La codifica degli articoli di magazzino: consigli e strategie

La codifica degli articoli o codifica di magazzino è un processo che contribuisce a rendere più efficiente la gestione delle scorte, migliorando al contempo il resto delle attività che si realizzano nel centro.

Il processo di codifica consiste nel fornire un codice identificativo unico agli articoli. Questo codice è associato a un'etichetta adesiva presente sul prodotto, che consentirà di inserire l’articolo all’interno della base di dati del software di magazzino. Le etichette più diffuse sono i codici a barre e i tag RFID.

Nel nostro articolo analizzeremo in profondità questo processo e i vantaggi che apporta. Inoltre, passeremo in rassegna i sistemi e le strategie più diffusi in ambito logistico ponendo un’enfasi particolare sul software di gestione magazzino (WMS).

Cos’è e a cosa serve la codifica di magazzino?

Codificare un articolo significa assegnare un codice a un prodotto. Questo codice contiene le informazioni principali: numero di referenza, la data di arrivo in magazzino, la data di imballaggio e scadenza, gli ingredienti, il livello di pericolosità e così via.

La codifica di magazzino serve a identificare in modo univoco la merce (non possono esserci due prodotti con lo stesso codice). Il sistema di gestione magazzino (WMS) è essenziale in questo processo in quanto genera i codici, assegna le ubicazioni ai prodotti e ne garantisce la tracciabilità.

Il monitoraggio degli articoli e la loro codifica sono due aspetti fondamentali per analizzare i flussi di merci. Se si pensa alla logistica moderna, caratterizzata da consegne sempre più rapide e dallo stoccaggio di grandi quantità di referenze, si evince l’importanza di questo processo. Grazie alla codifica di magazzino e al software WMS, gli operatori possono individuare e spedire i prodotti in maniera più efficiente.

Codifica ed etichettatura degli articoli: vantaggi per produttori e consumatori

Un processo di codifica delle merci armonizzato contribuisce a dinamizzare i flussi logistici dell’intera supply chain (dal produttore al consumatore finale). Da un lato permette ai produttori di restare aggiornati sullo stato delle scorte e degli invii. Dall’altro, offre vantaggi anche ai consumatori, che possono ricevere un ordine online rapidamente e senza errori.

La codifica degli articoli apporta i seguenti benefici in termini logistici:

• Maggiore agilità nelle fasi di ricevimento merce. Gli articoli etichettati vengono identificati più rapidamente. Nel momento in cui il terminale a radiofrequenza esegue la scansione del codice, l’unità viene automaticamente registrata nel sistema.
• Tracciabilità più accurata. Un inventario codificato rende più preciso il monitoraggio degli articoli.
• Controllo delle scorte in tempo reale. La codifica di magazzino offre una visione in real time dei livelli delle scorte. 
• Miglioramento continuo. Prendere decisioni dati alla mano contribuisce sia ad ottimizzare gli aspetti operativi del magazzino, sia ad anticipare le nuove richieste dei clienti. Il processo di codifica permette di analizzare molteplici variabili: in quale momento dell’anno si registrano picchi di vendite, quanta superficie va destinata allo stoccaggio degli articoli e via dicendo.
• Picking più efficiente. La codifica di magazzino in combinazione con l’utilizzo del WMS snellisce questo processo. Il software coordina i magazzinieri e calcola i percorsi di prelievo tenendo conto sia della posizione di ogni SKU sia delle strategie di picking scelte dall’azienda.
• Riduzione degli errori. La codifica dell'inventario fa diminuire il tasso di errori in qualsiasi operazione, il che si traduce in un migliore servizio logistico e un maggiore livello di soddisfazione del cliente.

Tipologie e standard di codifica

Esistono diversi modi per codificare la merce nel magazzino. I più comuni sono i tre che elenchiamo qui di seguito:

• Codifica numerica. Vengono utilizzati solo numeri (né lettere né segni).
• Codifica alfabetica Consiste esclusivamente di lettere.
• Codifica alfanumerica. Il codice è una combinazione di lettere, numeri e segni.

Quando si genera un sistema di codifica proprio, è bene che questo risulti facilmente utilizzabile da tutto il personale: meglio optare per codici corti della stessa lunghezza (così da favorire la lettura e scrittura degli stessi).

Una volta stabilito il tipo di codifica, si passa all’etichettatura della merce. Qui entra in gioco il codice a barre, da sempre considerato il sistema più pratico per identificare gli articoli. Questi codici vengono letti da uno scanner che converte le barre verticali nel loro equivalente alfanumerico.

