Back-order e logistica: come gestire gli ordini arretrati

Numerose aziende gestiscono i back-order o ordinativi arretrati per far fronte alle necessità dei loro clienti. Ma cosa sono i back-order? Sono ordini che vengono accettati ed elaborati nonostante non ci sia stock disponibile. Detto in altre parole, si tratta di vendere un prodotto che l’azienda non possiede fisicamente.

La gestione del backordering si delinea come una delle sfide logistiche più complesse, poiché impatta direttamente sui profitti. Per questa ragione ogni azienda dovrebbe definire preventivamente la percentuale di ordini arretrati che può gestire e non superarla.

In questo articolo forniremo una definizione del concetto di back-order, spiegheremo i principali vantaggi e svantaggi di questa pratica e chiariremo come gestire gli ordini arretrati in maniera efficiente.

Mancanza di scorte? Ecco cosa fare

Ci sono momenti in cui un’azienda esaurisce le scorte di un prodotto perché la domanda di un articolo ha superato l’offerta, portando ad una rottura di stock. Uno scenario del genere potrebbe presentarsi per più ragioni: per un aumento imprevisto dell'interesse per un particolare prodotto o perché la pianificazione del punto di riordino non è stata realizzata in modo adeguato.

In questi casi, il venditore può decidere di:

• Interrompere la commercializzazione del prodotto in attesa di rifornire lo stock.
• Continuare a commercializzare il prodotto assegnando all’ordine lo stato di "arretrato" o “in sospeso”, in modo che la merce venga spedita una volta tornata disponibile.
• Commercializzare il prodotto come se fosse disponibile in stock, avvertendo il cliente che i tempi di consegna potrebbero essere più lunghi del solito.

Quest'ultimo approccio è possibile solo in presenza di una strategia di backordering ben definita. Si tratta di un modello complesso, ma che, se applicato in maniera efficace, consente di abbattere i costi di stoccaggio senza perdere opportunità di vendita.

Back-order: conviene davvero o no?

Per le aziende che generalmente non lavorano con ordinativi in arretrato, avere pochi back-order distanti tra loro nel tempo indica che la filiera sta funzionando. Tuttavia, questo basso livello di ordini arretrati può essere anche una spia che denota la perdita di opportunità di vendita.

Le aziende che sfruttano la formula del backordering in maniera efficiente, minimizzano i costi logistici ed ampliano il proprio catalogo. In effetti questa pratica si sta diffondendo, ma funziona bene solo quando l'intervallo di tempo tra acquisto e consegna (da parte del fornitore) è breve.

Una volta considerati questi aspetti è lecito porsi una domanda: vale la pena lavorare con ordini arretrati o è meglio evitarli? Per saperlo bisogna prima analizzare alcuni indicatori come i costi di stoccaggio e i lead time dei diversi processi logistici. In entrambi i casi, gli ordini arretrati vanno gestiti in modo efficace per non deludere il cliente e non arrecare un danno all'immagine aziendale.

Strategie per la gestione degli ordinativi arretrati

Un processo di backordering migliora la competitività dell’azienda, ma comporta una maggiore complessità nell’ottimizzazione dell'inventario, poiché si lavorerà con merci non disponibili in stock e, quindi, si dipenderà di più dai fornitori. Si tratta pertanto di un processo la cui gestione è delicata, visto che un errore potrebbe far perdere un cliente.

Da qui l'importanza di digitalizzare i processi in magazzino per organizzare gli ordini in maniera precisa. Per garantire queste condizioni e ridurre le percentuali di errore, si ricorre all’integrazione fra i sistemi di gestione magazzino (come Easy WMS) e gli ERP aziendali. Il WMS realizza il monitoraggio dell’inventario nei vari punti della supply chain e gestisce i flussi logistici, fornendo previsioni accurate relative agli ordini arretrati, agli SKU esauriti e ai livelli di stock. Si tratta, quindi, di uno strumento imprescindibile per implementare con successo una strategia di backordering.

Vantaggi dei back-order

Le aziende che sanno gestire gli ordinativi arretrati correttamente godono di numerosi vantaggi:

• Ottimizzazione degli spazi: un'adeguata strategia di backordering permette di “alleggerire” i sistemi di stoccaggio perché non tutte le referenze verranno conservate in magazzino.
• Risparmio sui costi logistici: una grande quantità di inventario si traduce in costi di stoccaggio e manutenzione elevati. I back-order fanno abbassare sia i costi di superficie sia quelli gestionali.
• Ampliamento del catalogo di prodotti: il backordering permette di commercializzare anche quei prodotti che non fanno parte del catalogo dell’azienda, espandendo il bacino di clienti.
• Aumento del valore del marchio: alcune aziende (per esempio Apple) vendono prodotti appena lanciati senza essere ancora fisicamente disponibili sul mercato. Questo modello di vendita genera nei clienti la sensazione di accedere a un prodotto esclusivo.
• Fidelizzazione del cliente: il cliente che ha preferito aspettare piuttosto che rivolgersi alla concorrenza è un cliente fidelizzato. Gli ordini arretrati generano ricavi e consolidano il vincolo di fedeltà con i clienti.

Svantaggi dei back-order

Molte aziende decidono di commercializzare prodotti che non hanno in magazzino in maniera troppo frettolosa. Un backordering “improvvisato” si rivelerà controproducente da tutti i punti di vista, provocando le situazioni che elenchiamo qui di seguito:

• Perdita di clienti e di reputazione: un cliente frustrato dall’attesa di ricevere un prodotto potrebbe annullare l'ordine e acquistare da un competitor. Il rischio di perdere una vendita è indissolubilmente legato all'immagine del brand: se le aziende concorrenti dispongono di un servizio logistico più efficiente del nostro, il nostro marchio perderà prestigio.
• Maggiore complessità delle fasi di spedizione: se un cliente ha un solo ordine in sospeso, questo verrà spedito non appena disponibile. Ma cosa facciamo se lo stesso cliente ha richiesto più articoli che non abbiamo in stock al momento? Li spediamo appena disponibili oppure aspettiamo di averli tutti per realizzare una sola spedizione e risparmiare sui costi logistici? Queste criticità possono essere superate solo con l’utilizzo di un software WMS.
• Aumento dei rimborsi e dei resi: un’attesa troppo lunga fa sì che i clienti richiedano rimborsi o il reso del prodotto, aumentando la complessità della logistica inversa.

Tutti gli svantaggi di cui sopra portano a una significativa perdita di profitti che non tutte le aziende possono permettersi. Per questo motivo, la gestione dei back-order deve realizzarsi con cautela, dopo un'esaustiva pianificazione e una volta verificato che i benefici superino i potenziali effetti negativi.

Ordini arretrati e logistica

I backorder sono il segnale che un prodotto è molto richiesto e che la fedeltà alla marca è forte. Tuttavia, la loro gestione è complessa e, qualora non fosse fatta a criterio, porterebbe più problemi che vantaggi.

Oggi però, grazie agli algoritmi predittivi, all'automazione e ai moduli integrabili nei sistemi di gestione del magazzino, è possibile portare a termine una gestione efficiente del backordering.

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