L’advanced shipping notice (ASN / EDI 856) accelera la ricezione delle merci

L’advanced shipping notice o advance ship notice (ASN) nasce come risposta alla necessità di ridurre gli errori nella consegna delle merci, in particolare nel mondo B2B. Questo documento elettronico, che include informazioni dettagliate sul contenuto dell’invio, automatizza il passaggio delle informazioni riguardanti i beni tra fornitore e cliente, velocizzandone la ricezione.

In questo articolo analizziamo cosa sia questo documento elettronico, che informazioni raccoglie e come si integra con i differenti software dell’azienda.

Cos’è l’advanced shipping notice (ASN)?

L’advanced shipping notice, conosciuto anche come advanced shipment notification, è un documento elettronico inviato automaticamente dal software di un fornitore all’impresa o magazzino destinatario della merce, una volta che quest’ultima è stata spedita. In altre parole, questo documento elettronico indica che l’ordine è già stato inviato (avviso di spedizione) in modo che il cliente si possa preparare per ricevere la merce.

L’ASN accelera questo processo logistico e fa sì che all’arrivo della merce nel magazzino, tramite la lettura del codice a barre, si disponga dei dati necessari per realizzare la sua entrata (prodotto in questione, unità, fornitore, data di spedizione, ecc.). Gli operatori si preparano per l’arrivo della merce e non perdono tempo analizzando la documentazione, verificando o trasferendo le informazioni nel sistema.

Questa notifica viene inviata come EDI (electronic data interchange o in italiano, intercambio elettronico dei dati). I messaggi EDI sono un sistema che permette di inviare documenti digitali con uno standard internazionale che facilita la lettura e l’interpretazione automatica da parte di differenti software. Questo consente di risparmiare tempo, costi e, soprattutto, elimina gli errori derivati dalla gestione manuale dei documenti.

L’ASN è garantito da differenti standard internazionali che sono ampliamente riconosciuti in settori quali il retail, l’e-commerce o l’automotive. Negli Stati Uniti, è comune lo standard EDI 856 (definito dall’organizzazione X12, dell’American National Standard Institute ―ANSI―). Nel resto del mondo, di solito, si utilizza lo standard DESADV o Despatch advice message (nella cornice dell’UN/EDIFACT, un insieme di standard sviluppati dalle Nazioni Unite).

In definitiva, l’advanced shipping notice suppone un’evoluzione per le consegne logistiche: notifica automaticamente al programma del cliente quale merce riceverà, in quali condizioni e da chi proviene, il che velocizza le operazioni ed elimina gli errori nel trasferimento e nella gestione dei prodotti.

Che informazioni contiene l’advanced shipping notification?

L’advance shipping notice contiene le informazioni relative all’invio e le caratteristiche fisiche del prodotto o della merce ottenute dal software di gestione magazzino (WMS) e dall’ERP.

Questo documento elettronico include, tra gli altri:

• Numero e data di invio
• Data e condizioni di consegna
• Informazioni relative all’invio del pacchetto (indirizzo, condizioni di trasporto, ecc.)
• Ordine e dati della richiesta (che merce e in quale quantità si consegna, numero di serie e lotto del prodotto, ecc.)
• Unità di carico dettagliata (tipo di packing o imballaggio…)
• Codice SSCC o GSI 128 per velocizzare la ricezione.

L’azienda, pertanto, dispone di una migliore tracciabilità dell’ordine in arrivo, conoscendo i dettagli della merce spedita, quando è uscita dal magazzino e quando è previsto che arrivi a destinazione.

Benefici dell’advanced shipping notice

Metodi di organizzazione della produzione e dello stoccaggio come il just-in-time richiedono soluzioni logistiche flessibili, che assicurino una ricezione rapida del materiale e un rigoroso controllo dello stock, incluso quando questo non si trova nel magazzino. Tra i suoi vantaggi troviamo:

• Visibilità completa della ricezione degli ordini: questo documento elettronico garantisce che le imprese esercitino un controllo sui loro ordini, conoscendo in ogni momento quando (e dove, se è un’azienda multi-magazzino), li riceveranno e in quali condizioni.
• Precisione nell’invio dei prodotti: l’ASN verifica che l’ordine spedito dal fornitore corrisponda con quello ricevuto dal cliente, evitando errori nella consegna della merce.
• Velocità nel ricevimento delle merci: gli addetti al magazzino possono prepararsi in anticipo per realizzare la ricezione, ottimizzando così lo spazio e le risorse umane.

Il requisito per implementare il sistema ASN e sfruttare questi vantaggi è la digitalizzazione della gestione dello stock nel centro logistico. Pertanto, avremo bisogno, innanzitutto, di un software di gestione magazzino (WMS), che conosce nel dettaglio la situazione dei prodotti nel magazzino e il momento esatto nel quale si inviano. In aggiunta, l’ERP può proporzionare ulteriori informazioni sulle caratteristiche della merce (data di scadenza, ecc.) che risulta importante inserire nell’ASN. La corretta combinazione di entrambi i software rende possibile che un sistema di advanced shipping notice funzioni senza interruzioni.

Come si genera e come si riceve l’ASN?

L’advanced shipping notification è un documento elettronico che può essere generato e inviato automaticamente sia dal sistema di gestione magazzino che dall’ERP.

Da parte del magazzino ricevente, un WMS avanzato, come nel caso di Easy WMS di Mecalux, raccoglie queste informazioni e assegna una zona di ricevimento, registrando i prodotti in entrata prima della ricezione fisica degli stessi. Inoltre, il WMS consente di generare e stampare le etichette con i dati di ogni articolo che riceverà e che, successivamente, gli operatori collocheranno su ogni scatola al ricevimento.

Questo è il tipo di logistica effettuata, ad esempio, dalla multinazionale specializzata in materiale medico Intersurgical nel suo nuovo magazzino di Wokingham (Regno Unito). Questa installazione opera mediante ricezioni con preavviso: l’ERP riceve l’ASN dal software del fornitore e lo trasmette a Easy WMS affinché possa generare e stampare un’etichetta per ogni prodotto. Una volta realizzate le verifiche pertinenti, gli operatori collocheranno ogni etichetta sul pacchetto corrispondente.

Un ciclo operativo simile è quello impiantato nel nuovo magazzino di Ixos Cealco nel suo centro logistico di Granollers (Spagna). Lavorando con fornitori di più di 50 Paesi, la direzione logistica ha puntato sull’advanced shipping notice come soluzione per incrementare l’efficienza nel ricevimento della merce. Attualmente, l’ERP di Ixos Cealco informa in anticipo Easy WMS delle ricezioni, facilitando il lavoro di verifica da parte degli operatori.

ASN, velocità per la logistica 4.0

La sincronizzazione nell’invio dei dati tra mittente e destinatario della merce garantisce una maggiore efficacia nei processi logistici di un’azienda. L’advanced shipping notice garantisce che gli operatori che ricevono la merce possano prevedere quali ordini riceveranno e quando, il che, permette di preparare le baie di carico e abilitare zone nel magazzino affinché tutto sia pronto al momento dell’arrivo.

Parimenti, questo sistema offre la possibilità di fare affidamento su una maggiore tracciabilità dei prodotti, sia da parte del mittente sia del destinatario: si può conoscere, in qualsiasi momento, quando è previsto l’invio e a che centro logistico è destinato.

Se ti interessa potenziare la tua logistica con soluzioni digitali, non esitare a contattare Mecalux. Il software Easy WMS ti aiuterà a sfruttare al massimo la tua produttività, eliminando gli errori in tutte le fasi logistiche del magazzino.