Controllo dell’inventario: le chiavi per un miglior servizio al cliente

Il controllo dell’inventario consente di conoscere lo stato della merce di un’azienda: materie prime e prodotti lavorati e semilavorati.

Per alcune imprese, è sufficiente il controllo periodico delle referenze. Altre, invece, richiedono una gestione dello stock molto più ampia perché devono coordinare i processi di produzione e un’elevata rotazione dei prodotti e dei resi dei clienti (nota con il nome di logistica inversa). In ogni caso, il controllo dell’inventario è un’attività fondamentale ai fini dell’incremento della redditività.

In questo articolo, vedremo che cosa si intende per controllo dell’inventario, perché è così necessario in una realtà in cui le aziende gestiscono un numero crescente di referenze e in che modo viene implementato.

Che cos’è il controllo dell’inventario?

Il controllo dell’inventario raggruppa un insieme di processi e metodi destinati a supervisionare lo stock di un’azienda. Una conoscenza dettagliata di tutta la merce di un’azienda è il punto di partenza per ottimizzare la pianificazione e l’organizzazione di flussi e cicli operativi.

Il controllo dell’inventario include la gestione delle scorte, che consiste nel registrare l’acquisizione e la vendita dei prodotti. Un’azienda deve disporre di uno stock minimo per prestare un servizio e determinare il proprio punto di riordino, ovvero il momento in cui lanciare l’ordine di riapprovvigionamento.

In tal modo, è possibile fare un bilancio tra gli articoli che entrano ed escono per conoscere la disponibilità del magazzino. Il controllo dell’inventario obbliga a tenere conto della volatilità della domanda, del lead time e delle prestazioni dell’attività per definire la quantità di prodotti necessari per soddisfare il cliente.

Perché effettuare il controllo dell’inventario?

Il controllo dell’inventario mira a due obiettivi di base: ridurre al minimo il costo di stoccaggio e fornire un servizio eccellente ai clienti.

La disponibilità di un ottimo stock e il costante e corretto equilibrio delle scorte sono fondamentali per la redditività aziendale. Il motivo è che le rotture di stock potrebbero causare ritardi o reclami da parte dei clienti.

Del resto, un overstock è altrettanto indesiderabile perché comporta un costo aggiuntivo e il rischio di obsolescenza della merce.

Come si effettua il controllo dell’inventario?

Il controllo dell’inventario è un processo che si può svolgere in tre modi diversi:

• Cartaceo o manuale. Gli operatori hanno un elenco del catalogo dei prodotti, percorrono il magazzino verificando la quantità di articoli disponibili per ogni referenza e annotano il numero su un foglio. L’inconveniente di questo metodo è la probabilità di commettere errori; pertanto, è praticabile solo per le piccole aziende con livelli di stock minimi e una rotazione molto bassa.
• Excel. Con questo programma, è possibile creare elenchi degli articoli in magazzino. Diversamente dal metodo cartaceo, Microsoft Excel dispone di modelli specifici per gli inventari ed è persino possibile raccogliere i dati direttamente dai lettori di codici a barre. Tuttavia, quasi l’intero processo di inserimento dei dati è manuale, per cui le probabilità di commettere errori è piuttosto elevata.
• Software di gestione magazzino. Ovviamente, il controllo inventario con il metodo manuale è faticoso e presenta un rischio di errore molto elevato. Al contrario, un software come Easy WMS di Mecalux esclude il supporto cartaceo, accelera le attività di controllo dell’inventario ed elimina gli errori. Questo software controlla tutti i prodotti in entrata e in uscita, svolgendo un controllo totale e sicuro dei processi che attraversa ogni articolo.

Con quale cadenza bisogna compilare l’inventario?

Le aziende devono fissare una cadenza per l’esecuzione dell’inventario, che peraltro dipende da variabili come la quantità di prodotti disponibili, le dimensioni del magazzino e il numero di operatori.

Il controllo dell’inventario può essere periodico (ad esempio, mensile, trimestrale, semestrale o annuale), e occupare buona parte dell’organico per uno o più giorni durante i quali il ciclo operativo del magazzino si interrompe. A parte il notevole sforzo che comporta, si tratta di un’attività manuale con elevate probabilità di errore.

Un’alternativa è l’inventario ciclico. In tal caso, alcune referenze vengono contate più spesso di altre sulla base di caratteristiche comuni o della rotazione (seguendo il metodo ABC). A differenza dell’inventario annuale o semestrale, permette di conoscere in modo più rigoroso le referenze stoccate e ridurre così il rischio di rotture di stock.

Infine, l’ideale è avere un controllo dell’inventario in tempo reale, ossia un inventario costantemente aggiornato che registra tutte le movimentazioni dello stock (dalle entrate alle uscite fino alle movimentazioni interne). Per eseguirlo, occorre implementare un software WMS, che monitora in tempo reale il ricevimento, la permanenza e la spedizione dei prodotti. Con un inventario in tempo reale si riducono i costi e si eliminano gli errori e le interruzioni dei cicli operativi.

Inventario fisico e inventario contabile a confronto

Bisogna fare attenzione a non confondere l’inventario fisico con quello contabile. L’inventario fisico riguarda l’organizzazione concreta della merce all’interno del magazzino. Quello contabile, invece, è relativo al valore economico della merce stessa.

Il controllo dell’inventario fisico ha l’obiettivo di garantire la concordanza tra le unità registrate nel sistema e quelle effettivamente presenti sulle scaffalature. Eventuali differenze possono essere causate da un errore di picking, un furto o un’altra causa e devono essere risolte.

Il controllo dell’inventario contabile tenta di far corrispondere il valore economico dello stock acquistato e spedito. Ovviamente, diventa un problema quando una referenza è stata acquistata a prezzi diversi perché una volta depositati gli articoli sulle scaffalature, non c’è differenza tra loro. A questo punto entrano in gioco metodi contabili come il FIFO (first in, first out, il valore dell’ultimo prodotto spedito è quello del prodotto più vecchio), il LIFO (last in, first out, il valore del prodotto spedito è quello del prodotto più recente) o PMP (prezzo medio ponderato, dove si utilizza un prezzo medio).

In ogni caso, per un controllo dell’inventario contabile ottimale, è indispensabile che quello dell’inventario fisico sia ben dettagliato. Se si ignorano i prodotti effettivamente presenti in magazzino, è impossibile attribuire un valore economico allo stock dell’azienda. 

I prodotti sotto controllo

Il controllo dell’inventario ha l’obiettivo di agevolare i cicli operativi del magazzino. Un’organizzazione della merce ottimale incide positivamente su tutte le attività dell’impianto.

L’esatta conoscenza della disponibilità degli articoli in magazzino accresce l’efficienza e, di conseguenza, migliora l’immagine dell’azienda. È possibile organizzare il riassortimento e la preparazione degli ordini o affrontare con facilità le variazioni della domanda. L’azienda stocca merce sufficiente per soddisfare i clienti anche quando si verifica un aumento delle vendite.

Il controllo dell’inventario consente anche di ottimizzare lo sfruttamento delle risorse del magazzino. Ad esempio, gli articoli indispensabili per la prestazione del servizio vengono stoccati solo in uno spazio limitato.

Disponendo dei dati e delle informazioni sui prodotti in magazzino, è più facile prendere decisioni oculate volte al miglioramento. Per questo motivo, è essenziale affidarsi a un software di gestione magazzini come Easy WMS di Mecalux. Contattaci, ti illustreremo le prestazioni di questo software e come può contribuire a controllare l’inventario in tempo reale.