Picchi di lavoro stagionali: 5 consigli per non perdere potenziali vendite

I picchi di lavoro nella logistica di magazzino si verificano in parallelo con l'aumento di richieste di determinati prodotti. Per un'impresa, i picchi rappresentano vendite da non farsi sfuggire. Un picco di domanda in un magazzino è simile a una piccola turbolenza.

Ora, è possibile individuare due tipi di picchi: i picchi preventivabili, che coincidono con eventi rilevanti facilmente individuabili sul calendario: il Natale, le vacanze estive, il rientro a scuola o il Black Friday. Questi picchi di alta stagione sono più gestibili, in quanto le imprese della grande distribuzione e del retail hanno tutto il tempo di prepararsi e affrontare un aumento di ordini.

Si tratta quindi di una turbolenza che il pilota può vedere a occhio nudo in lontananza e che può aggirare in tempo utile.

Ma come ci si comporta davanti ai picchi imprevisti? Come si gestiscono gli aumenti improvvisi di richieste che avvengono fuori dagli schemi, e per cui il magazzino potrebbe trovarsi impreparato? Il negozio dell'e-commerce funziona 24 ore su 24 e rende più difficile prevedere quando il consumatore effettuerà l'acquisto. A livello operativo, tutto ciò mette tiene i centri logistici in uno stato di allerta costante che richiede una certa organizzazione e reattività.

I picchi imprevisti sono quindi più simili alle turbolenze clean-air, invisibili all'occhio umano, e in cui ci si trova dentro senza preavviso. Per un buon comandante e un buon aereo non rappresentano un problema, ma a un pilota inesperto possono generare qualche grattacapo.

Ecco qualche consiglio per gestire i picchi ed evitare la tormenta.

1. Ottimizzazione dei processi operativi e logistici

Si parte dall'individuazione di quelle fasi operative meno efficienti. In generale, le procedure di prelievo producono un maggiore consumo di risorse e tempo a livello operativo. Meglio pensare fin da subito a come migliorare il picking per eliminare le inefficienze. Trovare i punti deboli contribuirà a rendere più reattivo il processo nei periodi di lavoro più intensi.

Per quanto possa apparire insignificante a prima vista, un piccolo cambio può risultare di vitale importanza se considerato all'interno di una sequenza di azioni e attività. Ad esempio, collocare gli imballaggi, le etichette e i documenti in luoghi strategici può risparmiare viaggi inutili agli operatori. Avvicinare lo stock e gli strumenti per il packing facilita le procedure di prelievo e rende più agile il confezionamento dei prodotti.

A queste conclusioni si giunge solo dopo una profonda analisi realizzata insieme agli addetti al magazzino: l'esperienza diretta del personale offre un punto di vista utile per semplificare i processi e trovare nuove soluzioni, come ad esempio il cross docking. L'opinione dei lavoratori, insieme a una corretta distribuzione delle merci (basata sugli indici di rotazione e su un'analisi ABC) è una formula vincente per incrementare l'efficienza.

2. Disposizione delle aree funzionali

La disposizione delle aree funzionali di un magazzino è di per sé essenziale per il corretto svolgimento delle fasi operative in alta stagione. Quando si verifica un picco di lavoro, gli sforzi in termini di ottimizzazione tendono a concentrarsi "solo" sulle procedure di selezione e prelievo degli articoli.

Per rendere più agili ed efficienti queste operazioni, è consigliabile progettare con cura gli spazi di stock e prelievo già a monte durante la fase di progettazione del magazzino. Se necessario, è opportuno valutare un possibile ampliamento degli stessi. Meglio ragionare in maniera drastica e immaginare lo scenario peggiore. Un'ottica what if permette di giocare d'anticipo e di prevedere problematiche future.

3. Formazione del personale stagionale

Quando si presenta un picco di lavoro, è buona prassi pianificare un incremento del personale sempre e quando non venga trascurata la formazione. Quest'ultima deve essere esaustiva e permettere a tutti i lavoratori di svolgere i task senza intoppi. D'altronde a nessuno piacerebbe lavorare sotto pressione e senza sapere bene come muoversi all'interno di un impianto.