Sebbene esistano alternative più moderne – i codici QR o i tag RFID – è difficile battere la semplicità e l'efficienza del codice a barre.

Dato che i codici a barre vengono utilizzati da diverse aziende a livello nazionale e internazionale, bisogna rispettare una serie di norme. Il GS1 (precedentemente noto come International Article Numbering Association) ha definito uno standard di codifica globale che garantisce l'identificazione univoca dei prodotti a livello internazionale.

Ecco le tipologie di codice a barre più diffuse:

• EAN-13. Viene utilizzato per identificare gli oggetti esposti nei punti vendita. Si chiama così perché include tredici cifre numeriche suddivise in quattro categorie: paese di origine, azienda produttrice, codice prodotto e un numero di controllo. Il codice del produttore è fornito dall'organismo competente di ogni stato.
• EAN-128 o GS1-128. Questo codice viene creato allo scopo di fornire informazioni aggiuntive a quelle fornite da EAN-13 (ad esempio peso, data di produzione, scadenza, lotto, numero di serie, destinazione finale del prodotto, ecc.). È il codice di riferimento nel settore della logistica.
• SCC (Serial Shipping Container Code). Viene applicato per la gestione e il monitoraggio degli ordini (particolarmente nelle consegne).

ERP e SGA: i software per codificare la merce

Una buona codifica degli articoli dipende dalla qualità dell’integrazione tra il software ERP e WMS. L'ERP assegna un codice a ciascun articolo nel catalogo dell'azienda in modo completamente automatico. Il codice deve rispettare il tipo di codifica utilizzato dall'azienda (EAN-13, EAN-128, tag RFID, ecc.)

I software di gestione magazzino (Easy WMS di Mecalux) generano codici per gli articoli arrivati in magazzino senza codifica o per i nuovi prodotti generati nel centro (i kit, ad esempio). In questi casi gli operatori devono identificare gli articoli e inserirli manualmente nel sistema (indicandone le caratteristiche in modo che il WMS possa riconoscerli e creare un codice). Scansionando un codice si accede all’anagrafica dell’articolo.

L'ERP controlla i database essenziali per la realizzazione sia delle attività commerciali (agenzie di trasporto, fornitori e altri parametri) e delle attività logistiche. L’integrazione tra ERP e WMS rende più preciso l’accesso ai dati e agevola la gestione delle merci in magazzino, migliorando i processi (in quanto questi tengono conto delle caratteristiche della merce). Nel picking, ad esempio, è necessario conoscere il volume delle unità di carico per scegliere i giusti tipi di imballaggi.

Inoltre, il flusso di dati bidirezionale tra i due sistemi consente al WMS di organizzare i prodotti nel magazzino in maniera ottimale, tenendo conto dei parametri fondamentali (volume, peso, condizione, scadenza, qualità, colore, ecc.) A tal proposito, è importante che il WMS renda fattibile l'applicazione di una strategia di allocazione delle risorse basata sulle esigenze (reali) dell'azienda. La distribuzione efficiente delle merci all’interno dei sistemi di stoccaggio apporta benefici alle restanti attività di magazzino, in particolare al processo di preparazione degli ordini.

Codifica: magazzino in ordine e tracciabilità delle merci

Il processo di codificazione permette di mantenere un magazzino in perfetto ordine attraverso il monitoraggio in tempo reale delle merci. Identificare ogni referenza o SKU, infatti, si riflette in una gestione più efficiente dell’inventario.

Il WMS è senza dubbio il sistema capace di offrire alle aziende una visibilità totale sull’inventario, che a sua volta si traduce in un controllo più preciso della movimentazione interna di materiali. Vale la pena tornare a sottolineare l’importanza dell’integrazione tra ERP aziendale e WMS, dato che il primo gestisce il database principale che contiene tutte le anagrafiche di prodotto, mentre il secondo si occupa della gestione fisica degli articoli nei sistemi di stoccaggio, assegnando loro la posizione più idonea possibile (basata sul calcolo di diversi parametri logistici).

L’implementazione di un sistema WMS migliora la performance del magazzino in tempi brevi, ragion per cui si può parlare di una soluzione dal ROI rapido. Se sei alla ricerca di un software specializzato per la logistica, con ampie possibilità di customizzazione e sviluppato a misura di cliente, contattaci: saremo lieti di mostrarti la nostra ampia gamma di soluzioni digitali.