Guida per l’implementazione di un WMS

L'implementazione di un WMS, acronimo inglese di warehouse management system o software di gestione magazzino in italiano, permette alle aziende di digitalizzare la propria logistica, eliminare gli errori e coordinare tutti i processi che avvengono all'interno e all'esterno del magazzino.

Affidarsi a una supply chain digitale non suppone solo un vantaggio competitivo, ma anche una soluzione efficace difronte alle complessità che implica la logistica 4.0. Tendenze come i resi gratuiti dei prodotti, l'omnicanalità o l’incremento delle referenze nel magazzino richiedono una gestione digitalizzata e automatica per ottenere la massima efficienza nell'installazione.

Perché implementare un WMS?

Un software di gestione magazzino (WMS) è un programma digitale specializzato nell'organizzazione, nel coordinamento e nell’ottimizzazione di tutti i processi logistici di un'azienda. L'obiettivo principale del software è controllare il flusso di merce e di lavoro per massimizzare le prestazioni e, soprattutto, evitare errori in cicli operativi quali la preparazione degli ordini, l'ubicazione dei prodotti o il controllo dell'inventario.

La gestione e la visibilità delle scorte in tempo reale è uno dei motivi principali per installare un WMS. Un programma logistico avanzato consente al Responsabile del centro di conoscere in ogni momento la quantità di stock disponibile e l’ubicazione della merce. Il software automatizza la gestione delle ubicazioni nel magazzino in base a criteri prestabiliti dalla Direzione logistica dell’azienda.

Un WMS controlla il movimento della merce all'interno dell’installazione, ottimizzando al contempo gli spostamenti degli operatori e dei mezzi automatici. Il programma indica i percorsi di preparazione degli ordini più efficienti, il che aiuta a ridurre i costi in questa fase logistica. Inoltre, tra le sue numerose funzionalità, il WMS coordina le attrezzature impiegate nel picking, dai terminali a radiofrequenza e i dispositivi di voice-picking fino ai sistemi di illuminazione come il pick e put-to-light.

In definitiva, un software di gestione magazzino è uno strumento essenziale per gestire le sfide che presenta un magazzino omnichannel come i resi gratuiti dei prodotti, la diminuzione dei tempi di consegna o il maggior numero di referenze nell'installazione. Come sottolineano gli autori della pubblicazione accademica ERP systems and warehouse management di WMS: “Al giorno d’oggi è difficile immaginare che i processi logistici possano essere realizzati in modo efficiente senza il supporto di strumenti informatici.” Secondo i ricercatori della Warsaw University of Life Sciences: “Il WMS consente di velocizzare il ricevimento e il ritiro della merce nel magazzino, definire i fornitori esterni, controllare la merce in termini di qualità e quantità e scegliere automaticamente l'ubicazione di ogni prodotto".

Processo di implementazione di un WMS

Il processo di installazione di un software di gestione magazzino si compone, in linea di massima, delle seguenti fasi:

• Lancio del progetto: stadio iniziale in cui vengono identificate le esigenze del cliente, le attività da eseguire, nonché la cronologia del progetto. In questa fase bisogna documentare i processi operativi e gli obiettivi, sia da parte del cliente che del fornitore del software di gestione magazzino.
• Progetto della soluzione: il team di ingegneri dell’azienda fornitrice progetta la soluzione nel dettaglio in base a uno studio preliminare delle necessità del cliente, del flusso degli articoli e dei cicli operativi che si svolgono nel magazzino e di molti altri fattori. Questo punto richiede un perfetto coordinamento tra il cliente e il fornitore per definire l'applicazione software, la configurazione dell'hardware e di tutte le attrezzature collegate al WMS.
• Configurazione del sistema: prima di implementare il programma, è necessario che il fornitore del software prepari scrupolosamente il magazzino, dalla corretta configurazione dei terminali o dei computer di lavoro fino alla formazione dei dipendenti o il numero di licenze disponibili. Questo stadio comprende le verifiche di tutte le funzionalità prestabilite, come le regole di ubicazione, l'adeguatezza dei flussi di lavoro, i differenti stati disponibili per ogni referenza o la corretta progettazione del magazzino. Prima di iniziare la produzione, il fornitore effettua una prova generale per assicurarsi che la soluzione sia pronta per coordinare tutti i cicli operativi che avvengono nel magazzino.
• Avvio: fase in cui il software entra in funzione. Il fornitore del WMS deve seguire il cliente durante il processo di implementazione per verificare che il progetto e la configurazione della soluzione digitale soddisfino le esigenze logistiche dell'azienda.

Consigli per l’implementazione di un WMS

Il successo dell’implementazione di un WMS parte dalla comunicazione tra il cliente e il fornitore del software. Per questo motivo è imprescindibile che l'azienda che desidera installare un WMS definisca previamente lo staff interno che dirigerà l'esecuzione del progetto con il fornitore e conosca sia il funzionamento del magazzino che le caratteristiche e le esigenze logistiche della società.

Una volta deciso il team di lavoro, è utile creare un piano interno di implementazione del software che raccolga le informazioni rilevanti come il budget assegnato, il piano di migrazione dei dati, la pianificazione delle copie di backup, nonché le azioni previste per la messa in funzione del software.

I dati raccolti dal software sono cruciali per garantire l'efficienza dei processi digitalizzati. Allo stesso modo, deve essere posta particolare enfasi sulla garanzia che non si verifichino errori durante la migrazione da un sistema all'altro (o durante il dumping delle informazioni se il magazzino non dispone di un altro programma).

Infine, prima che il software entri nella fase di produzione, il team designato dall'azienda deve coordinarsi con il fornitore del software per formare gli operatori sulle funzionalità del programma. L'usabilità dei programmi di gestione magazzino facilita la formazione degli operatori e accorcia i tempi di installazione.

Un fornitore affidabile per l'implementazione di un WMS

L'implementazione di un WMS in un magazzino è una tappa logistica determinante per qualsiasi azienda, perché comporta digitalizzare i processi e ridurre al minimo il rischio di errori derivanti dalla gestione e dalla movimentazione manuale. Tuttavia, il successo della gestione digitale risiede non solo nelle funzionalità avanzate del software, ma anche nella capacità del fornitore di progettare una soluzione personalizzata, in base alle esigenze e alle caratteristiche del cliente.

Mecalux è esperta nella progettazione e nell’implementazione di soluzioni intralogistiche complete. Il nostro software di gestione magazzino, Easy WMS, coordina i processi in oltre 1.000 installazioni in 36 Paesi ed è stato incluso nel Magic Quadrant 2022, elaborato dalla Società di Consulenza Gartner.

Se desideri aumentare l'efficienza dei tuoi processi logistici e disporre di un software affidabile che incrementi le prestazioni del tuo magazzino, non esitare a contattarci. Un nostro esperto ti proporrà la soluzione digitale più adatta alla tua azienda.