Cos'è un inventario e come mantenerlo aggiornato

Conoscere la disponibilità delle scorte in un'azienda è fondamentale per garantire la disponibilità dei prodotti e il buon esito dei progetti.

Cosa significa fare l'inventario in un'azienda?

Mantenere aggiornato l'inventario di un’azienda fornisce informazioni preziose da tenere in considerazione al momento di prendere decisioni e da utilizzare per creare strategie. Ecco alcuni dei motivi per cui vengono effettuati gli inventari. 

Il verbo “inventariare” si riferisce all’attività di realizzare un inventario, cioè di fare un elenco ordinato e preciso delle cose che appartengono a una persona, a un’entità o a una comunità o che si trovano in un luogo. In ambienti domestici o in magazzini molto piccoli è possibile tenere traccia degli articoli tramite elenchi o registri manuali, ma quando si tratta di aziende di medie o grandi dimensioni, è imprescindibile implementare un software di gestione magazzino come Easy WMS che si occupi di questa attività. I manager delle aziende prestano molta attenzione alla gestione dell'inventario per assicurarsi di avere stock sufficiente per svolgere le loro mansioni.

A cosa serve l’inventario?

Mantenere aggiornato l'inventario di un’azienda fornisce informazioni preziose da tenere in considerazione al momento di prendere decisioni e da utilizzare per creare strategie. Ecco alcuni dei motivi per cui vengono effettuati gli inventari:

• Avere un registro delle attività. Un inventario ben aggiornato funziona come un database degli attivi. Memorizza caratteristiche rilevanti come: il nome del prodotto, la sua descrizione, il valore, l’ubicazione e il numero di referenza.

• Controllare lo stock. Se effettuato in modo esaustivo o automatizzato, si può conoscere anche la data di entrata, di uscita e lo stato di tutte le merci. In questo modo, si evitano contrattempi come le rotture di stock.

• Ridurre le spese. Avere tutte le informazioni sulle scorte facilita l'individuazione di situazioni in cui, ad esempio, si è verificata una differenza inventariale a causa di errori amministrativi, ricezione inefficiente, rotture o furti.

• Riflettere la produzione aziendale. Poiché l'inventario riassume ciò che è stato prodotto e ciò che è stato venduto, costituisce un campione del lavoro dell'azienda e dell'accoglienza che riceve sul mercato. In questo modo, è possibile verificare quali prodotti hanno la maggiore mobilità e quali sono rimasti nelle installazioni per troppo tempo.

• Soddisfare i clienti. Sapere esattamente quali articoli sono disponibili e in che quantità aiuta a evadere gli ordini in tempi rapidi, traducendosi in una valutazione positiva del servizio da parte degli utenti.

• Prevedere la domanda futura. L'implementazione di un sistema di gestione delle risorse efficace è utile anche per anticipare le esigenze del mercato. Ciò diventa particolarmente sostanziale, ad esempio, quando si tratta di eseguire il processo di previsione della domanda di prodotti stagionali.

Qual è l'importanza dell'inventario nella contabilità aziendale?

Oltre a facilitare i cicli operativi e il lavoro quotidiano, elaborare l’inventario del magazzino offre una serie di vantaggi che possono fare la differenza tra un'attività di successo e una che funziona a velocità ridotta. Questi documenti consentono alle aziende di valutare meglio i loro attivi in corso, i bilanci e i rapporti finanziari e di massimizzare i profitti senza influire negativamente sulla soddisfazione dei clienti.

• Monitoraggio degli attivi. Sapere cosa succede ai prodotti fabbricati o ricevuti aiuta a comprendere la salute finanziaria dell'azienda.
• Contabilità. Calcolare i costi di acquisto, stoccaggio e movimentazione dei materiali aiuta a comprendere i margini di profitto, dando la possibilità alle aziende di adattare le strategie relative ai prezzi.
• Rispetto delle normative. Sapere di quale inventario si dispone è essenziale per ottemperare agli obblighi fiscali.

Un buon esempio di inventario

In genere, un inventario dovrebbe raccogliere i seguenti dati. Tuttavia, questo risulterà ancora più minuzioso se, invece di farlo manualmente, si sceglie di usare uno strumento di gestione magazzino sviluppato da esperti del settore:

• Nome dell'articolo
• Codice di riferimento
• Prezzo
• Costo
• Descrizione completa
• Quantità
• Stato dell'oggetto
• Data di revisione
• Tempo di movimentazione

Tra gli esempi di inventario in un magazzino, troviamo innanzitutto le aziende che, avendo livelli di merci, entrate e uscite molto basse, possono gestirlo su carta o tramite computer. In secondo luogo, ci sono aziende che, pur operando in magazzini manuali, dispongono di un software di gestione (WMS) che facilita il controllo dello stock mediante l'uso di etichette e terminali a radiofrequenza. Infine, esistono gli inventari nei centri completamente automatizzati, dove i sistemi robotici, in coordinamento con il WMS, registrano tutti i movimenti, le entrate e le uscite.

Cos'è la rotazione delle scorte?

La rotazione delle giacenze si riferisce al numero di volte in cui un'azienda ha venduto o utilizzato un prodotto oppure al numero di volte in cui l'inventario di un magazzino deve essere rifornito in un determinato periodo di tempo, solitamente un anno. Per conoscere qual è la rotazione bisogna dividere il valore delle referenze vendute per il valore medio dello stock.

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Poiché i magazzini e i centri di distribuzione costituiscono il cuore della supply chain, è cruciale garantirne la massima efficacia per mantenere un vantaggio competitivo. Per raggiungere questo obiettivo, potrebbe essere utile automatizzare le aree più utilizzate di questi magazzini o controllare l'inventario, le entrate e le uscite tramite un programma di gestione come Easy WMS.

Se hai bisogno di una consulenza logistica per ottimizzare il tuo magazzino o la tua azienda sta pensando di costruirne uno da zero, non esitare a contattarci. Potremo consigliarti fin dall'inizio e accompagnarti durante tutto il progetto. Ci adatteremo alle tue esigenze e, una volta terminato, ti aiuteremo a semplificare le tue attività, come facciamo ogni giorno con altri clienti soddisfatti.