Come ottimizzare la gestione degli ordini

La gestione degli ordini è uno dei processi chiave nei magazzini di molte aziende, oltre ad essere quello con il maggiore impatto sulla soddisfazione del cliente.

Con l'espansione dell'e-commerce e delle vendite online, le imprese sono alla ricerca di forme per massimizzare le performance nella gestione degli ordini. Con che obiettivo? Preparare, spedire e consegnare la merce richiesta dai clienti nel minor tempo possibile e senza commettere errori.

Cos’è la gestione degli ordini?

La gestione degli ordini comprende l'insieme di attività dal momento in cui un cliente effettua un acquisto fino a quando riceve il prodotto. Questo processo comprende la pianificazione, l'organizzazione, l'esecuzione e il controllo di tutti i cicli operativi relativi agli ordini e alla loro successiva distribuzione.

Per ottenere una gestione degli ordini di successo, le aziende devono disporre dei prodotti richiesti, al momento giusto e nelle quantità sufficienti. Come si raggiunge questo obiettivo? Grazie a un perfetto coordinamento di tutti i processi della supply chain: dalla scelta dei fornitori e dei vettori appropriati fino ad avere un controllo completo dell'inventario.

Il processo di gestione degli ordini è legato direttamente alla gestione dell'inventario. Le aziende organizzano le proprie risorse in base alle esigenze future e agli ordini da preparare. Ad esempio, mantenere la giusta quantità di prodotti per evitare rotture di stock, che potrebbero causare ritardi nelle consegne.

Allo stesso modo, la gestione degli ordini ha un effetto diretto sul processo di picking. Come ottenere maggiore efficienza e velocità in questo ciclo operativo? Puntare sulla tecnologia e la digitalizzazione permette di eliminare gli errori e consegnare un maggior numero di ordini in tempi più brevi.

Così, con soluzioni come il sistema a navetta per contenitori o i magazzini automatici per contenitori, le aziende possono preparare gli ordini secondo il criterio “merce all’uomo” (noto anche come goods-to-person). Questa modalità di lavoro velocizza le operazioni di picking riducendo gli spostamenti degli operatori nel magazzino. A sua volta, la gestione dei processi, delle risorse e della documentazione relativa alla preparazione degli ordini viene effettuata in modo più efficiente attraverso un software di gestione magazzino come Easy WMS di Mecalux.

Come effettuare la gestione degli ordini

La gestione degli ordini comprende diverse fasi, da quando un cliente acquista un prodotto fino a quando lo riceve nelle condizioni da lui richieste.

La prima fase consiste nell'acquisto del prodotto da parte del cliente. Per questo, nei punti vendita fisici è essenziale essere a conoscenza delle esistenze esatte per rispondere alla domanda. Nei negozi online, oltre alla disponibilità di magazzino, le modalità di pagamento e le condizioni di spedizione devono essere chiare e facilmente individuabili.

La fase successiva avviene nei magazzini. Prima di poter gestire gli ordini nelle installazioni logistiche, è necessario ricevere un avviso previo della vendita. Quando i clienti acquistano un prodotto, il sistema di gestione aziendale (ERP) deve comunicare gli articoli richiesti al software di gestione magazzino, che organizza il ciclo operativo e invia le istruzioni esatte per evadere gli ordini.

Il picking può essere organizzato secondo la modalità goods-to-person (attrezzature automatiche di movimentazione come i trasportatori per contenitori avvicinano la merce agli operatori nelle postazioni di picking) o person-to-goods (gli operatori si spostano per il magazzino individuando gli articoli necessari e li portano fino all’area di consolidamento). Una terza modalità è il picking automatico, che viene effettuato con macchine come i bracci robotici industriali che movimentano la merce in totale autonomia.

La fase successiva consiste nell'impacchettare e imballare il prodotto per la distribuzione, in modo che i corrieri possano ritirarlo e consegnarlo ai clienti.

Infine, la gestione degli ordini comprende il coordinamento degli eventuali resi (la cosiddetta logistica inversa). Una volta che i prodotti tornano nel magazzino, gli operatori ne esaminano lo stato e, seguendo la politica dei resi, decidono cosa fare: se rimettere in commercio l'articolo oppure ricondizionarlo o prima ripararlo.

La gestione degli ordini in un'azienda richiede il coordinamento tra diversi reparti e attori. Non è un processo isolato, ma un lavoro articolato e integrativo il cui obiettivo è che i clienti ricevano gli ordini. Tutti svolgono il proprio ruolo: dall'ufficio acquisti, che deve comprare la merce per evadere l'ordine, passando per il magazzino, i fornitori o i corrieri.

