Sistema ERP: cos'è e cosa cambia rispetto a un software WMS

Il termine ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, il cui significato in italiano è "pianificazione delle risorse d'impresa", fa riferimento al sistema per la gestione aziendale che permette alle imprese di avere una visione a 360º di tutti gli elementi legati al proprio business.

Un sistema ERP è la spina dorsale dell'azienda poiché permette di pianificare le attività e coordinare i flussi di informazione tra i distinti dipartimenti aziendali. Dal momento che ogni impresa ha la sua struttura e le proprie esigenze determinate dal settore di appartenenza, l'architettura informatica del sistema ERP include un ampio ventaglio di moduli sviluppati per svolgere delle funzioni specifiche, che è bene conoscere se si sta valutando l'implementazione di un ERP in azienda.

In questo articolo analizziamo a cosa servono e come funzionano i sistemi ERP, dando enfasi agli elementi che consentono di capire le differenze tra ERP e software di gestione del magazzino, due sistemi che spesso vengono considerati identici (e non lo sono).

Significato di ERP

Un ERP è un sistema informatico che, sfruttando un database condiviso fra i diversi dipartimenti aziendali, agevola la pianificazione e l'integrazione dei processi a livello trasversale e, al contempo, permette una migliore ottimizzazione delle risorse e degli aspetti gestionali.

Grazie alla centralizzazione dei dati, tutti gli utenti saranno sempre al corrente degli "eventi" che riguardano la sfera operativa, amministrativa e gestionale dell'impresa. Analogamente, potranno estrapolare dal database le informazioni necessarie per pianificare al meglio le proprie attività.

Il sistema ERP è quindi imprescindibile per coinvolgere in modo olistico l'intera struttura aziendale. Mediante questa architettura informatica cambia il paradigma legato al modus operandi: anziché lavorare con sistemi isolati fra loro, si crea un ecosistema profondamente connesso in cui ogni evento (o "transazione", concetto di cui parleremo più avanti) incide trasversalmente su tutti i comparti aziendali.

Una suite ERP si concentra infatti su "resource" e "planning", che significano appunto "risorse" e "pianificazione". Sullo scacchiere aziendale queste sono le due pedine che permettono ai manager di giocare d'anticipo e guadagnare vantaggio competitivo in quanto entrambi gli aspetti vengono sempre inquadrati nel contesto aziendale.

Grazie a un ERP si ottiene infatti una fotografia precisa della situazione dell'azienda permettendo a ogni dipartimento di unirsi in un lavoro corale, approccio essenziale per mettere sotto scacco i propri competitor.

Caratteristiche e funzioni di un ERP

Un sistema ERP può essere scomposto nei seguenti elementi:

• La suite: è l'insieme dei moduli che compongono l'intera struttura del sistema.
• Moduli: sono le parti che compongono il sistema, software o applicazioni sviluppate per gestire un processo specifico. I moduli possono essere configurati a seconda delle esigenze specifiche di ogni azienda.
• Processi e Application: un sistema ERP è basato sull'informatizzazione dei processi critici. Un ERP ricostruisce le attività svolte in un processo considerando tutti i fattori che lo fanno avanzare. Application fa riferimento alla parte dell'ERP che gestisce le applicazioni di supporto ai processi.
• Transazioni o eventi: proprio perché i processi vengono interpretati in modo trasversale da un insieme di applicazioni, un sistema ERP genera delle "transazioni" o "eventi" che aggiornano l'intero database interessando tutti i comparti aziendali e tutti gli utenti. Il nome dell'approccio transazionale o event-driven utilizzato dalle aziende per migliorare i processi deriva da questi elementi di un ERP.

Esaminiamo ora i diversi moduli che possono essere contenuti in un sistema ERP.

Moduli ERP

I moduli ERP vengono sviluppati per coprire i diversi processi aziendali in molteplici settori: dalla contabilità, fino alla logistica. Vediamo quali sono i principali moduli contenuti in un ERP.

Moduli logistici

• Commerciale: comprende funzioni legate alla vendita, consegna e fatturazione dei prodotti.
• Acquisti e riapprovvigionamento: l'ERP fornisce informazioni che permettono di realizzare una valutazione dei fornitori e i dati necessari per analizzare come avviene la gestione degli acquisti.
• Magazzini: permette la gestione dello stock e dell'inventario, il controllo della fatturazione degli ordini e in più centralizza le informazioni logistiche legate alle attività di magazzino.
• Produzione: consente la pianificazione delle attività legate alla produzione (acquisto e gestione delle materie prime, ad esempio).

Moduli amministrazione-finanza-controllo

• Finanza o Financial: opera una funzione di controllo dei debitori, creditori e tesoreria. Rileva, elabora e comunica i dati economici dell’azienda che spaziano dalla contabilità generale fino alla realizzazione dei bilanci.
• Controlling o contabilità analitica: serve a verificare che le risorse siano acquisite ed impiegate in modo efficiente.
• Treasury: raccoglie le informazioni sul patrimonio dell'impresa al fine di individuare la migliore combinazione delle fonti di finanziamento, di gestione dei fondi e dei flussi di cassa.

