Demand planning: le aziende si preparano al futuro

Il demand planning comprende una serie di azioni volte a mantenere in magazzino livelli di stock idonei a soddisfare la domanda dei clienti.

Per raggiungere un equilibrio tra domanda e fornitura, le aziende devono disporre delle materie prime necessarie per la produzione delle merci e degli articoli finiti sufficienti a soddisfare gli ordini dei clienti.

In questo articolo, vedremo che il demand planning, come tutti i processi e le decisioni di un’azienda, sono allineati con l’obiettivo comune di offrire un servizio di fornitura mirato a soddisfare tutte le esigenze dei clienti.

Demand planning: definizione

La pianificazione della domanda, altresì nota con il termine inglese demand planning, è il motore che aziona l’intera supply chain. Di fatto, è un processo che permette di sviluppare le previsioni di vendita di un’azienda al fine di organizzare i processi produttivi, i cicli operativi del magazzino e i budget.

Tutti i reparti di un’azienda (commerciale, marketing, operazioni, finanziario e logistico) devono collaborare all’elaborazione di queste previsioni. Grazie a quest’ultime, è possibile definire le politiche e le strategie commerciali.

In un magazzino, il demand planning consente di determinare la quantità di prodotti per ogni SKU che bisogna stoccare, lo spazio necessario per contenere tutti gli articoli e il numero di operatori e turni necessari. Contribuisce anche a fissare uno stock di sicurezza che eviti interruzioni del servizio.

Tuttavia, oltre che delle risorse e dei reparti interni dell’azienda, la pianificazione della domanda si occupa anche degli aspetti esterni. Ad esempio dei fornitori che dovranno consegnare le materie prime adeguandosi ai tempi e ai ritmi dei processi produttivi per evitare ritardi.

Vantaggi del demand planning

Una volta elaborato il demand planning, il reparto acquisti è in grado di determinare le quantità di prodotti necessari: le materie prime per garantire la fornitura continua alle linee di produzione e gli articoli finiti destinati ai clienti.

Conoscere la quantità di merce che l’azienda deve gestire comporta i seguenti vantaggi:

• Soddisfazione dei clienti e un’immagine aziendale più solida. La pianificazione delle vendite consente di  avere uno stock ottimale con i prodotti finiti al momento opportuno.
• Organizzazione della produzione. Avendo un’idea approssimata del numero di articoli che saranno venduti, è possibile prevedere le esigenze delle linee di produzione (materie prime e imballaggi necessari).
• Controllo dello stock di scorta. Le aziende possono disporre di uno stock di sicurezza per affrontare la domanda del mercato, il lancio di nuovi prodotti, offerte e promozioni.
• Riduzione dell’obsolescenza. Vengono stoccati solo i prodotti necessari a coprire la domanda. Si eliminano così le rotture di stock e la possibilità che la merce diventi obsoleta in magazzino. In questo modo, si abbattono anche i costi associati all’immobilizzazione dei prodotti per lunghi periodi di tempo.
• Utilizzo ottimale dello spazio di stoccaggio. Tenere solo lo stock strettamente necessario riduce  drasticamente lo spazio di stoccaggio (riducendo di conseguenza al minimo i costi associati).
• Organizzazione del personale. In un magazzino non basta avere i prodotti necessari per soddisfare le esigenze del mercato, bisogna anche organizzare gli operatori e i turni per affrontare le eventuali variazioni della domanda e offrire un servizio di qualità.
• Riduzione al minimo dei costi. La previsione delle vendite contribuisce a preparare i budget aziendali e a controllare i costi con più precisione.

Fattori tipici del demand planning

La previsione delle vendite è più complessa di quel che sembra perché, in realtà, è soggetta a variazioni impreviste. Non esistono metodi di previsione infallibili perché è impossibile determinare tutti gli eventi futuri.

Ci sono prodotti che seguono un modello di consumo molto stabile nel tempo, ma non è sempre così. Alcuni prodotti sono stagionali, per cui il consumo è maggiore in certi periodi dell’anno. Altri, invece, sono influenzati da mode o cambiamenti di abitudini, quindi è difficile prevederne le vendite.  Allora, come si può gestire il demand planning?

La previsione delle vendite parte dall’analisi della loro evoluzione nel corso dei mesi, dei trimestri o degli anni precedenti. I dati storici relativi alla domanda e alla vendita sono molto utili. La domanda include gli articoli richiesti dai clienti a prescindere dalla loro presenza in magazzino e quindi dalla possibilità o meno di commercializzarli. Le vendite, invece, riguardano gli articoli venduti e spediti.

Cosa succede, però, con i nuovi articoli per cui non è disponibile uno storico delle vendite? In questi casi,  è fondamentale analizzare il numero di clienti potenziali e la situazione del mercato, nazionale e internazionale, tenendo conto di fattori politici, economici, sociali e tecnologici che potrebbero influenzare le vendite.

Inoltre, le strategie commerciali della concorrenza sono altrettanto decisive per il demand planning. Occorre  identificare quali sono i principali concorrenti e studiare la loro strategia tentando di prevederne le reazioni.

Infine, si devono considerare le conseguenze e i possibili risultati derivanti dall’adozione di una strategia commerciale. Pertanto, campagne che vedono protagonisti i pack o le offerte 2x1 inducono i clienti ad acquistare oltre le loro necessità, ma causano anche una contrazione del consumo durante il successivo ciclo di acquisti.

