Sistema di gestione degli ordini: agilità nel servizio clienti

Le aziende dedicate all'e-commerce sono tra quelle che maggiormente utilizzano i sistemi di gestione degli ordini, poiché sono consapevoli che si tratta di un processo chiave con un grande impatto sulla soddisfazione del cliente.

Cos’è un sistema di gestione degli ordini?

Un sistema di gestione degli ordini (OMS, sigla in inglese) è un software che consente di tracciare digitalmente il ciclo di vita di un prodotto. È in grado di monitorare tutte le informazioni, dal ricevimento, gestione dell'inventario, evasione degli ordini fino al servizio post-vendita. Un OMS apporta visibilità a tutte le parti interessate, sia all’azienda, che dispone di dati in tempo reale, sia al cliente finale, che può sapere in anticipo quando riceverà il suo acquisto.

Chi si dedica al commercio al dettaglio impiega questi OMS per velocizzare e automatizzare le vendite. In questo modo si evitano errori durante il controllo dei dati provenienti da fonti diverse e l’elaborazione manuale delle fatture. Questi sistemi in genere forniscono aggiornamenti sull'adempimento, sui metodi di pagamento e di spedizione, sui resi e persino sulla cronologia degli ordini di un utente.

Vantaggi di un sistema di gestione degli ordini

L'uso di un sistema di gestione degli ordini efficace presenta molteplici vantaggi per le imprese che desiderano perfezionare le spedizioni e migliorare la soddisfazione dei clienti. Questi sono alcuni dei più noti:

• Controllo dell'inventario. Con un OMS si possono conoscere i livelli delle scorte, quali prodotti sono in consegna e quanti ne vengono richiesti. In questa maniera si evita di ricorrere a trasporti urgenti o di mantenere un eccessivo stock di sicurezza.
• Rispetto delle regole. I sistemi di gestione degli ordini consentono di stabilire regole che facilitano il rispetto degli obiettivi dell'organizzazione.
• Pianificazione delle consegne. Fare coincidere la domanda con l'inventario e le risorse permette di soddisfare le richieste dei clienti in modo più efficiente.
• Monitoraggio. È diventata una consuetudine sapere in che punto si trova la richiesta, che giorno e a che ora arriverà l'acquisto e se si è verificato qualche problema. Questi programmi di gestione degli ordini offrono ai clienti la possibilità di verificare costantemente la loro ubicazione.

Come funziona un sistema di gestione degli ordini?

Un programma di gestione degli ordini fornisce visibilità di tutto l'inventario disponibile, sia nei propri magazzini, nei negozi, nelle sedi dei fornitori esterni o nelle società 3PL, così facendo la pianificazione risulta più semplice. Questi software, inoltre, sono responsabili del ricevimento, della validazione e delle consegne degli ordini, incluso il picking e l'imballaggio. Gli OMS più avanzati integrano anche funzionalità come il dropshipping, la conferma delle spedizioni e la comunicazione con i clienti.

Oltre a dirigere la preparazione e la consegna, i sistemi di gestione degli ordini condividono i dati con i sistemi finanziari per facilitare i pagamenti. Sono anche in grado di gestire la logistica inversa, ovvero i resi dei prodotti da diversi canali.

Qual è il flusso di lavoro di un sistema di gestione degli ordini?

Sebbene gli OMS possano presentare alcune differenze tra loro, tutti condividono una serie di passaggi nel loro funzionamento:

1. Innanzitutto, con un sistema di gestione degli ordini sia il team di vendita che il cliente finale possono verificare l'inventario richiesto.
2. L'acquisto viene effettuato tramite sito web, telefono cellulare, call center o presso un punto vendita fisico.
3. Si raccolgono i dati per procedere al pagamento e alla consegna: nome, indirizzo, telefono, e-mail...
4. Si identifica il prodotto o il servizio necessario per completare l'ordine.
5. La spedizione viene effettuata da uno dei possibili canali: da un magazzino o centro di distribuzione oppure da un negozio.

Cosa bisogna tenere in considerazione quando si sceglie un sistema di gestione degli ordini?

Ci sono delle nuove tendenze che ci permettono di prestare un migliore servizio ai clienti, anche se rendono più complessa la gestione degli ordini. È consigliabile valutarle prima di scegliere un sistema di gestione degli ordini piuttosto che un altro:

• La multicanalità. Consiste nel disporre di diversi negozi fisici, punti vendita e call center per gestire gli ordini. In questo modello, le transazioni e le interazioni sono limitate a ciascuno di questi canali e non condividono i dati tra di loro.
• La strategia omnicanale. In questa esperienza di acquisto e ricevimento della merce, gli utenti possono cambiare canale in maniera fluida. Ad esempio, qualcuno può acquistare un prodotto su un sito Web, poi modificare il carrello da un telefono e, successivamente, ritirarlo in un negozio fisico.

Cos’è un Distributed Order Management?

Oltre ai sistemi di gestione degli ordini sono disponibili anche i Distributed Order Management. Queste applicazioni organizzano la logistica di aziende con molteplici centri di distribuzione e grandi volumi di spedizioni al giorno. 

Easy DOM è un sistema di gestione degli ordini avanzato per le imprese che soddisfano queste caratteristiche di volume e di domanda elevata. Ottimizza la scelta dei punti di spedizione per massimizzare la redditività. Creato dallo staff di Mecalux, con una grande esperienza in software e nella gestione dei magazzini, consente un routing degli ordini ottimizzato e offre una visibilità globale dello stock, nonché un’integrazione multilivello e omnicanale. Grazie alla possibilità di segmentare per tipo di cliente e creare regole di gerarchizzazione, risulta essere un alleato che garantisce un servizio clienti di qualità.

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