo del mittente e dati identificativi dell'ordine, come data di spedizione, numero dell'ordine o corriere.
3. Indirizzo di consegna e indirizzo di fatturazione.
4. Elenco dei colli, peso e dimensioni di ciascuno.
5. Riepilogo dei prodotti e del numero dei colli con relativi riferimenti, quantità, pesi e dimensioni.
6. È possibile aggiungere un'annotazione quando, ad esempio, è necessario utilizzare attrezzature aggiuntive come un carrello elevatore.

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