Excel per inventario magazzino: soluzione efficace o rischio?

In numerosi magazzini di piccole e medie dimensioni, il monitoraggio delle scorte si realizza con fogli Excel per inventario o con software gestionali equivalenti. Si tratta di una scelta senza dubbio pratica ed economica, ma dalle possibilità limitate. Un foglio Excel non offre quella visibilità e controllo necessari per prendere decisioni aziendali basate su metodi analitici. I limiti sono ancora più palesi si considerano le caratteristiche della logistica moderna.

Negli ultimi anni, l’ascesa dell'e-commerce ha reso più complesse le attività di magazzino: è aumentato il numero di referenze uniche a fronte di una minore disponibilità di ciascuna di esse. Le scatole e i contenitori sono diventati gli imballaggi più utilizzati.

In questo contesto, gestire le scorte con carta e penna è impensabile. Pertanto, il primo passo verso la digitalizzazione nella gestione dell’inventario è rappresentato dai fogli Excel, ma si tratta di una decisione davvero vantaggiosa?

In questo articolo analizzeremo la gestione del magazzino realizzata mediante fogli di calcolo e gli svantaggi derivanti da questa pratica. Vedremo anche perché è preferibile implementare un sistema di gestione magazzino (WMS).

Esempio di foglio Excel Inventario

Microsoft Excel è un programma per l'analisi dei dati. Questo software permette all’utente di generare fogli di calcolo e tabelle a cui vengono associate delle formule. Tutto ciò al fine di ottenere, in maniera automatica, una serie di valori riproducibili graficamente.

Grazie alle sue funzioni, Excel è diventato un programma di riferimento per qualsiasi attività commerciale. A livello logistico, i fogli di calcolo vengono utilizzati per la gestione dei magazzini, nonostante siano meno adatti questo scopo rispetto ai software specializzati.

Microsoft Excel, infatti, offre alcuni modelli (file XLTM) sviluppati per le attività logistiche. Uno dei più comuni è il modello "Inventario magazzino". Questo foglio di calcolo permette all’utente di inserire ed eliminare gli articoli dall’inventario seguendo le notifiche dell’ERP. Inoltre permette la generazione di elenchi di articoli, di recuperare i dati relativi alle ubicazioni o di conoscere e monitorare il valore dell'inventario. Il template è personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda.

Un foglio Excel può essere collegato a moduli esterni. Per quanto riguarda la logistica di magazzino, esistono moduli che permettono di sincronizzare i fogli di calcolo con un lettore di codici a barre, permettendo così di aggiornare i valori relativi alle scorte più rapidamente. Il problema è che questi moduli (spesso) non sono ufficiali, per cui un aggiornamento del software Excel potrebbe annullare l’integrazione con questi moduli e lasciare l’azienda in balia del supporto fornito dalla società che li ha creati.

Fare un inventario in Excel ha dalla sua il vantaggio della semplicità, poiché molti lavoratori hanno già familiarità con la sua interfaccia per averlo usato in contesti diversi dalla logistica. In più è sicuramente una soluzione più economica rispetto a un software WMS.

Eppure ci sono alcuni aspetti da tenere a mente per evitare problemi nel lungo periodo. La gestione dell’inventario con Excel implica un lavoro manuale: qualcuno dovrà inserire i dati in una cella, modificare i valori e via dicendo. La probabilità di errore umano è alta. Vanno poi considerati i fattori legati all’efficienza dei processi e delle operazioni logistiche: quando si lavora con fogli Excel non è fattibile automatizzare gli input e gli output del magazzino, né sincronizzare i dati con i database dei fornitori e dei clienti; la tracciabilità del prodotto è quasi inesistente, la preparazione degli ordini non è ottimale... Insomma, se il magazzino cresce, la gestione con Excel sarà pressoché inverosimile.

WMS o Excel? Quando conviene il sistema di gestione magazzino

La gestione dell’inventario con Excel presenta dei vantaggi rispetto ad un inventario cartaceo, ma quando il magazzino supera un certo livello di complessità è essenziale implementare un WMS. Questo sistema semplifica la gestione delle scorte e degli altri processi logistici essenziali per l'azienda, come la preparazione degli ordini o la gestione delle allocazione delle risorse.

L’impiego di un WMS in magazzini ad elevata complessità è già uno standard, ma sono sempre più comuni i casi di PMI che optano per questo software. In effetti, la gestione delle scorte mediante WMS apporta i seguenti vantaggi:

• Accesso alle informazioni sull’inventario in tempo reale: il WMS integrato con l'ERP offre una visibilità totale sui dati relativi ai prodotti: livelli di scorte, indice di rotazione, caratteristiche del lotto ecc.
• Massimo rendimento del lavoro degli operatori: si elimina il lavoro manuale (e ripetitivo) di inserimento dati nel sistema e si abbattono le probabilità di errore umano legate a questo processo.
• Ottimizzazione degli spazi grazie a uno slotting più efficiente: il WMS gestisce in modo autonomo la disposizione dei prodotti in base alle strategie dell'azienda (turnover, vicinanza ad altre referenze, ecc.). In questo modo si guadagna superficie e si ottiene maggiore capacità di stoccaggio, senza modificare il magazzino.
• Migliore tracciabilità dello stock: il software WMS rende possibile tracciare la posizione di ogni referenza lungo i diversi processi di magazzino.
• Generazione di report e statistiche facili da leggere: il software raccoglie i dati provenienti dal magazzino e li trasforma in report di facile lettura. Grazie ad essi il responsabile di magazzino potrà prendere decisioni più analitiche.

Monitoraggio delle scorte e controllo automatico dei flussi logistici

La logistica 4.0 è caratterizzata da tempi di consegna ridotti e da un modello commerciale che si articola lungo molteplici canali di vendita. Per i magazzini tutto ciò si traduce in flussi logistici più complessi la cui gestione richiede degli strumenti all’altezza. In questo senso l’inventario gestito con Excel può risultare inefficace e portare a una rottura di stock.

Ci sono poi settori in cui la capacità di reazione del magazzino è essenziale. Basti pensare all’e-commerce, dove la reputazione, che si basa sul servizio logistico offerto, è determinante per la competitività aziendale. Per garantire le consegne rapide e gestire al meglio il reso, occorre un sistema di gestione del magazzino specializzato. Si tratta dell’unica soluzione capace di automatizzare la gestione delle scorte e lo slotting.

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