Preparazione degli ordini: la chiave per un ciclo operativo efficiente

La preparazione degli ordini costituisce una delle attività principali di un magazzino, poiché l’obiettivo finale della logistica è la consegna di quanti più ordini possibili al minimo costo e in tempi brevissimi. I costi per la preparazione degli ordini possono superare il 60% di quelli totali per la gestione di un magazzino. Pertanto, ridurne l’impatto può garantire il successo a un’azienda. Oppure l’insuccesso se l’obiettivo non viene centrato.

In questo articolo, analizziamo le complessità tipiche della preparazione degli ordini al fine di creare una catena logistica dinamica e produttiva. 

Che cos’è la preparazione degli ordini?

La preparazione degli ordini è il ciclo operativo dedicato al confezionamento per spedire i prodotti ordinati dai clienti. Possono essere inviati al cliente finale, al centro di produzione o ad altri magazzini o negozi dell’azienda.

Il termine picking è comunemente usato come sinonimo di preparazione degli ordini, però non è del tutto corretto. Con picking si intende il processo che si svolge dall’estrazione dei prodotti da un’unità di carico (ad esempio un contenitore) contenente altri articoli della stessa referenza al deposito in un’altra (un carrello per la preparazione degli ordini). In altre parole, è la raccolta e la combinazione degli articoli compresi nell’ordine del cliente; pertanto, si può affermare che il picking è un altro dei cicli operativi della preparazione degli ordini.

Esiste anche una differenza significativa tra l’unità di carico e l’unità d’ordine. I prodotti vengono raggruppati in unità di carico (ad esempio pallet, scatole o contenitori) che ne facilitano la movimentazione e il trasferimento attraverso le fasi della supply-chain. Le unità d’ordine, invece, sono le parti dell’unità di carico che possono essere comprese in un ordine. Ad esempio, in un recipiente del magazzino sono presenti 100 blister di pile (ogni blister contiene 4 pile). Qui è presente 1 unità di carico (il contenitore), 100 unità d’ordine (è possibile acquistare solo i blister e non le pile singolarmente) e 400 unità di prodotto (le pile).

Tipi di picking

Quando si configura un processo di preparazione degli ordini, è fondamentale definire il modo in cui i prodotti arrivano agli operatori perché determina i sistemi di stoccaggio da installare. Attualmente, si ricorre a diversi criteri di preparazione degli ordini, tutti combinabili tra loro o utilizzabili individualmente:

• Uomo verso prodotto: gli operatori percorrono il magazzino, a piedi o con l’ausilio di un mezzo di sollevamento, per raggiungere le ubicazioni e prelevare i prodotti compresi nell’ordine. 
• Prodotto verso uomo: è il criterio per eccellenza dei magazzini automatici. Gli operatori nelle postazioni di picking attendono che la merce arrivi in modalità automatica (grazie al miniload e ai trasportatori per contenitori).
• Cross-docking: la merce ricevuta viene spedita direttamente, senza essere stoccata o facendolo solo per breve tempo.

Qual è il segreto per un picking efficiente? Scegliere l’opzione più idonea alle esigenze del magazzino.

Progettazione di un magazzino per la preparazione degli ordini

Il layout di un magazzino è subordinato al numero di ordini giornalieri che si preparano, nonché alla varietà delle referenze. A seconda del numero di ordini richiesti, occorre considerare: 

• Zona di picking: per delineare la zona di picking, è fondamentale esaminare le caratteristiche dell’ordine stesso, le dimensioni e il peso delle unità di carico, le distanze che gli operatori devono percorrere oltre all’ubicazione e alla posizione della merce.
• Scaffalature: nella progettazione di un magazzino, la gestione ottimale dei prodotti ad alta rotazione è una delle priorità di ogni azienda. Secondo il metodo ABC, gli articoli di tipo A devono essere depositati in sistemi di stoccaggio che offrano accesso diretto per accelerare i cicli operativi.
• Imballaggi e confezioni: si intende il contenitore che si utilizza per stoccare temporaneamente il prodotto o i prodotti raccolti con il picking. È essenziale agevolare l trasporto e la movimentazione degli articoli. 
• Dispositivi di ausilio per picking: il voice picking, i dispositivi luminosi pick-to-light e put-to-light o le stazioni di picking ad alto rendimento sono ideali per ridurre al minimo errori, poiché indicano sempre dove movimentare la merce e in quale quantità. 
• WMS: l’implementazione di un software di gestione magazzino (come Easy WMS di Mecalux) è indispensabile per implementare un processo di preparazione degli ordini efficiente. Ottimizza i percorsi di picking degli operatori, distribuisce la merce in base alle esigenze, digitalizza la gestione delle informazioni ecc. 

In genere, si combinano diversi sistemi di stoccaggio e metodi di preparazione degli ordini che ottimizzino i processi e le attività degli operatori. 

Fasi della preparazione degli ordini

Una catena logistica efficiente presuppone una buona conoscenza delle principali fasi di preparazione degli ordini: 

• Programmazione preventiva: è essenziale per gestire e assegnare le risorse disponibili. In presenza di un WMS, sarà il software stesso a stabilire la priorità degli ordini e a distribuire le attività.
• Percorsi e spostamenti: è il processo che richiede più tempo e risorse, purché si applichi il criterio “prodotto verso uomo”. Un layout preciso del magazzino è il miglior alleato. 
• Prelievo o estrazione della merce: è la fase del picking in cui si verifica la maggior parte degli errori. Un inventario aggiornato e l’ausilio di terminali a radiofrequenza o dispositivi di ausilio come il voice picking riducono il rischio di sbagliare. 
• Verifica e preparazione dell’ordine per la spedizione: l’ultima fase del picking riguarda la verifica delle unità raccolte, il confezionamento dell’ordine, il trasferimento all’area spedizioni, la stampa della documentazione di accompagnamento all’ordine ecc. 

