Responsabile di magazzino: profilo e mansioni di un ruolo chiave della logistica

Il responsabile di magazzino è una delle figure professionali più richieste del settore logistico in quanto gestisce le aree funzionali del magazzino e si occupa di dirigere i processi logistici che si svolgono al suo interno. Il suo ruolo è chiave per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali e garantire il corretto funzionamento del magazzino, inteso non solo come spazio a sé stante, ma anche come ingranaggio fondamentale per l’intera supply chain.

Il responsabile del magazzino ha un ruolo di responsabilità all'interno dell'organigramma aziendale, per cui chi riveste questo ruolo deve possedere una certa leadership e capacità comunicativa (in quanto dovrà lavorare al fianco dei responsabili di altri reparti, come ad esempio produzione).

In questo analizzeremo a fondo questo profilo, passando in rassegna le mansioni del responsabile di magazzino, la formazione e le competenze necessarie per svolgere questa professione. In più parleremo degli “strumenti del mestiere”, ovvero del software WMS: una risorsa essenziale per svolgere questo lavoro per prendere decisioni basate sull’analisi dei dati e dei KPI del magazzino.

Chi è il responsabile di magazzino?

Il responsabile del magazzino è colui che supervisiona tutto ciò che accade in un magazzino. Il suo compito è pianificare, dirigere e coordinare le operazioni di ricevimento merci, rifornimento, stoccaggio e distribuzione. Inoltre, questa figura professionale ha il compito di analizzare le prestazioni del centro al fine di stabilire delle strategie di miglioramento che incrementino la performance del magazzino e i livelli di servizio.

Si tratta, quindi, di una posizione strategica per l’azienda in quanto dal suo operato dipendono la sostenibilità e le prestazioni dell'impresa. Quando un magazzino funziona è quasi sempre per merito del lavoro di qualità svolto dal responsabile di magazzino.

Come dicevamo poco più su in questo articolo, il responsabile di magazzino lavora a stretto contatto con altre figure della logistica. Dato che lo stoccaggio è uno dei processi principali della supply chain, il responsabile del magazzino lavora direttamente con il responsabile di produzione partecipando alle fasi di fabbricazione degli articoli (dall’ideazione dei prodotti fino alla distribuzione degli stessi ai punti vendita).

Supponiamo, ad esempio, che un’azienda intenda lanciare un nuovo prodotto sul mercato. Per raggiungere questo obiettivo, il responsabile della logistica e il responsabile di produzione definiscono insieme numerosi aspetti del prodotto: le materie prime e la quantità di risorse basilari per realizzarlo (questo passaggio è fondamentale per generare la distinta base); le tempistiche di invio delle materie prime alle linee di produzione e i criteri di conservazione dei prodotti.

Quali sono i compiti e le mansioni di un responsabile di magazzino?

Il responsabile del magazzino coordina tutte le operazioni di magazzino. Analizziamo nel dettaglio cosa fa:

• Gestisce e coordina le risorse umane. Il responsabile del magazzino si occupa di supervisionare, guidare e assegnare i compiti agli addetti di magazzino (coordina le attività di deposito, prelievo, pulizia, manutenzione ecc.). Oltre a guidare il team di lavoro, ha il compito di valutare le prestazioni di ciascun dipendente allo scopo di migliorarne il rendimento.
• Assicura il rispetto delle norme di sicurezza. Una delle funzioni principali del responsabile del magazzino è sviluppare un piano di prevenzione dei rischi in conformità con la struttura le attività che si svolgono al suo interno. Questo piano deve includere l'esecuzione di un'ispezione tecnica annuale delle scaffalature (obbligatoria per legge e prevista dalla norma europea EN 15635 ). Durante la verifica dei sistemi vanno valutati anche i seguenti fattori: le condizioni dei pallet, la compatibilità dei carrelli elevatori e delle unità di carico con i sistemi di stoccaggio, nonché le manovre realizzate dagli operatori.
• Dirige le fasi di ricevimento e spedizione delle merci. Il responsabile di magazzino si occupa di dirigere queste operazioni per tutelare il corretto flusso delle merci.
• Controlla l'inventario e i livelli delle scorte. Il responsabile della logistica si occupa del monitoraggio dei livelli di stock al fine di assicurare sempre la presenza delle giuste quantità di merci necessarie. Grazie a questo controllo costante si riduce il rischio di rottura di stock che impatterebbe negativamente sul fatturato e sull’immagine dell’azienda.
• Ottimizza lo spazio per sfruttare al massimo la superficie disponibile. La mancanza di spazio è una delle principali sfide intralogistiche. Per questo motivo il responsabile della logistica ha il compito di analizzare il layout del magazzino e individuare la maniera più efficiente di organizzare le merci e lo spazio. Ad esempio, nei magazzini di grandi dimensioni, la merce può essere settorizzata e posizionata in diverse aree. Una buona organizzazione degli spazi migliora il lavoro dei magazzinieri e incrementa la performance globale del magazzino.
• Pianifica tutti i processi logistici. Qui di seguito elenchiamo i processi in cui è richiesto il suo intervento:
      1. Pianificazione delle fasi legati alla logistica interna (approvvigionamento, stoccaggio e fornitura delle linee di produzione).
      2. Organizzazione dei processi di distribuzione e consegna di ciascun prodotto.
      3. Controllo e ottimizzazione del picking.
      4. Monitoraggio dei flussi logistici e dei relativi KPI per migliorare l’entrata e l’uscita delle merci dal magazzino.
      5. Ottimizzazione dei trasporti: riduzione dei costi, studio dei percorsi e miglioramento dei tempi di consegna.
      6. Applicazione dei protocolli di sicurezza, prevenzione e manutenzione all’interno del magazzino.

