Come fare un inventario di magazzino in modo rapido ed efficace

Fare un inventario di magazzino è un’operazione standard che serve a verificare i livelli delle scorte presenti nel centro e le loro relative ubicazioni. Si tratta quindi di una procedura essenziale per pianificare l’approvvigionamento e le fasi di distribuzione delle merci.

Nel nostro articolo, vedremo cosa significa fare un inventario e prenderemo in esame diversi strumenti utili per portare a termine una pratica di cui non si può fare a meno in nessun magazzino.

Che cos’è e a cosa serve fare un inventario di magazzino?

Un inventario è l'elenco ordinato e dettagliato e di tutti beni che un’azienda conserva nel proprio magazzino. I materiali vanno raggruppati per categorie omogenee per essere classificati e valutati in base alle loro caratteristiche. Il valore ottenuto verrà iscritto poi nel bilancio e rappresenterà per l’azienda una voce di costo che influisce sul risultato di esercizio.

Fare un inventario fisico nel magazzino consiste quindi nel verificare che i livelli e le caratteristiche delle scorte coincidano con i dati che appaiono nel sistema informatico dell'azienda in un dato momento.

Si realizza, pertanto, perseguendo questi obiettivi:

• Individuare merci scadute o in deterioramento.
• Controllare gli stock obsoleti e vigilare le merci che occupano spazio in magazzino generando costi di stoccaggio inutili.
• Evitare incongruenze di inventario dovute ad errori umani o di sistema.
• Non perdere la merce per furti o altre cause.

Quando si termina di fare l'inventario, il responsabile di magazzino deve emettere un report che evidenzi:

• La percentuale di variazione per valore e unità tra il conteggio iniziale e l’inventario finale.
• Le incongruenze di inventario più gravi e le possibili cause alla base delle stesse.
• Le azioni da intraprendere per migliorare la gestione dello stock.

Principali tipi di inventario

I tipi di inventario dipendono dalla periodicità con cui viene realizzato il conteggio.

- Inventario annuale

L'inventario annuale si realizza in chiusura di esercizio (nei primi giorni di gennaio). Questo tipo di inventario è particolarmente diffuso nelle aziende che non dispongono di grandi quantità di referenze. Lo svantaggio di questo approccio è che rende più complesso individuare in tempo utile eventuali incongruenze nel conteggio.

- Inventario a rotazione

Il conteggio viene effettuato periodicamente (mensile, trimestrale ecc.) a seconda delle esigenze dell’azienda. Solitamente viene svolto nei periodi di bassa allo scopo di non fermare l’attività abituale nel magazzino.

- Inventario permanente

Il controllo delle scorte viene effettuato mediante un software di magazzino. I dati relativi allo stock vengono aggiornati in tempo reale. Il sistema visualizza tutti i movimenti di merci senza la necessità di interrompere l'attività. L'implementazione di un programma presenta vantaggi per quel che riguarda la gestione degli approvvigionamenti e semplifica il lavoro dell’ufficio acquisti.

È possibile alternare questo tipo di inventario con altri quando necessario, soprattutto quando si voglia verificare lo stock disponibile in una specifica zona o gruppo di ubicazioni.

Come fare l’inventario

Ecco i cinque passi indispensabili per fare bene l’inventario di magazzino:

1. Determinare la metodologia: essa dipenderà dalla tipologie di scorte immagazzinate. Bisogna decidere quali rientreranno nell’inventario e come verranno raggruppate (per unità, per volume, per peso, per valore economico ecc.). Una volta stabiliti questi parametri, si può ricorrere all'analisi ABC per classificarli in base al turnover.

2. Formare gli operatori: gli addetti al magazzino devono sapere esattamente quali misure adottare e come utilizzare gli strumenti con cui fare l’inventario.

3. Approfittare i momenti di bassa: i periodi di minore attività rappresentano l’occasione giusta per realizzare le operazioni di questo tipo in quanto si non si limitano le fasi operative del magazzino.

4. Avvisare i fornitori: l'inventario paralizza l’ingresso e l’uscita delle merci, aspetto che obbliga i responsabili della logistica a pianificare tale operazione in anticipo e a informare sia i fornitori sia i clienti in tempi utili.

5. Controllare gli strumenti e le risorse documentali: i dispositivi e la documentazione necessaria per realizzare l’inventario devono essere preparati in anticipo per evitare problemi all'ultimo minuto.

Inventario cartaceo, con Excel o con WMS

L’inventario deve essere compilato su un supporto che può essere cartaceo o digitale, quindi su fogli di calcolo o all’interno di un gestionale di magazzino.

- Inventario con Excel o cartaceo

Gli inventari cartacei sono i più semplici da realizzare, ma espongono l'azienda a problemi che possono rivelarsi costosi. Gli operatori controllano le scorte con un elenco stampato ed eseguono il conteggio manualmente (aumentando la probabilità di errore umano).

L’inventario con Excel, invece, prevede un minimo di automazione. I fogli di calcolo dispongono di estensioni in grado di ricevere dati direttamente dagli scanner di codici a barre, accelerando il dump (inserimento) dei dati. Sebbene risulti più accurato dell’inventario cartaceo, a lungo termine non garantisce precisione nel controllo delle scorte.

