Ricevimento merci: fasi operative e strategie di semplificazione

Nell'ambito di una catena logistica, per ricevimento merci si intende la fase operativa relativa all'entrata dei flussi di beni all'interno del magazzino. Se si applicano le giuste strategie, il ricevimento merci permette di ottimizzare i costi operativi e di evitare il rischio colli di bottiglia. Quando questa fase viene svolta in modo sbagliato, affiorano una serie di criticità nella gestione dell'inventario di magazzino e delle fasi operative, che potrebbero arrivare a compromettere la produttività dell'impianto.

Il ricevimento merci va oltre il semplice ingresso delle consegne dei fornitori, al contrario ingloba per lo meno quattro gruppi di attività che è opportuno conoscere per migliorare l'intero processo.

Attività associate al ricevimento merci

1. Pianificazione e informazione

Pianificare l'arrivo delle merci è fondamentale per scongiurare un "collo di bottiglia" presso le baie di carico. Il ricevimento delle merci va coordinato con il resto dei processi legati alla supply chain, soprattuto quando si applica il cross docking. La buona comunicazione tra trasportatori, fornitori e distributori rende il lavoro più fluido, evita intoppi e fornisce agli operatori informazioni utili sui colli prima dell'arrivo dei camion.

2. Gestione delle baie di carico e scarico merci

Le baie di carico sono quelle zone in cui avviene lo scarico delle merci dai camion. Da qui le merci vengono traslate fino alle zone di ricevimento e di consolidamento, o direttamente sugli scaffali. È opportuno formare al meglio gli addetti che operano in queste zone perché possano far fronte a qualsiasi situazione imprevista.

3. Controllo qualità

Una volta ricevute le consegne dei fornitori, si passa alle procedure di controllo. Anzitutto, si confrontano le liste dei colli con gli ordini di acquisto aziendali allo scopo di verificare che coincidano in termini di quantità, modello e caratteristiche. In un secondo momento, si verifica che l'imballo sia in perfetto stato e, a seconda del tipo di unità di carico, si valuta la necessità di realizzare un'ispezione più minuziosa. È consigliabile procedere a un'ulteriore verifica in questi tre casi:

• Quando si ricevono materie prime.
• Con i prodotti alimentari o farmaceutici della catena del freddo.
• Se si gestiscono merci pericolose: in questo caso bisogna verificare la conformità dei prodotti ricevuti con le norme relative agli imballaggi e ai procedimenti di carico e scarico.

Qualora fosse necessario svolgere dei controlli extra che richiedono più tempo, è necessario disporre di un'area di quarantena dove svolgere queste operazioni senza "bloccare" le altre fasi.

Se le merci arrivano su europallet, è possibile automatizzare il controllo qualità con postazioni di ispezione entrate integrate su nastri trasportatori, come si vede nell'immagine.

4. Etichettatura, consolidamento e messa dimora

Durante la fase di ricevimento merci, è essenziale registrare tutte le informazioni al fine di garantire la tracciabilità di ogni referenza. L'etichettatura è fondamentale sia nei magazzini tradizionali che in quelli in cui è presente un WMS. Le merci in fase di ricezione vanno identificate e "smistate nel flusso corretto" a seconda delle loro caratteristiche (fisiche e amministrative). Facciamo tre esempi concreti:

• Prodotti non pallettizzati: devono essere consolidati e registrati prima di essere messi a dimora.
• Resi: qui entra in gioco la logistica inversa. In questo caso esistono delle regole differenti e potrebbe essere necessario bloccare lo stock per realizzare le verifiche necessarie.
• Ricevimento merci non preventivate: in questo caso non essendo registrato o previsto l'arrivo delle merci in magazzino, è opportuno disporre di un piano d'azione per gestire in maniera efficace anche situazioni di questo tipo.

La presenza di un software WMS è di gran aiuto in queste situazioni, poiché facilità le attività di etichettatura e contribuisce a una migliore tracciabilità dei prodotti. Negli impianti in cui è stato implementato un software gestionale, i dati sono informatizzati in base ai parametri logistici richiesti dall'impresa (in linea con il database ERP), pertanto si ha sempre una panoramica dell'inventario aggiornata e si evita il rischio di esaurimento delle scorte.

Come semplificare il ricevimento merci

Ecco un elenco di consigli pratici che ti permetteranno di orchestrare la ricezione delle consegne in maniera più efficiente.

- Regola le entrate in funzione del layout del magazzino

Layout e ricevimento merci sono due elementi la cui interdipendenza va analizzata fin dalle prime fasi di progettazione del magazzino. La struttura dell'edificio condiziona l'ingresso delle merci in termini operativi da una parte, le scelte aziendali relative alle operazioni influiranno sul progetto-magazzino dall'altro. Questo sottile equilibrio si manifesta in ogni aspetto progettuale e strategico, come è possibile notare in questi tre esempi:

• Il tipo di camion che arriveranno influenza il posizionamento delle baie.
• Il tipo di prodotti che entreranno in magazzino determinano la posizione delle postazioni di controllo e dell'area di quarantena
• Quantità di merci in entrata possono determinare la quantità di accessi

- Automatizzazione delle attività di ricevimento merci

Un periodo di crescita è spesso accompagnato da un aumento delle merci che arrivano in magazzino . In questi casi una corretta pianificazione delle fasi di ricevimento permette di evitare eventuali colli di bottiglia. L'analisi dei processi logistici consente di individuare le soluzioni di stoccaggio che permettono di crescere senza inciampare in qualche ostacolo.

Sempre più spesso le aziende scelgono di automatizzare le attività di ricevimento con risultati positivi, soprattuttto nei magazzini in cui si intende collegare fabbrica e magazzino, giacché la movimentazione delle merci avviene in maniera ripetitiva e prevedibile. I magazzini automatici, ad esempio, contribuiscono ad incrementare l'efficienza delle fasi operative e alleggeriscono il lavoro del personale, che può essere impiegato nella realizzazione di attività meno faticose e a più alto valore aggiunto.

- Standardizzazione e protocolli

Per lavorare in sicurezza è essenziale puntare sulla standardizzazione delle procedure di ricevimento merci. A tal fine, vale la pena affidarsi a un WMS, in quanto migliora la pianificazione delle attività di magazzino in fase di ricezione. Inoltre, grazie al software, le fasi operative acquisiscono una certa agilità, scompare l'uso della carta e si generano dei protocolli utili per definire il modus operandi del magazzino. Qui di seguito le attività legate al ricevimento merci che è possibile migliorare grazie al WMS:

• Previsioni di stock.
• Registrazione.
• Etichettatura.
• Mappatura e gestione delle ubicazioni

La fase di ricevimento delle merci è un processo cruciale per ogni impresa. Se è giusto muoversi seguendo gli obiettivi aziendali, è altrettanto vero che non bisognerebbe mai dimenticare la complessità di un processo che è il frutto del lavoro simultaneo di persone, macchine e software.

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