Come diventare responsabile di magazzino?

Per fare questo lavoro sono necessarie delle competenze avanzate e un certo tipo di capacità di stampo cognitivo, relazionale e comunicativo.

Iniziamo dagli studi. La formazione è essenziale: al responsabile della logistica viene richiesto un titolo di istruzione superiore (laurea in economia o ingegneria) accompagnato da una specializzazione in logistica. Gran parte delle competenze e delle abilità vengono poi affinate attraverso l'esperienza lavorativa.

Passiamo ora alle competenze comunicative e alle soft skill. Dato che il responsabile di magazzino dovrà coordinarsi anche con fornitori, clienti e dipendenti che non parlano italiano, gli viene sempre richiesto il dominio dell’inglese e, al contempo, di possedere una certa intelligenza emotiva e una buona capacità di negoziazione.

Infine, ma non meno importanti, osserviamo quali sono le competenze tecniche essenziali che dovrebbe presentare un candidato. In primis troviamo le competenze informatiche, affiancate da una certa destrezza con i dispositivi tecnologici e da discrete capacità analitiche.

Negli ultimi anni, la tecnologia ha completamente trasformato la logistica al punto da diventare uno dei pilastri della competitività aziendale. Per le imprese del settore è impossibile prescindere da essa se si vuole ottenere una maggiore visibilità di tutti i processi che avvengono nel magazzino.

Pertanto, nella sua gestione quotidiana del centro, il responsabile di magazzino deve dimostrare un dominio totale dei sistemi già consolidati, come ad esempio i software di gestione magazzino (WMS). Allo stesso tempo deve conoscere a fondo i nuovi trend legati alle tecnologie abilitanti, per individuare e valutare in anticipo l'implementazione di nuove tecnologie capaci di migliorare la redditività del centro.

Il software per il responsabile di magazzino

Software come Easy WMS di Mecalux sono gli alleati imprescindibili del responsabile della logistica in quanto gli forniscono gli strumenti e le informazioni utili per il controllo totale del magazzino: gestione delle scorte, controllo dei flussi di merci, slotting, analisi dei processi di stoccaggio, rifornimento alle linee di produzione, preparazione degli ordini e così via.

I WMS convertono enormi quantità di dati in KPI da utilizzare per il miglioramento dei processi. Esistono poi moduli integrabili specifici per ogni esigenza aziendale. Vediamo due esempi:

1. Supply Chain Analytics. Con questo software è possibile controllare diversi indicatori chiave del magazzino e conoscere a fondo i processi legati alla catena di approvvigionamento. Incorpora pannelli di controllo che coprono la maggior parte delle funzionalità logistiche: input, output, precisione nella preparazione di ordini, gestione dei clienti, controllo qualità, capacità di stoccaggio e utilizzo della superficie. Sull’interfaccia vengono mostrati i dati utili relativi a tutte le operazioni del magazzino. Queste informazioni, oltre a migliorare la gestione delle risorse, permettono di prendere decisioni strategiche basate sui dati.

2. Labor Management System. Questo software serve a monitorare il rendimento operatori con l’obiettivo di aumentarne l'efficienza. Il sistema registra i tempi reali richiesti per lo svolgimento delle task e li confronta con i tempi standard stimati per ciascuna di esse. In questo modo, il responsabile del magazzino ottiene un’immagine chiara delle performance degli operatori e può intervenire al fine di migliorarle.

Una figura professionale imprescindibile per la Supply Chain

Il responsabile del magazzino è senza dubbio una figura centrale per il corretto sviluppo delle attività logistiche di qualsiasi azienda. Trattandosi di un settore in costante espansione e trasformazione, questa figura professionale dovrà aggiornarsi continuamente per gestire le criticità che si presenteranno in futuro. Per tutte queste ragioni, nel curriculum vitae di un aspirante responsabile di magazzino non possono mancare la formazione superiore specializzata, il dominio delle lingue, una forte capacità analitica e cognitiva.

Va detto però che, per quanto preparato ed efficiente possa essere un responsabile di magazzino, il suo operato dipenderà anche dalla capacità dell’azienda di fornirgli gli strumenti adeguati al momento giusto.

Mecalux dispone di soluzioni software sviluppate per potenziare il lavoro del responsabile di magazzino e facilitare le decisioni aziendali più strategiche. Se la tua impresa è alla ricerca di un WMS che semplifichi i processi logistici, contattaci senza impegno: ti mostreremo le funzioni di Easy WMS e dei moduli per la Supply Chain.