La formazione del personale è un elemento chiave per viaggiare a pieni giri e far fronte ai picchi di ordini, e deve essere contemplata tanto per i lavoratori stagionali (in fase iniziale), come per i dipendenti (formazione continua).

• Formazione continua per i dipendenti: far ruotare il personale aiuta a sviluppare le capacità per disimpegnarsi in più ambiti e zone del magazzino, specialmente se all'interno dell'impianto sono presenti sistemi automatici di stoccaggio.
• Formazione iniziale: deve essere rapida ed efficace. In questo senso è meglio disporre di un programma di formazione specifico per il personale stagionale. Tenta di semplificare al massimo la vita dei nuovi arrivati sfruttando video tutorial, immagini in cui si mostrano le sequenze di azioni da compiere (per esempio per realizzare un imballaggio). Durante l'alta stagione non ci sarà tempo da perdere.

Ci sono poi altre strategie che permettono di formare il personale direttamente sul campo. Una, ad esempio, è quella di far lavorare fianco a fianco il personale dipendente con quello stagionale. In questo modo i dipendenti più esperti formeranno il personale con contratta part-time. Questo processo contribuirà, tra le altre cose, a motivare e responsabilizzare il personale.

Come dicevamo poche linee più su: tutto è vano senza una chiarezza assoluta, soprattutto in un magazzino. Non bisogna mai risparmiare in fatto di segnaletica, etichettatura degli scaffali e dei prodotti. Tutto il personale deve potersi muovere tra i corridoi ad occhi chiusi.

4. Sfrutta al massimo la tecnologia

La tecnologia sarà il tuo radar durante la turbolenza. Individua soluzioni per automatizzare le fasi operative e, qualora non fosse possibile implementarle, ricorri al software o a strumenti che facilitano il lavoro degli operatori: come il voice picking o il pick-to-light.

Non tutti i problemi si risolvono semplicemente aggiungendo manodopera extra. In alcuni casi, ad esempio, le aziende preferiscono dividere in due il proprio inventario per far convivere personale e sistemi automatici. Una strategia del genere permette di ricorrere al picking manuale per alcuni codici, mentre per gli ordini vincolati all'e-commerce, che devono essere elaborati rapidamente, vengono studiate soluzioni automatiche.

Vale la pena specificare che la divisione dell'inventario è utile quando è dettata dalle esigenze del prodotto (ad esempio prodotti frigo vs prodotti normali). In ogni caso è preferibile evitarla, soprattutto se esistono i margini per applicare una strategia omnichannel.

5. Flessibilità e scalabilità

Il magazzino, così come i sistemi presenti al suo interno, devono essere flessibili. Solo in questo modo ci assicura la scalabilità, ovvero la capacità di adattarsi a qualsiasi intensità di lavoro. Pensare alla scalability di un sistema al momento di progettare un centro logistico permette alle aziende di reagire in tempi brevi ai picchi di domanda e, quindi, predispone alla crescita.

Se è vero che è importante pensare alla produttività, è altrettanto vero che a questo obiettivo si è affiancata la necessità di dover conservare un’ampia flessibilità operativa. La capacità delle aziende e degli impianti di adattarsi rapidamente alle nuove tecnologie o alle esigenze del mercato è oggi più che mai rilevante.

Un volo senza turbolenze

Questi 5 punti sono fondamentali per poter gestire e anticipare un picco di lavoro, soprattutto quelli imprevisti. Proprio come dicevamo all'inizio di questo articolo, l'importante è gestire la turbolenza che ai consumatori moderni, proprio come ai passeggeri di un aereo, non piace perché si traduce in consegne in ritardo o articolo sbagliato.

Eliminare le inefficienze, scegliere i sistemi di stoccaggio più adeguati, disporre di un software, puntare sulla formazione del personale, la scalabilità: ognuno di essi gioca un ruolo fondamentale per gestire i picchi e mantenersi ad alta quota. L'obiettivo è chiaro: atterrare lì dove si trovano i goal aziendali.