Moduli intersettoriali o trasversali

• Manutenzione e verifica: è un modulo strettamente legato al mondo della logistica che permette di pianificare la manutenzione di tutti i mezzi di cui un'azienda dispone all'interno dei propri impianti.
• Controllo qualità: serve a verificare che tanto i prodotti, come i processi sviluppati in azienda rispettino i livelli di qualità richiesti.
• Progetti o Project System: questo modulo facilita lo sviluppo di tutti i tipi di progetti che riguardano l'azienda (dalla gestione delle risorse, fino al controllo delle scadenze).
• Risorse umane o Human Resource: assiste nella gestione del personale, nell'assunzione di nuovi professionisti, nella pianificazione delle procedure di formazione e alla gestione delle paghe. Oltre agli aspetti puramente amministrativi, è particolarmente utile per avere sempre sia un quadro completo del personale disponibile, sia una proiezione della manodopera necessaria per svolgere determinate fasi operative (anche future). Questo modulo può inoltre inviare "allerte" quando c'è bisogno di sollecitare nuova manodopera.

ERP VS WMS: quali sono le principali differenze tra i due sistemi

Spesso ERP e WMS vengono confusi o considerati come due sinonimi. In realtà esistono delle differenze tecniche notevoli tra i due sistemi. Innanzitutto, un WMS è un programma di tipo standalone mentre un ERP è un "all-in-one". Detto in parole più semplici: sono differenti per "tipologia" di architettura e funzioni. Un sistema ERP è capace di accogliere un WMS come se si trattasse di un modulo extra. Un WMS, dal canto suo, è un software più complesso in termini di profondità funzionale rispetto ai moduli standard di un ERP (ma non può integrare in sé un ERP, di cui invece farà sempre parte).

Un WMS è un software pensato per la gestione operativa del magazzino: è capace di ordinare e ottimizzare i movimenti che si producono all'interno di un impianto e va oltre il "semplice" controllo dell'inventario offerto da un ERP. È possibile affermare che un'azienda può lavorare con un ERP e senza WMS, ma improbabile che possa fare il contrario. Un'azienda che lavora con un ERP, ma non ha un WMS, non sta sfruttando però tutto il potenziale delle proprie fasi operative.

Più che di un ERP VS WMS, dovremmo quindi parlare - e auspicare - un "ERP più WMS", dato che i due sistemi informatici si complementano. Per capire l'importanza del lavoro combinato di questi due software basta guardare ai codici SKU: vengono registrati sempre nell'ERP, ma l'ottimizzazione della mappatura di magazzino o dei percorsi di picking viene realizzata per mezzo del WMS.

Per chiarire ulteriormente le differenze tra ERP e WMS, ma anche per evidenziarne i punti di contatto, abbiamo creato una tabella che mette a confronto i due sistemi partendo da un processo preciso: la compravendita di un prodotto o di determinate merci da quando arriva in magazzino a quando esce.

Va notato che si tratta di un processo semplice, esemplificativo, che non rende giustizia alle complessità che è in grado di risolvere un WMS. Qui di seguito ne elenchiamo alcune:

• La gestione degli ordini con una strategia cross docking.
• Controllo qualità esaustivo, come avviene nel magazzino di prodotti medici sterilizzati di Steris.

I sistemi di gestione magazzino sono indispensabili quando si lavora con flussi di merci complessi. Solo con questo tipo di software, in comunicazione diretta con l'ERP, è possibile raggiungere il doppio obiettivo di contenere i costi operativi del magazzino e mantenere un livello di servizio adeguato.

Per saperne di più, leggi anche: Cos'è un WMS o SGM.

Vantaggi di un WMS rispetto a un modulo ERP

Molti fornitori di sistemi ERP hanno sviluppato moduli extra che emulano le funzioni tipiche di un WMS. Vediamo quindi quali sono i vantaggi che realmente comporta per le aziende l'implementazione di un software WMS rispetto a un modulo ERP.

• Livello di specializzazione elevato: un sistema come Easy WMS affianca le fasi operative in più di 75 punti.
• Moduli speciali: soluzioni per settori e industrie specifici.
• Integrazione flessibile: un software come Easy WMS si adatta a ogni tipo di infrastruttura o hardware. L'integrazione con l'ERP avviene a tutto tondo e interessa anche sistemi come terminali a radiofrequenza, dispositivi di voice picking, pick-to-light e put-to-light.
• Flessibilità e customizzazione: i software WMS offrono un grado di personalizzazione molto elevato per adattarsi alle fasi operative del magazzino.

ERP e l'importanza dell'integrazione tra sistemi

La sinergia fra ERP e WMS è essenziale per operare nei moderni scenari di mercato. Mediante il lavoro combinato dei sistemi si alleggeriscono i processi decisionali e si pianificano meglio le strategie aziendali. La base dati centralizzata migliora l'efficienza nei processi comunicativi rendendo più rapidi i flussi di attività, elemento che ricade direttamente sui costi legati a essi. Per far dialogare al meglio i due sistemi c'è bisogno di aziende esperte che sappiano creare una struttura funzionale.

Mecalux è leader nell'integrazione di sistemi. La vasta esperienza nel settore della logistica ci permette di implementare un software WMS all'interno di qualsiasi sistema ERP con professionalità. Se vuoi saperne di più e vuoi mettere il turbo alle fasi operative del tuo magazzino, contattaci.