Le diverse fasi di preparazione degli ordini che si svolgono in un magazzino possono variare in base al tipo di prodotto, al criterio di preparazione degli ordini o alle caratteristiche del singolo ordine. 

Documentazione logistica per la preparazione degli ordini

Gli ordini sono accompagnati da una documentazione di base che ne garantisce la preparazione, il controllo e la consegna al destinatario finale: 

• Lista di prelievo: nota anche come picking list, è il documento in cui sono specificati i prodotti, la quantità, l’ubicazione, la corsia, la scaffalatura e il percorso dell’operatore che ha il compito di preparare l’ordine.
• Documento di trasporto o bolla di accompagnamento: è un documento commerciale che serve al destinatario per verificare che la merce ricevuta corrisponda a quella ordinata. Per il venditore costituisce la prova che l’acquirente ha ricevuto l’ordine e per il trasportatore è il giustificativo di consegna. Attualmente, sono sempre più numerose le aziende che lavorano con la prova elettronica di avvenuta consegna, al fine di controllare digitalmente tutte le informazioni collegate alla consegna di un ordine.
• Packing list: rilevante nella fase del packing, questo documento elenca tutti i prodotti e le caratteristiche di un pacco. 
• Tabella di marcia: indica al trasportatore le destinazioni di consegna degli ordini, preventivamente organizzate per percorsi di consegna. 
• Numero di tracking: o tracking number è il numero utilizzato per identificare e monitorare le spedizioni dall’uscita dal magazzino fino alla consegna al cliente. 

La gestione automatica e digitale di tutta la documentazione è uno dei grandi vantaggi che offre un software come Easy WMS, in grado di creare automaticamente le picking list. Inoltre, il modulo Multi Carrier Shipping Software stampa etichette compatibili con le principali agenzie di trasporto e assegna i numeri di tracking ai colli dal magazzino.

Errori e incidenti durante la preparazione degli ordini

Gli errori durante la preparazione degli ordini sono una realtà di fatto. Pertanto, bisogna diminuirli il più possibile per ridurre al minimo le conseguenze, risparmiare sui costi e migliorare l’immagine dell’azienda. Gli eventi più comuni sono i seguenti: 

• Movimentazione del prodotto sbagliato: di solito avviene quando un articolo non si trova nell’ubicazione corrispondente. 
• Prelievo di quantità errate di prodotto: può essere causa di disordini nell’inventario e di ordini sbagliati. 
• Stessa referenza sparsa per il magazzino: gli spostamenti dell’operatore da una parte all’altra del magazzino per movimentare più unità di uno stesso prodotto comportano un’enorme perdita di tempo. 
• Articoli privi di etichetta: se i prodotti sono stoccati senza etichetta, dovranno passare di nuovo attraverso la fase di etichettatura, altrimenti non potranno essere utilizzati per il picking. 
• Sforzo eccessivo: è uno degli incidenti più comuni. Movimentare merce pesante in una posizione poco ergonomica può provocare lesioni fisiche agli operatori. 

Esistono diversi fattori che possono provocare errori e/o incidenti durante la preparazione degli ordini. Riconoscerli è il primo passo verso il successo. Per ridurli al minimo, si consiglia di puntare su sistemi di stoccaggio automatico.

KPI per misurare il rendimento

I software di gestione magazzino come i moduli Supply Chain Business Intelligence e Labor Management System di Easy WMS, consentono di configurare indicatori KPI per misurare il rendimento del magazzino. In questo modo, possiamo trovare inefficienze che intralciano i cicli operativi e ci impediscono di disporre di un magazzino ottimizzato. Alcuni KPI in logistica contribuiscono a determinare se il processo di preparazione degli ordini è davvero efficiente o se, invece, può essere perfezionato: 

• KPI di produttività: analizzano e calcolano l’efficienza dei processi, misurando la produzione effettiva rispetto alle risorse impiegate.
• Indicatori relativi al tempo: sono correlati al tempo di reazione durante l’esecuzione di un ciclo operativo. 
• KPI collegati alla qualità: calcolano, ad esempio, la percentuale di ordini consegnati puntualmente al cliente o di errori commessi.
• Durata del ciclo dell’ordine interno: determina il tempo necessario per completare un ordine da quando arriva in magazzino fino a quando esce attraversando le baie di carico. La durata del ciclo dell’ordine interno è data dalla differenza tra la data dell’ordine e quella di spedizione.

Considerata l’importanza del picking nella supply-chain, è fondamentale lavorare con gli indicatori di prestazioni (KPI) per misurare l’efficienza delle varie fasi della preparazione degli ordini.

Gestione digitale della preparazione degli ordini

Un software di gestione magazzino ottimizza la gestione di processi, risorse e documenti durante la preparazione degli ordini, a maggior ragione nell’attuale contesto dell’e-commerce, in cui i clienti si aspettano consegne rapide e senza errori. 

Da anni Mecalux mette a disposizione la sua esperienza per accelerare la preparazione degli ordini con i sistemi di stoccaggio, picking e gestionali più avanzati sul mercato. Se pensi di voler trasformare la preparazione degli ordini per affrontare la sfida dell’omnicanalità o semplicemente ritieni che la preparazione degli ordini del tuo magazzino non sia del tutto efficiente, contatta Mecalux. Ti spiegheremo come rendere estremamente competitiva la tua supply-chain.