- Inventario con WMS

I sistemi di gestione del magazzino permettono di fare l’inventario in maniera estremamente accurata. Le soluzioni digitali sono alleati fondamentali per le aziende che gestiscono un elevato numero di referenze perché riducono significativamente la complessità nel conteggio delle scorte.

Tuttavia i dati dimostrano che sono ancora poche le aziende che si affidano ai sistemi avanzati. Secondo quanto riportato dal Warehousing Education and Research Council, due terzi dei magazzini americani utilizzano ancora il cartaceo o l’Excel per la gestione dell’inventario. Questo scenario dovrebbe cambiare, soprattutto considerando che le funzionalità offerte dai sistemi di gestione del magazzino sono nettamente superiori rispetto ai metodi tradizionali.

Easy WMS di Mecalux permette ad esempio di:

• Organizzare e gestire più inventari in maniera facile e rapida: è possibile programmare il conteggio di contenitori (pallet, scatole ecc.) o di articoli specifici.
• Fare un inventario circoscritto solo a determinate aree del magazzino (conteggio per sistemi di stoccaggio, zone o ubicazioni, ad esempio).
• Stabilire regole di priorità basate sui parametri logistici (turnover, costo unitario, data di scadenza, numero di lotto...) per compilare facilmente l'inventario inserendo le referenze più rilevanti per l'azienda.
• Integrare tutti i tipi di dispositivi di picking, che si tratti di terminali a radiofrequenza o sistemi di per il picking vocale.
• Controllare in maniera efficace il magazzino attraverso gli indicatori di prestazione, abilitando un sistema di inventario permanente, in modo che le informazioni sullo stock disponibile siano aggiornate costantemente. Easy WMS permette l’integrazione del modulo di Supply Chain Business Intelligence capace di gestire un enorme volume di dati.

Inventario con codice a barre o RFID

Uno degli elementi che maggiormente condizionano un inventario è il sistema di identificazione, che spazia dalla tradizionale pistola scanner per codici a barre, ai sofisticati tag RFID:

- Inventario con lettori di codici a barre

Il codice a barre è il sistema di identificazione più utilizzato per via della sua efficienza, universalità e i bassi costi di implementazione. Il trasferimento di informazioni tra l’inventario fisico e quello digitale, sia esso un Excel o i dati contenuti in un software gestionale avanzato, viene effettuato utilizzando dispositivi che eseguono una lettura istantanea dei codici.

Il terminale a radiofrequenza legge i codici a barre e comunica con il software di magazzino utilizzando onde a radio. Pertanto, l'operatore può ricevere ordini dal sistema informatico ed eseguire controlli direttamente sul terminale, accelerando l’intera operazione.

- Inventario con lettori di etichette RFID

L’arrivo del sistema di tag RFID (Radio Frequency IDentification) ha portato maggiore velocità alle operazioni di inventario.

Questa tecnologia utilizza le onde radio per emettere e ricevere dati collegati a un articolo. Le etichette (chip) sono integrate in un adesivo in grado di memorizzare le informazioni, che potranno essere modificate lungo i vari anelli della supply chain.

In relazione alle attività di inventario, uno dei principali vantaggi è che non richiede di puntare lo scanner direttamente verso il prodotto: un semplice passaggio del lettore sul contenitore fa sì che i dati vengano caricati direttamente nel sistema.

Due barriere che ostacolano l’implementazione massiva dei tag RFID nei magazzini sono, da un lato il prezzo non proprio contenuto di questo sistema e, dall'altro la poca precisione nella lettura. Entrambi questi aspetti sono stati messi in discussione dalle ricerche realizzate negli ultimi anni. IIl mercato si è evoluto: nel 2018 il costo medio di un sensore IoT (come i tag RFID) si è abbassato del 200% rispetto al 2004, secondo il Manufacturing Trends Report di Microsoft.

Inoltre, ci sono già numerosi casi di successo e studi che dimostrano i passi da gigante compiuti da questa tecnologia nell’accuratezza della lettura dei tag. Uno studio condotto dall'organizzazione GS1 e dal laboratorio RFID dell'Università di Auburn ha rivelato che, considerato un numero complessivo di ordini, circa il 70% del totale presenta almeno qualche tipo di errore. Tuttavia, nel caso degli ordini gestiti con tag RFID, questa percentuale è solo dell’0,01 %, dimostrando come il rendimento di questa tecnologia sia cresciuto esponenzialmente negli ultimi anni.

L’importanza di un inventario fatto bene

Fare bene l'inventario significa massimizzare i profitti e minimizzare i costi di stoccaggio, senza influire sui livelli di servizio del magazzino o sulla soddisfazione dei clienti. Soluzioni digitali, quali il software di controllo del magazzino o i tag RFID stanno rendendo l’operazione sempre più precisa e rapida. Tuttavia, c'è ancora molta strada da fare perché sono ancora numerose le aziende che continuano a usare metodi tradizionali per fare l’inventario di magazzino.