Metodi quantitativi e qualitativi per calcolare la previsione della domanda

I metodi quantitativiche si fondano su dati storici per calcolare la previsione della domanda rispetto alla gestione dello stock sono vari e in particolare due:

• Metodo ingenuo. È estremamente semplice, perché utilizza valori storici e dà per scontato che le tendenze delle vendite restino costanti nel tempo. Purtroppo, è poco realistico perché non tiene conto delle variazioni della domanda.
• Metodo delle medie semplici o mobili. Si calcola la media aritmetica delle vendite durante un determinato periodo (ad esempio un anno). Per una tendenza più realistica, l’ideale sarebbe eseguire il calcolo su periodi più brevi (trimestri, mesi o settimane).

Si utilizzano inoltre anche metodi qualitativi, soprattutto quando si introducono nuovi prodotti sul mercato. In questa categoria, rientrano gli studi di mercato, in cui si analizzano i potenziali clienti e le principali aziende concorrenti, e la web analytics, che misura il traffico Internet per identificare il comportamento e l’utilizzo dei potenziali clienti dell'azienda.

Tecnologia per il demand planning

In passato, le aziende si basavano su conoscenze ed esperienza per eseguire calcoli più o meno corretti sulle vendite e decidere la quantità di prodotti di cui avevano bisogno per soddisfare la domanda.

Gradualmente, con l’avvento dell’informatica, alcune aziende hanno iniziato a prevedere le vendite servendosi di programmi di calcolo come Microsoft Excel, ancora oggi utilizzato a tale scopo nelle piccole e medie imprese. Trattandosi infatti di uno strumento molto comune, alcune aziende continuano a usare Excel per l’inventario, sebbene sia tutt’altro che consigliabile in un magazzino professionale. Che si tratti di prevedere la domanda o di gestire il magazzino, è opportuno ricorrere a strumenti specifici.

Poiché le funzionalità di Excel sono limitate, il demand planner, ossia la persona che prepara le previsioni di vendita, deve disporre di un software di demand planning ad hoc. Questo software si basa su un flusso di informazioni raccolte con l’applicazione ERP e il software di gestione magazzini, ad esempio Easy WMS di Mecalux, per calcolare quali prodotti stoccare per soddisfare la domanda.

L’ideale è che il WMS sia dotato di uno strumento specifico per realizzare l’analisi dei dati soprattutto relativi alle movimentazioni del magazzino. Easy WMS di Mecalux offre il modulo Supply Chain Business Intelligence, una soluzione che trasforma l’enorme quantità di dati che il magazzino produce ogni giorno in KPI a supporto del processo decisionale volto al miglioramento.

Con tutte queste informazioni, il software di demand planning calcola una previsione delle vendite che successivamente comunica alle applicazioni ERP e WMS. Sulla base delle previsioni, vengono quindi organizzate le altre attività come i cicli operativi del magazzino o le campagne aziendali.

Un esempio di demand planning

La pianificazione della domanda può variare in base al tipo di azienda e alle caratteristiche dei prodotti. Per comprendere meglio questo aspetto, facciamo un esempio. Un’azienda produttrice di giocattoli potrebbe procedere nel seguente modo:

Prima di tutto, dovrebbe stabilire un periodo di pianificazione (a breve, medio o lungo termine) e definire un calendario. Il settore dei giocattoli è molto stagionale, e le vendite presentano picchi in determinati periodi dell’anno, soprattutto in quello natalizio e, anche se in misura minore, in estate.

La logistica nel periodo natalizio richiede un’organizzazione impeccabile di tutti i cicli operativi, e in particolare della preparazione degli ordini, al fine di  evitare errori nel picking. Allo stesso tempo, è necessario organizzare i processi di produzione in anticipo per avere la merce disponibile al momento giusto.

Non basta quindi definire un calendario, si devono anche misurare le vendite realizzate in un determinato periodo, ad esempio negli anni, nei trimestri o nei mesi precedenti. L’azienda di giocattoli potrebbe analizzare i risultati ottenuti nelle campagne di Natale degli anni precedenti per definire una previsione di vendita approssimativa per l’anno in corso.

Con l’ausilio di un WMS, il magazzino è pronto per affrontare la preparazione di un numero maggiore di ordini durante le feste. In previsione dell’aumento stagionale della domanda, il WMS è in grado di ottimizzare i cicli operativi e di coordinare il personale per preparare gli ordini più rapidamente e senza errori.

Sinonimo di reputazione aziendale

Le esigenze sempre più pressanti della logistica (con la preparazione di un gran numero di ordini, termini di consegna sempre più ristretti, resi ecc.) obbligano le aziende a prevedere e pianificare la domanda per organizzare i cicli operativi del magazzino.

Nell’area della logistica, uno strumento chiave per la pianificazione è il WMS. Con questo software si ottengono dati che consentono di prevedere l’evoluzione futura dell’attività. Inoltre, conoscere in anticipo lo scenario da affrontare consente di adeguare il magazzino per gestirlo in modo ottimale durante i diversi cicli di vendita. Mecalux offre Easy WMS, un avanzato sistema di gestione che consente un rigoroso monitoraggio di tutto quello che accade in magazzino. Contattaci, ti spiegheremo come tenere la logistica sotto controllo.