L’inventario fisico: controllo reale della merce in magazzino

L’inventario fisico è un processo di conteggio delle scorte al fine di conoscere lo stock disponibile. Una gestione ottimale della merce evita rotture di stock o un eccesso di articoli, situazione nota anche con il nome di overstock.

Trattandosi di un processo manuale, può essere molto laborioso. Coinvolge gran parte del personale del magazzino, per cui deve essere organizzato in modo corretto ai fini di un’esecuzione rapida e fattiva.

Lo stock è probabilmente l’asset più importante di ogni azienda, ed è quindi indispensabile un controllo rigoroso. In questo articolo, analizziamo come si effettua l’inventario fisico e rispondiamo ad alcuni dei dubbi più comuni su questo ciclo operativo.

Che cos’è l’inventario fisico?

L’inventario fisico è un ciclo operativo svolto per conoscere con esattezza quali e quanti sono i prodotti stoccati. In genere, gli operatori percorrono le corsie e annotano a mano i prodotti stoccati nelle scaffalature.

A seconda delle esigenze dell’azienda e del numero di prodotti disponibili, l’inventario può essere effettuato in tempo reale, annualmente o a rotazione. In ogni caso, è consigliabile che venga svolto nei periodi di minore attività, quando gran parte del personale può dedicarsi a questo ciclo operativo e portarlo a termine con più rapidità, meno errori e senza trascurare altri impegni.

L’obiettivo dell’inventario fisico è il confronto tra le scorte reali del magazzino e quelle registrate nell’inventario teorico o contabile (gestibile con un WMS, un ERP o anche solo con un rudimentale foglio Excel).

Quale importanza riveste l’inventario fisico?

Un controllo dell’inventario è indispensabile per l’azienda, perché incrementa la produttività. Conoscere l’esatta ubicazione di ogni prodotto agevola la preparazione degli ordini ed evita ritardi, con un conseguente aumento della soddisfazione dei clienti.

L’inventario fisico consente di identificare eventuali differenze, investigarne le cause ed evitare che si ripetano. Potrebbe, infatti, verificarsi il caso in cui un operatore non riesca a trovare un prodotto teoricamente presente in stock. Ispezionando l’intero magazzino verrebbero identificati errori di ubicazione durante lo stoccaggio e sarebbe possibile adottare misure di contenimento del problema.

L’inventario fisico consente anche di verificare e garantire le buone condizioni dei prodotti. Contando singolarmente i prodotti è possibile constatarne visivamente il buono stato. Un aspetto essenziale quando si gestisce una notevole quantità di referenze.

Chi deve eseguire l’inventario fisico?

L’inventario fisico è un ciclo operativo manuale che coinvolge numerosi operatori in magazzino (anche se forse, in futuro, potrebbe essere automatizzato con l’ausilio di droni). Per questo motivo, deve essere pianificato con sufficiente anticipo al fine di consentire al team di effettuarlo nei tempi e nei modi corretti, riducendone l’impatto sulle attività aziendali. L’ideale è fissare date precise, privilegiando, come già osservato, i periodi di attività meno intensi.

Il personale incaricato dell’inventario fisico deve avere tutto il materiale necessario allo scopo ed essere in grado di registrare le informazioni correttamente. Inoltre, è opportuno definire un criterio comune per effettuare l’inventario in tempi brevi e in modo ottimale.

Che cosa serve per l’inventario fisico?

Si raccomanda che il magazzino sia pulito e ordinato. Anche se sembra ovvio, il Responsabile del Magazzino deve verificare costantemente che l’impianto sia in ordine ai fini dell’efficienza e della fluidità dei cicli operativi (incluso l’inventario fisico).

Successivamente, occorre decidere quali prodotti contare (tutti gli articoli nel magazzino, gli articoli in una determinata corsia, quelli che si trovano in una ubicazione e così via).

L’inventario fisico si può effettuare su supporto digitale o cartaceo. Se si sceglie la carta, gli operatori dovranno progressivamente annotare il numero di articoli contati per ogni prodotto. Se si utilizza il supporto digitale, invece, con l’ausilio di un terminale a radiofrequenza, gli operatori leggono il codice a barre di ogni prodotto e ne indicano la quantità.

Un software gestione magazzino, come Easy WMS di Mecalux, è uno strumento che semplifica notevolmente l’esecuzione di un inventario fisico. Questo software invia agli operatori istruzioni sugli articoli da localizzare per un conteggio complessivo più preciso.

Come si effettua l’inventario fisico in magazzino?

A questo punto, è inevitabile chiedersi come effettuare un inventario in modo pratico. La dinamica è relativamente semplice: gli operatori percorrono il magazzino con un elenco di prodotti al fine di contare e annotare la merce presente nelle scaffalature.

A seconda del metodo utilizzato, l’inventario può essere generale o selettivo. La scelta di un metodo o dell’altro dipende dalle esigenze di precisione e dalla facilità di sospendere le attività di magazzino per varie ore consecutive. Tuttavia, queste esigenze possono essere complementari. Ad esempio, è possibile contare più spesso alcuni articoli in particolare ed effettuare l’inventario di tutto il magazzino una volta all’anno.

Inventario generale

Si tratta di un inventario complessivo che prevede il conteggio contestuale di tutti i prodotti del magazzino. In base alla quantità di prodotti disponibili, alle distanze da percorrere e al numero di operatori assegnati all’attività, il ciclo operativo può avere una durata più o meno lunga.

Questo inventario obbliga a sospendere tutte le altre attività per tutto il tempo necessario. Ciononostante, i risultati sono molto più rigorosi.

Inventario selettivo

Comprende un gruppo di prodotti selezionati in precedenza (ad esempio, alcune referenze specifiche o alcune corsie) e viene effettuato periodicamente, quando si deve verificare una corrispondenza tra scorte fisiche e inventario contabile.

Sebbene il processo sembri più dilatato nel tempo (i conteggi possono essere frequenti), ha il vantaggio di evitare il blocco degli altri cicli operativi del magazzino.

Inventario e gestione dello stock

Tutte le aziende devono verificare le scorte disponibili in magazzino. L’inventario fisico serve fondamentalmente per avere più controllo sullo stock. In tal modo, la gestione del magazzino viene ottimizzata con conseguente miglioramento del servizio al cliente e aumento della competitività dell’azienda.

Per un controllo più rigoroso della merce, è consigliabile l’implementazione di un software gestione magazzino con cui effettuare un inventario in tempo reale. Il WMS identifica i prodotti dall’arrivo in magazzino e ne controlla la tracciabilità in tempo reale. Inoltre, invia tempestivamente agli operatori le informazioni per un inventario fisico rapido e preciso.

Easy WMS di Mecalux è un software gestione magazzino avanzato e intuitivo. Non si limita a tenere traccia di tutto lo stock in tempo reale e a coordinare con estrema efficienza i cicli operativi del magazzino, ma è anche in grado di supportare il personale durante lo svolgimento dell’inventario fisico. Contattaci, ti spiegheremo come coordinare la gestione avanzata delle scorte con l’ausilio del WMS.