Qual è l’importanza della gestione degli ordini?

La gestione degli ordini condiziona tutti i processi che compongono la supply chain e gioca un ruolo cruciale nel successo di qualsiasi società.

La corretta organizzazione della preparazione e dell'invio degli ordini è essenziale per molte aziende, soprattutto nell'attuale momento di espansione dell'omnichannel. I clienti si aspettano di avere un'esperienza soddisfacente e di ricevere i prodotti ordinati il ​​prima possibile, indipendentemente dal canale di acquisto che hanno utilizzato.

Per migliorare la percezione che i clienti hanno di una marca, le imprese devono garantire un buon servizio logistico e un’ottima gestione degli ordini. La priorità di qualsiasi azienda è garantire che i prodotti arrivino nelle mani dei consumatori nel momento e nel luogo accordati, soddisfacendo così le loro aspettative. Tutto ciò porta al rafforzamento delle relazioni commerciali.

Con la gestione degli ordini, le aziende ottimizzano anche le risorse. Il coordinamento efficiente di tutti i processi logistici (dal ricevimento e lo stoccaggio fino alla distribuzione della merce) aiuta le aziende a ridurre i costi ed evitare problemi come la mancanza o l’eccesso di stock.

La gestione degli ordini è importante anche perché ha un impatto sulla pianificazione aziendale: distribuendo la merce in modo efficiente nel magazzino, le imprese possono organizzare in modo più razionale l'approvvigionamento dei materiali e programmare in anticipo le spedizioni dei prodotti. Con una meticolosa previsione, le aziende sono in grado di rispondere più rapidamente alle richieste del mercato.

Come migliorare la gestione degli ordini

Per ottimizzare la gestione degli ordini, le aziende possono implementare differenti strategie e pratiche:

• Automatizzare e digitalizzare. La tecnologia accresce l'efficienza e riduce ogni possibilità di errore. Ad esempio, i sistemi di gestione magazzino forniscono un monitoraggio dettagliato dell'intero processo di preparazione e spedizione degli ordini in tempo reale.
• Controllo dell'inventario. Disporre dei prodotti adeguati garantisce che i clienti ricevano gli ordini richiesti nei tempi accordati. Lo stock necessario nel magazzino viene calcolato in base alla pianificazione della domanda, ovvero in base alla stima delle vendite.
• Ottimizzare i cicli operativi. Le aziende possono applicare diverse misure: da ridurre al minimo i tragitti che gli operatori devono percorrere nel magazzino per localizzare la merce fino ad automatizzare la creazione delle etichette. In questo modo la preparazione e la distribuzione degli ordini viene realizzata più rapidamente.
• Incrementare la comunicazione. Una buona gestione degli ordini implica un perfetto coordinamento di tutti gli attori che compongono la supply chain. Il software di gestione magazzino deve integrarsi con l'ERP per organizzare la preparazione degli ordini e l’attività di approvvigionamento. Deve comunicare, inoltre, con il software delle agenzie di trasporto per facilitare e accelerare la distribuzione della merce.
• Valutare i fornitori. Lavorare con fornitori affidabili ed efficienti è fondamentale per ottenere un’ottima gestione degli ordini. Le imprese stabiliscono solide relazioni con fornitori e corrieri che assicurano consegne puntuali e un flusso costante di prodotti.

Gestione degli ordini: il cliente al primo posto

Pensare nel dettaglio alle esigenze dei clienti aiuta a ottenere una gestione degli ordini più efficiente a lungo termine, aumentando l'efficienza complessiva dell'azienda. Mettere il cliente al centro delle decisioni permette di organizzare i processi di gestione degli ordini in maniera ottimale.

Con la digitalizzazione, le aziende possono raggiungere un controllo più rigoroso dell'intero processo di preparazione e spedizione degli ordini. Rilevando le inefficienze, si possono introdurre cambiamenti che stimolano la produttività nella preparazione e distribuzione della merce.

Mecalux sviluppa software che fanno funzionare le supply chain di tutti i tipi di attività. Con Easy WMS le aziende possono ottimizzare la gestione degli ordini e semplificare la preparazione e la distribuzione della merce. Contattaci per conoscere i vantaggi offerti dal nostro software e scoprire come adattarlo a qualsiasi esigenza logistica.